一、專案管理軟體的重要性
在當今複雜多變的商業環境中，專案管理軟體成為提升專案效率和質量的關鍵工具，能幫助團隊在規劃、協作、進度監控和知識積累等方面取得顯著提升。
在快節奏的商業時代，企業面臨著激烈的市場競爭和不斷變化的客戶需求。專案管理軟體就如同企業在這場競爭中的秘密武器，為企業高效運作提供強大助力，尤其在產品管理方面發揮著至關重要的作用。
據統計，使用專案管理軟體的企業，專案成功率可提高 30% 以上。例如禪道、Zoho Projects、JIRA、Trello、Asana、Microsoft Project 等知名品牌，為企業提供了強大的功能支援。
對於產品管理而言，專案管理軟體可以進行需求分析，幫助企業收集、整理和分析客戶的需求，為產品的開發提供依據。以 Zoho Projects 為例，它可以幫助企業在甘特圖上勾畫產品路線圖，為研發和業務團隊建立共同願景，明確分工和推進計劃。同時，還可以使用強大的配置中心為產品設計一套需求提交規範，及時獲取有效反饋，合理排期。
專案管理軟體還能進行任務分配，將專案分解為多個任務，並分配給相應的團隊成員。在 JIRA 軟體中，團隊可以透過 Scrum 和 Kanban 板，輕鬆管理和跟蹤專案進展，明確每個成員的任務。確保每個團隊成員都清楚自己的職責，提高工作效率。
此外，進度監控也是專案管理軟體的重要功能之一。Asana 軟體提供了時間線檢視功能，提供專案的甘特圖檢視，幫助團隊直觀地瞭解專案進展和時間安排。它可以實時監控專案的進度，為企業提供及時的專案狀態報告。透過進度監控，企業可以及時發現專案中的問題，採取相應的措施進行調整。
總之，專案管理軟體在企業管理中發揮著越來越重要的作用，尤其是對產品管理而言，它是企業提高效率、提升競爭力的秘密武器。
二、2024 專案管理軟體熱搜榜熱門工具介紹
（一）Redmine
Redmine 是一款開源的專案管理和缺陷跟蹤工具。它具有成本低的優勢，非常適合預算有限的團隊和個人使用。其功能整合度高，提供整合的專案管理功能、問題跟蹤以及對多個版本控制選項的支援，可滿足專案全生命週期的管理需求。透過外掛擴充套件，Redmine 能夠滿足不同專案的個性化需求，尤其適合軟體開發團隊等。此外，Redmine 還透過日曆和甘特圖輔助專案及進度的視覺化顯示，方便使用者直觀瞭解專案進展和任務安排。
（二）Trello
Trello 以看板、列表和卡片為基礎，操作簡單便捷。使用者可透過拖拽卡片等簡單操作即可組織任務，上手容易，能夠幫助團隊快速建立任務管理流程。Trello 讓使用者可以清楚瞭解每個人的工作內容和待辦事項，非常適合個人和小型團隊對任務進行視覺化管理，例如個人工作計劃安排、小型專案的任務跟蹤等。
（三）JNPF
JNPF 像搭積木一樣快速搭建各種場景的應用，包括專案管理、客戶管理等，滿足企業多樣化業務需求。其專案管理功能強大，可實時監控任務進度，結合看板檢視，清晰展示團隊及成員的專案進度，便於把控風險。同時，JNPF 能劃分任務優先順序，透過色塊亮度區分任務完成進度，讓員工明確工作的輕重緩急，推動專案有序進行，適用於有個性化需求且希望透過低程式碼平臺實現快速交付的企業。
（四）Basecamp
Basecamp 會自動在簡單、視覺化的時間軸上繪製專案，清晰展示誰參與了什麼專案以及專案的開始和結束時間，方便使用者進行專案規劃和進度檢視。在許可權管理方面，Basecamp 非常精細，可以指定誰在實際處理專案，誰只是在跟進，實現對專案參與人員的精細許可權管理，確保專案資訊的安全性和保密性，適合對專案時間軸管理和人員許可權控制有較高要求的團隊。
