如何改善企業協作？這3個小tips請收好

任何企業都無法完全擺脫協作難題。哪怕是大型企業，雖然他們可能已經達到了增長的頂峰，但他們龐大的員工隊伍、複雜的組織結構和眾多的流程仍然會給協作工作帶來新的挑戰。中小企業，也會在起步或者發展的過程中，遇到在團隊隊伍、組織結構、業務流程上的協作難題。

隨著技術的發展，團隊的協作方式也在不斷髮生變化，傳統的協作方式已經很難滿足團隊的協作需求。那麼如何改善企業協作？這3個小tips請收好。

1. 團隊共享資訊知識

企業經常遇到的一個協作難題是團隊之間資訊、資料不夠透明。一個有效的知識管理解決方案可以幫助企業克服資訊共享的的難題，同時還可以提高部門之間的可見性和透明度，也能讓員工重視在協作當中的透明度並清楚瞭解整個公司發生的事情。

不過，在德勤《2020年全球人力資本趨勢調查》中，超過一半的公司表示，孤島或將資訊儲存在一個團隊或部門內，會限制他們公司有效共享資訊的能力。此外，有36%的公司還認為他們缺乏支援知識共享所需的技術。

技術的快速發展確實要求公司採用更多協作的方法來管理資訊，不過，公司或者團隊需要認識到資訊不僅是客戶、財務或市場資料，還有知識管理，比如分享員工的知識、專長和經驗，這需要定期做分享。如果公司有使用ZDOO，就可以將公司培訓的內容覆盤直接放入ZDOO系統的文件管理功能中，方便所有員工隨時檢視，同樣即便是新來的員工也能透過文件裡的內容快速學習，瞭解公司過去到現在都做了什麼事情，幫助他們儘快熟悉團隊。需要留意的是，資訊共享，剛開始是需要自上而下的的推動實行，在推動過程中逐漸培養員工自主分享的意識。

2. 團隊明確角色和職責

完成一個專案，是需要多個角色來共同完成，專案越複雜，人員就越多。這種情況下就很難跟蹤是誰負責哪些任務，如何快速準確地找到需要配合自己的人員，或提出問題尋求幫助。

公司最常見的另一個協作難題是“職責不明確”。如果成員之間不清楚到底是誰來負責執行某項任務，就可能會做出所有權假設，導致整個專案任務中沒有人實際負責，確保完成任務。最終結果會錯過專案交付的最後期限，或導致產品延遲。

那麼如何建立明確的角色和職責？那就是從清晰的組織結構開始。  有了清晰的組織結構，可以讓員工專注於完成工作，而不是追尋關於向誰尋求預算批准、完成報告或專案狀態更新的答案。能讓瞭解每個人在公司中所處的位置以及他們負責的工作。

或者，利用ZDOO中的專案管理，看板可以將任務視覺化，任務的執行進度以及專案的負責人、參與專案的人員等資訊一目瞭然，瞭解每個人的職能，和工作內容，提高工作專注度和效率，也能借此快速找到相關人員，幫助我們解決問題，節省時間。

同樣地，如果建立了一個新的跨職能團隊來處理公司的一些特殊專案，團隊也可以在用專案管理功能來清楚地記錄團隊成員的角色和他們的職責。透過保持這些資訊的可見性和集中性，團隊成員可以更輕鬆地相互問責，同時確保所有必要的任務都有一個分配的團隊成員。

3. 能處理團隊業務流程的工具

公司規模越大，完成工作就越困難，即便是中小型企業，一個規範有序，科學的流程也是團隊高效協作的法寶。在ZDOO的流程管理中，團隊可以透過視覺化流程、拖拽設計表單等便捷功能，快速搭建企業自己的流程，來提高企業的工作效率、降低成本和控制風險。主要體現在以下三個方面：

1. 提高企業的工作效率。 選擇最便捷的工作方式進行作業，透過建立標準的工作程式，來提高企業的工作效率。

2. 降低企業運營成本。 減少流程中不必要的人力物力消耗，縮短流程的週期，從而降低企業的運營成本。

3. 控制風險。 讓流程規範化、系統化，將相關流程管理推送給負責人，加強團隊之間的協作性，避免流程的每個節點出現互相推諉等現象，降低風險。

如 何設計一個符合企業的流程？可以參考這篇文章 《注意這幾點，你的流程既能規避風險又足夠簡潔》 。

掌握可持續、大規模協作的能力是需要公司為其團隊配備能隨著他們的需求而發展和變化的工具。長此以往，公司才能擺脫生產力和流程的痛點，加快企業內部協作，提升效率。