中國式報表搞不定？教程來了！

我們日常做 EXCEL報表時，為了更清晰，更易理解，則需要進行合併和分組，如果複雜的話，則需要花費很多精力去進行合併，很大壓力。針對這樣的痛點，有沒有解決的辦法呢？資料君的答案依然是肯定的，下面跟著我去學習如何解決這個問題吧。

一、場景痛點

在開始前，先看看傳統的是如何處理的，例如以下這份報表：

我們往往需要對這樣報表裡的某些欄位進行合併單元格，例如區域裡的華南、華東和西北可以進行合併，上面的辦公用品和傢俱產品也可以進行合併：

 

如果按照常規的方法，可以選中具有同類項的表格，然後點選EXCEL工具欄上的“合併後居中”，對單元格進行合併：

 

對單元格合併後的結果如下圖所示：

 

相信大家都可以看出來了，要做這樣的報表存在著很明顯的弊端，那就是基本上都是靠手工去操作，對於追求辦公自動化和高效率的資料君來說，那簡直是不可以忍受的。可是EXCEL的常規功能是沒有辦法完成這個事情的，除非是藉助程式碼，對於大部分只會EXCEL的人來說，學習程式碼也並非是一件簡單的事情，而且寫程式碼的過程也是相當費時的。

二、解決過程

解決這個痛點，只能通過其他工具解決。資料君對市面上的分析工具進行了比較，終於發現了一個比較完美解決這個問題的工具，那就是智分析。因為它具有自助取數和電子表格的功能，可以完美解決上述的問題。解決的思路是這樣的，先把EXCEL上傳到資料庫中，然後在EXCEL裡連線上資料庫，最後利用電子表格的功能去實現交叉分組的功能。下面講解一下具體操作流程：

1） 資料準備

首先我們先準備一份資料來源，需包含行、列等內容，所以資料來源格式是這樣的：

 

開啟智分析點選資料連線，找到EXCEL檔案資料來源，並把資料來源上傳到這裡。上傳成功之後，您可以在系統中查詢到您的資料來源：

 

這時返回頁面，安裝smartbi外掛，並輸入使用者名稱和密碼進行登入，報表型別記得一定要選擇“分組表”：

 

登入後，點選工具欄上的檢視，這時會彈出資料集皮膚的選項框。資料集皮膚可以幫助你找回之前上傳的資料來源。通過EXCEL去連線資料庫，可以實現自助取數的功能，通過滑鼠拉拽欄位便可以在EXCEL刷出資料，無需在EXCEL裡開啟任何資料來源：

 

2） 報表製作

解決了資料庫連線的問題，接下來就是要製作電子表格了。首先我們在EXCEL中去設計一個表格的樣式：

 

開啟智分析的資料集皮膚，找到已經匯入的EXCEL檔案資料來源，並把相關欄位拉拽到EXCEL的表格中，同時按住shift+滑鼠左鍵，可以選擇多個；如果只想選擇個別，可以同時按住ctrl+滑鼠左鍵。可設定為“從上到下”，或者是設定為“從左到右”，訂單數量的資料設定為“彙總”和“求和”：

 

接下來設定交叉報表裡的斜線，選中單元格，點選工具欄上的“斜線”：

 

在彈出的介面裡輸入“區域”和“產品”，中間用“|”進行分隔：

 

設定完成後效果如下：

 

點選工具欄上的“執行”，可在EXCEL裡對報表進行預覽：

 

執行後，便可自動展開填充，我們可以看到具有重複項的資料全部被自動合併了，就做好了，是不是非常方便呢？

 

三、案例價值

通過以上的案例，至少可以得出兩個比較大的價值，第一個是資料來源的連線價值，無需開啟任何EXCEL表格便能實現欄位的提取。第二個是自動辦公的價值，通過電子表格的分組和交叉功能，設計好樣式之後，資料便可自動重新整理和展開，可以大大改善傳統報表製作過程中效率低的問題。