（五）Smartsheet
Smartsheet 提供類似電子表格的介面，易於使用，對於熟悉電子表格操作的使用者來說幾乎沒有學習成本，能夠快速上手進行專案管理。它擁有豐富的檢視、工作流、報告和儀表板，功能豐富多樣，可用於捕獲和跟蹤專案計劃、資源等資訊，滿足不同使用者的專案管理需求，適用於各種規模的企業和團隊，尤其是對專案管理工具的易用性和整合性有較高要求的使用者。
（六）Jira
Jira 是一款比較成熟的專案管理軟體，功能齊全，涵蓋專案計劃、任務管理、缺陷跟蹤、敏捷專案管理等多個方面，能夠滿足大型專案和複雜專案的管理需求。在敏捷管理方面，Jira 具有明顯優勢，其 Scrum 板可將大型專案分解為易於管理的小塊工作，清晰展現專案進度，助力團隊更好地進行敏捷開發和專案迭代，廣泛應用於軟體開發、IT 專案管理等領域。
（七）Wrike
Wrike 提供靈活的工作流引擎，使用者可輕鬆定義、最佳化和控制各種任務和專案的流程，滿足不同專案的管理需求。在實時協作方面，Wrike 表現高效，支援實時協作，團隊成員可快速共享資訊、討論問題和制定計劃，提高團隊協作效率，確保專案順利推進，適用於需要精細管理專案流程和實時協作的團隊，如廣告公司、諮詢公司等。
三、2024 專案管理軟體黑馬之禪道
（一）核心優勢
禪道作為一款專案管理軟體，具有多方面的核心優勢。首先，它支援私有化部署，這意味著企業可以將禪道完全部署在自己的伺服器上，保證資料的私密性與安全性，同時也可進行二次定製開發，在功能上實現靈活擴充套件。禪道的全面協作功能強大，涵蓋產品管理、專案管理、質量管理、文件管理等多個方面，能夠滿足從需求到交付的全週期管理需求。其使用者友好且易用，提供完整的中文介面，適合中文使用者，操作相對簡單，容易上手。在資料安全方面，禪道具有資料安全可控的優勢，企業可以根據自身需求進行嚴格的安全管理。此外，禪道還具備定製化開發能力，具有靈活的擴充套件機制，使用者可以根據具體需求對工具進行調整和擴充套件，適應不同的專案需求。
（二）專屬禪道
禪道為大型企業提供定製化、安全可控的解決方案。支援混合雲部署，企業可以根據自身實際情況選擇合適的部署方式，靈活接入業務系統與資料來源，實現高效的協同辦公。禪道企業版工時日誌、甘特圖等增強功能更加適合公司的內部流程化管理，同時還增加了運維管理、OA 辦公管理、反饋管理，以及文件的版本管理及線上預覽等功能，可以更有效地支援員工在研發管理流程之外的相關工作，為企業的專案管理流程提供更全面的支撐。
（三）國際化能力
禪道在國際化方面也表現出色。支援海外私有部署服務，為跨國企業提供了便利。多語言支援使得不同國家和地區的使用者都能順利使用禪道，目前禪道不僅支援中文，還在不斷最佳化英文等其他語言版本，確保最低 1366 解析度下可以享受流暢的體驗。此外，禪道還獲得多國資料安全認證，如禪道軟體透過嚴格稽核，正式成為上海市軟體行業協會資訊科技應用創新工作委員會成員單位，旗下產品「禪道專案管理軟體」榮獲信創產品評估證書，充分保障了企業資料隱私性、安全性、可溯性。
四、其他熱門專案管理軟體盤點
（三）Airtable
簡述：結合電子表格與資料庫功能，高度靈活，視覺化功能和模板庫豐富，適用於多種行業團隊。
Airtable 將電子表格的易用性與資料庫的強大功能相結合，為使用者提供了高度靈活的專案管理解決方案。其豐富的視覺化功能可以讓團隊成員直觀地瞭解專案的進展和資料關係。模板庫涵蓋了多個行業和專案型別，無論是市場營銷活動策劃、軟體開發專案管理，還是團隊日常任務安排，都能在 Airtable 中找到合適的模板，快速啟動專案。這種靈活性使得 Airtable 適用於各種規模和型別的團隊，從小型創業團隊到大型企業部門都能從中受益。
