Excel都搞不定的多人填報,它能!還支援線上填報!

思邁特Smartbi 發表於 2021-12-16
Excel

相信大家在用Excel做報表的時候,都會很害怕當最後彙總的那一個人。懂的都懂,畢竟一份經手過幾十人甚至是上百人的報表,不說別的光是複查資料就有夠嗆了。因為純靠手工收集的報表在流轉的過程中是非常容易出錯的。

 

多人填報場景

財務報表就經常要用到多人填報場景,如果一家有很多子公司的企業想想要用Excel做資產負債表,光是在資料填報時就會遇到很多問題。所以現在很多企業不會把Excel當做資料填報的首選,通常會選擇一個專業的填報工具完成。目前市場上這類專業的填報工具有很多,如何選擇是關鍵,便捷性、價效比、實用性等方面都是需要考慮的方面。

 

  多人填報.png

 

1、填報的原理、型別

Excel無法支援多人同時填報的原因是,Excel是單方向的錄入。因此想要實現多人填報就必須要用到資料庫。專業的填報工具的原理就是藉助Excel,將資料庫連線好,再將單元格與資料庫中的欄位進行繫結,這樣使用者錄入的資料能儲存起來了。下面以智分析報表工具為例,給大家演示一下如何實現多人填報。

 

2、解決過程

1)資料連線

合併報表的第一步是什麼?答案是建立資料儲存模型,這個資料庫的作用就是將填報後的資料儲存起來。設計過程是這樣的,在資料庫建立一個多維的資料儲存表,把機構、一級分類、二級分類、指標、指標值這些欄位的名稱和資料屬性設計好。

 

資料連線.png 

 

2)報表設計

接下來要做的就是在Excel裡設計一個表格樣式,首先下載一個智分析外掛,登入之後選擇分組報表模式。操作起來也很簡單,首先標題要填上在固定區域,接下來是將資料庫中的欄位拖拉到標題下方的空白區域中。然後根據需求設定規則,線上錄入的資料就可以自動儲存到已建立的資料庫啦。需要注意的是,在Excel中要設計的好的報表要有兩個,一個是錄入表,一個是合併表。

 

報表設計.png 

 

3)報表預覽

在Excel中將報表的樣式設計好,然後就可以點選發布啦,釋出在工具欄上。這樣就可以把做好的報表釋出到網頁端,後續的所有填報工作都是在網頁端上進行,只需要開啟智分析的網址,便可以使用多人填報的功能。

 

報表預覽.png 

 

4)多人填報

完成了報表的設計後,接下來就可以做多人填報了。使用者登入進來,首先可以對填報時間和機構這兩個選項進行篩選,篩選完成後便可以在相應的位置去填寫資料了。進行如此操作的優勢就在於能夠同時滿足多人填報,如多個子公司的人員同時進行填報,而不會造成資料覆蓋的問題。

 

多人填報2.png 

 

當各子公司的使用者完成資料錄入後,就可以對進行資料合併。彙總後的資料包表就可以檢視到總公司的資料了,這樣使用同一個填報系統,每位員工都能自動錄入資料,大大節省了材料彙總時間。報表檢視人也可以根據填報年月、機構快速檢視整合後的資料。

 

多人填報3.png 

 

5)資料許可權

還有一個功能大家是比較關心的,那就是資料許可權的問題,比如A使用者是企業的管理者,他可以對所有資料進行檢視,但是B使用者是企業的基層員工,在許可權上應設定為僅能檢視自己的資料,而不能檢視其他人員的資料,這個如何做到?這個也是很容易實現的,通過智分析的許可權管理功能,可以對主賬號新增多個子賬號,並對子賬號設定不一樣的資料許可權,這樣便可以做到資料隔離,每個使用者登入進來都只能做許可權範圍內的事情。


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