SAP專案實施過程中，難免不了要開不少的會議，無論是最前期的選型，還是商談，乃至後面上線評審都免不了將很多專案干係人聚在一起就出現的問題或大家關心的問題擺在檯面上做探討。但只要你開過大會議你就會知道很多時候開會純粹是為了開會而開會，討論的問題沒有跟進，沒有現場會議紀要，還有就是各說各的，扯到最後才發現開會儼然變成了很多人放鬆自己，逃避專案、不想幹活的最佳機會了。
所以，怎麼樣的開會方式才是有效果的？
01、參會人要通知到位
在開會之前，首先要分析這次開會的主題內容以及具體跟誰相關。比如企業要召開SAP供方選型會議，這個時候召開會議的部門就要很清楚除了業務部領導和關鍵使用者要參加之外，其他像IT、企業高管也應該參與進來，因為在會議現場是一次非常好的需求解答時機。否則會造成：該來的人不來，不該來的人佔位置。
02、指定人員做會議記錄和問題收集
在SAP系統實施過程中，除了討論和解決問題之外也有可能額外丟擲一些新的問題。如果這個時候沒有專門指定一個人去做會議記錄和問題收集，往往就會出現問題丟擲來了但沒人關心關注，也沒有引起重視，問題也就隨之流走，事後扯皮的情況就要出現。
03、指派會議主持人
會議主持人不一定是要召開會議的一方擔任，但一定是要對本次會議的內容安排瞭然於胸。在開會的過程中要及時調整會議討論方向以及減少不必要的雜音。如果這個是討論的倉庫如何管理提前收採購貨物的事情，就不要再討論倉庫如何安排銷售發貨的事情了。如果這個是討論SAP裡面的業務的解決方案，就不要過多討論開發的細節了。如果沒有專門的會議主持人，很容易出現：各說各的或兩人的會議，其他人就一臉懵逼，處於心不在焉的狀態。
04、決策人蔘與
整個會議如果沒有有許可權做決策的人蔘與，那討論的問題和所得的結論將毫無意義。筆者參與的一個電商整合專案，前期乙方跟業務部門調研得很認真，系統也做了一些開發調整。在系統上線評審的時候，電商部老大過來了，提了一些自己的需求，這時候才發現目前專案所做的工作都白費了，與原始需求差別比較大。所以除了底下真正作業的人溝通交流之外，也要特別將真正有許可權決策的人蔘與近來，瞭解需求，對當前問題，系統藍圖和流程做出決策。
05、做會議總結
並不是會議時間一到或者問題討論結束就可以立馬散會了。可能因為表述或者理解的偏差，很多時候你想的並不是他所理解的。看似所有人都明白，都達成共識了，但總會有一些人還沒理解透，是帶著疑問離開會議室的。所以主持人有必要在會議結束之前對會議的內容做一次總結，對問題以及相關負責人和時間達成共識。主持人可以來一句：現在對會議做一個總結，問題1、XXX，負責人：XXX，完成時間：XXX，有沒有問題？問題2：XXX，負責人：XXX。。。。
06、會議紀要簽字並公佈
會議討論結果不是說在會議上口頭說了就完事兒了，必須要將會議結果整理出來並列印移交給相關負責人和領導簽字，然後統一發郵件出來給所有參會人員，明確職責和工作事項，鞏固會議精神，這樣才可以完全避免扯皮的現象。
07、跟進待決事項
會議問題的跟蹤處理，這個就需要專案的PM對這次會議的成果以及待決事項進行跟進，督促結果。為下一次召開會議解決新問題而準備。
每個混職場多年的人一定開過大大小小無數的會議，但很可惜的是很多時候會議都是不規範，沒有效果的。很多老闆以及員工開會都是心血來潮，一個電話或一封郵件就讓人家去會議室，並沒有將開會內容以及文件提前告知併發出來。導致一種現象：看起來大家都在努力推進這件事兒，但總是有很大的溝通成本在裡面，無論怎麼解釋和討論就是沒辦法達成一致，或者彼此理解有偏差，做出來的東西往往不是最終想要的效果。