（四）Microsoft Project
簡述：專業專案管理軟體，與 Microsoft 產品無縫整合，功能強大，適用於複雜專案環境。
Microsoft Project 作為一款專業的專案管理軟體，在專案管理領域擁有深厚的歷史和廣泛的使用者基礎。它與 Microsoft 旗下的其他產品如 Excel、Word、PowerPoint 等無縫整合，方便使用者在不同工具之間進行資料交換和協同工作。其功能強大，包括詳細的專案規劃、資源分配、進度跟蹤、成本控制等方面。對於複雜的專案環境，Microsoft Project 能夠提供全面的支援，幫助專案經理有效地管理專案的各個方面。無論是大型建築專案、企業級軟體研發專案，還是多部門協作的複雜業務專案，Microsoft Project 都能發揮重要作用。
（五）Asana
簡述：注重團隊協作和任務管理，功能全面，靈活的工作流和強大的報告功能，適用於不同規模團隊。
Asana 以其出色的團隊協作和任務管理功能而聞名。它提供了靈活的工作流設定，團隊可以根據專案的具體需求定製任務流程，確保每個環節都能高效運轉。強大的報告功能可以為團隊提供全面的專案洞察，幫助管理者及時瞭解專案進展、資源分配情況和潛在風險。Asana 適用於不同規模的團隊，無論是小型創業團隊還是大型企業組織，都能透過 Asana 實現高效的專案管理和團隊協作。
（六）Monday.com
簡述：視覺化、模組化，易於上手，提供豐富模板和強大自動化功能，適用於各種型別團隊。
Monday.com 以其視覺化和模組化的設計，讓使用者能夠快速直觀地瞭解專案的結構和進展。易於上手的特點使得新使用者能夠迅速適應並開始使用該軟體進行專案管理。豐富的模板涵蓋了各種行業和專案型別，為使用者提供了快速啟動專案的捷徑。強大的自動化功能可以減少手動操作，提高工作效率，例如自動分配任務、提醒團隊成員等。Monday.com 適用於各種型別的團隊，無論是創意團隊、營銷團隊還是技術團隊，都能在其中找到適合自己的專案管理方式。
（七）Notion
簡述：全能型工具，集筆記、任務管理和知識庫於一體，功能成熟，易於協作。
Notion 是一款全能型的專案管理工具，它不僅可以進行任務管理，還集筆記和知識庫功能於一體。使用者可以在 Notion 中建立詳細的專案筆記、記錄重要資訊，並將其與任務管理相結合，實現全面的專案管理。功能成熟的 Notion 提供了豐富的協作功能，團隊成員可以實時編輯和共享文件、任務列表等，促進團隊之間的溝通和協作。無論是個人使用者還是團隊，都能在 Notion 中找到滿足自己需求的專案管理解決方案。
（八）ClickUp
簡述：功能全面，高度可定製，適用於需要整合功能的團隊。
ClickUp 以其功能全面和高度可定製的特點，成為了需要整合功能的團隊的理想選擇。它提供了豐富的專案管理功能，包括任務管理、時間跟蹤、文件管理等。同時，ClickUp 允許使用者根據自己的需求進行高度定製，從介面佈局到工作流程，都可以根據團隊的具體要求進行調整。對於需要整合多個工具和系統的團隊來說，ClickUp 提供了強大的整合功能，可以與其他常用的軟體進行無縫連線，實現一站式的專案管理。
五、選擇適合的專案管理軟體
不同的專案管理軟體各有其獨特之處，企業和團隊在選擇時應根據自身的具體需求和特點進行權衡。以下是一些選擇專案管理軟體的要點和建議。
