還在為多人填報資料而頭疼？這個工具吊打EXCEL，線上可填報

很多人在用EXCEL做報表的時候，都會遇到這樣的一個問題，那就是資料是從好幾十個人甚至是好幾百個人手上收集過來的，這樣就會導致一個問題，彙總的人需要花費很大的力氣去做資料彙總，效率極低。而且，資料在流轉的過程中也極其容易出錯，因為是純靠手工進行收集的，資料量一大，難免會出錯，只要資料出錯，就不得不加班加點進行復核，非常令人頭疼。

 

多人填報場景

多人填報的場景最常見的就是財務報表了，以資產負債表為例，涉及到的一級、二級選單非常多，如果一個企業存在著多個子公司，在做資料填報和資料彙總時會存在著非常大的麻煩，用EXCEL去完成簡直是一項巨大的工程。所以很多企業都不會選擇傳統的方式去做資料填報，而是會選擇一個專業的填報工具去完成這項工作，但是市場上這種填報工具也不少，如何選擇合適的報表工具也是一個很大的問題，必須從便捷性、價效比、實用性等方面綜合考慮。

1、瞭解填報的原理和型別

在開始操作之前，讓我們先來了解一下填報的原理，我們都知道傳統的EXCEL表格只能實現單方向的錄入，無法支援多人同時錄入，缺少了互動的特性，所以要實現資料填報就必須要用到資料庫。報表工具的原理就是利用EXCEL連線好資料庫之後，再把單元格與資料庫中的欄位進行繫結，使用者錄入的資料便會儲存在資料中。下面以智分析這個報表工具為例子，給大家講解一下如何實現多人填報。

2、解決過程

 

1） 資料連線

做合併報表的第一步便是建立一個資料儲存的模型，填報後的資料可以儲存在資料庫中。設計過程是這樣的，在資料庫建立一個多維的資料儲存表，把機構、一級分類、二級分類、指標、指標值這些欄位的名稱和資料屬性設計好。

2） 報表設計

接下來要做的就是在EXCEL裡設計一個表格樣式，首先下載一個智分析外掛，登入之後選擇分組報表模式。設計過程非常簡單，在固定的區域填上標題，然後把資料庫的欄位拉拽到標題底下的空白區域中，並設定好一定的規則，線上錄入的資料便會自動儲存到已建立的資料庫中。需要注意的是，在EXCEL中要設計的好的報表要有兩個，一個是錄入表，一個是合併表。

3） 報表預覽

在EXCEL裡設計好了表格的樣式後，點選EXCEL工具欄上的釋出，便可以把做好的報表釋出到網頁端，後續的所有填報工作都是在網頁端上進行，只需要開啟智分析的網址，便可以使用多人填報的功能。

4） 多人填報

完成了報表的設計後，接下來就可以做多人填報了。使用者登入進來，首先可以對填報時間和機構這兩個選項進行篩選，篩選完成後便可以在相應的位置去填寫資料了。這樣做的好處便是可以同時滿足多個子公司的人員同時進行填報，而不會造成資料覆蓋的問題。

每個子公司的使用者對資料錄入填報完成後，我們便可在資料合併報表裡對彙報後的總公司資料進行檢視，這樣便節省了報表人大量的彙總材料時間，只需要一個填報系統，所有人都可以自動錄入資料，報表的檢視人也可以根據填報年月、機構快速檢視整合後的資料。

5） 資料許可權

還有一個功能大家是比較關心的，那就是資料許可權的問題，比如A使用者是企業的管理者，他可以對所有資料進行檢視，但是B使用者是企業的基層員工，在許可權上應設定為僅能檢視自己的資料，而不能檢視其他人員的資料，這個如何做到？這個也是很容易實現的，透過智分析的許可權管理功能，可以對主賬號新增多個子賬號，並對子賬號設定不一樣的資料許可權，這樣便可以做到資料隔離，每個使用者登入進來都只能做許可權範圍內的事情。