中國式報表搞不定?教程來了!

思邁特Smartbi 發表於 2022-01-14

我們日常做 EXCEL報表時,為了更清晰,更易理解,則需要進行合併和分組,如果複雜的話,則需要花費很多精力去進行合併,很大壓力。針對這樣的痛點,有沒有解決的辦法呢?資料君的答案依然是肯定的,下面跟著我去學習如何解決這個問題吧。


一、場景痛點


在開始前,先看看傳統的是如何處理的,例如以下這份報表:


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我們往往需要對這樣報表裡的某些欄位進行合併單元格,例如區域裡的華南、華東和西北可以進行合併,上面的辦公用品和傢俱產品也可以進行合併:


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如果按照常規的方法,可以選中具有同類項的表格,然後點選EXCEL工具欄上的“合併後居中”,對單元格進行合併:


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對單元格合併後的結果如下圖所示:


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相信大家都可以看出來了,要做這樣的報表存在著很明顯的弊端,那就是基本上都是靠手工去操作,對於追求辦公自動化和高效率的資料君來說,那簡直是不可以忍受的。可是EXCEL的常規功能是沒有辦法完成這個事情的,除非是藉助程式碼,對於大部分只會EXCEL的人來說,學習程式碼也並非是一件簡單的事情,而且寫程式碼的過程也是相當費時的。


二、解決過程


解決這個痛點,只能通過其他工具解決。資料君對市面上的分析工具進行了比較,終於發現了一個比較完美解決這個問題的工具,那就是智分析。因為它具有自助取數和電子表格的功能,可以完美解決上述的問題。解決的思路是這樣的,先把EXCEL上傳到資料庫中,然後在EXCEL裡連線上資料庫,最後利用電子表格的功能去實現交叉分組的功能。下面講解一下具體操作流程:


1) 資料準備


首先我們先準備一份資料來源,需包含行、列等內容,所以資料來源格式是這樣的:


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開啟智分析點選資料連線,找到EXCEL檔案資料來源,並把資料來源上傳到這裡。上傳成功之後,您可以在系統中查詢到您的資料來源:


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這時返回頁面,安裝smartbi外掛,並輸入使用者名稱和密碼進行登入,報表型別記得一定要選擇“分組表”:


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登入後,點選工具欄上的檢視,這時會彈出資料集皮膚的選項框。資料集皮膚可以幫助你找回之前上傳的資料來源。通過EXCEL去連線資料庫,可以實現自助取數的功能,通過滑鼠拉拽欄位便可以在EXCEL刷出資料,無需在EXCEL裡開啟任何資料來源:


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2) 報表製作


解決了資料庫連線的問題,接下來就是要製作電子表格了。首先我們在EXCEL中去設計一個表格的樣式:


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開啟智分析的資料集皮膚,找到已經匯入的EXCEL檔案資料來源,並把相關欄位拉拽到EXCEL的表格中,同時按住shift+滑鼠左鍵,可以選擇多個;如果只想選擇個別,可以同時按住ctrl+滑鼠左鍵。可設定為“從上到下”,或者是設定為“從左到右”,訂單數量的資料設定為“彙總”和“求和”:


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接下來設定交叉報表裡的斜線,選中單元格,點選工具欄上的“斜線”:


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在彈出的介面裡輸入“區域”和“產品”,中間用“|”進行分隔:


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設定完成後效果如下:


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點選工具欄上的“執行”,可在EXCEL裡對報表進行預覽:


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執行後,便可自動展開填充,我們可以看到具有重複項的資料全部被自動合併了,就做好了,是不是非常方便呢?


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三、案例價值


通過以上的案例,至少可以得出兩個比較大的價值,第一個是資料來源的連線價值,無需開啟任何EXCEL表格便能實現欄位的提取。第二個是自動辦公的價值,通過電子表格的分組和交叉功能,設計好樣式之後,資料便可自動重新整理和展開,可以大大改善傳統報表製作過程中效率低的問題。





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