1. 考慮團隊規模和結構
- 小型團隊（10 人以下）：應選擇操作簡便、介面清晰的工具，如 Trello。Trello 基於看板的任務管理方式簡單直觀，適用於管理單一任務或小型專案。其提供多種外掛擴充套件，可以新增自定義功能，免費版本已經可以滿足小型團隊的基本需求。
- 中型團隊（10 - 50 人）：需要更多功能，如任務管理、資源排程、報表和自定義工作流程，同時支援團隊協作和不同部門間的協調。Asana 是個不錯的選擇，它提供任務分配、專案進度追蹤和協作功能，簡潔的介面和易用的功能適合管理多個任務和專案。支援自定義檢視，方便使用者根據需求定製工作方式，強大的報表功能有助於跟蹤專案進度和效率。
- 大型團隊（50 人以上）：需要強大的專案管理功能，包括多專案管理、預算控制、風險管理、高階分析和自定義功能，支援跨團隊、跨區域的合作。Jira 專為敏捷開發團隊設計，功能強大的問題追蹤、需求管理和缺陷管理系統，整合能力極強，與 Confluence、Bitbucket 等開發工具無縫對接，高度可定製的工作流和報告功能，在軟體開發領域被廣泛使用，特別是大型科技公司依賴其管理複雜專案。
2. 結合專案型別和管理方法
- 敏捷專案管理：如果團隊採用敏捷開發或迭代式開發，如 Scrum，則應選擇支援敏捷管理的工具，如 Jira、禪道。Jira 支援 Scrum 和 Kanban 工作流，禪道全面支援敏捷開發，提供需求管理、任務跟蹤、缺陷管理等功能，強大的整合能力可以與 Git、SVN 等版本控制工具對接。
- 傳統專案管理：如果專案結構較為固定，可以選擇支援甘特圖、資源排程和進度跟蹤的工具，如 Microsoft Project。它作為一款專業的專案管理軟體，與 Microsoft 旗下的其他產品如 Excel、Word、PowerPoint 等無縫整合，方便使用者在不同工具之間進行資料交換和協同工作。其功能強大，包括詳細的專案規劃、資源分配、進度跟蹤、成本控制等方面。
- 混合模式：需要同時兼顧敏捷和傳統專案管理，可以選擇更靈活、功能豐富的工具，如 Monday.com。它具有靈活的專案檢視，包括表格、看板、時間軸、甘特圖等，高度自定義的工作流和自動化功能，強調團隊協作和進度視覺化，方便跨部門的溝通，可與多個外部工具整合。
3. 重視團隊協作和溝通需求
強調團隊成員之間的溝通和協作，尤其是跨部門、跨地域的專案。工具應提供實時討論、檔案共享、任務評論等功能，確保資訊的流暢和及時性。Basecamp 提供基礎的任務管理、日程安排、團隊溝通和檔案共享功能，強調簡潔和易用，減少過度複雜化的功能。強大的實時聊天和討論功能，適合團隊協作，適合中小型企業和遠端團隊，雖然大企業較少使用，但在初創公司和自由職業者中非常受歡迎。
4. 關注整合能力
專案管理工具是否能與其他常用工具和平臺整合，極大影響團隊的工作效率和工具的使用便捷性。ClickUp 是多功能一體化管理平臺，支援任務、文件、時間追蹤、目標設定等。強大的自動化和報告功能，支援多種工作方式，豐富的第三方整合和高度自定義功能，適用於跨部門協作、複雜專案管理，並受到越來越多企業的青睞。
5. 考慮預算和價效比
對於預算有限的小型團隊，免費版本或價效比高的工具較為適合。對於大型企業，可能需要考慮更為高階的功能和企業級支援。Trello 的免費版本可以滿足小型團隊的基本需求，操作簡單直觀，易於上手。而對於大型企業，Jira、Microsoft Project 等工具雖然價格較高，但功能強大，能夠滿足複雜專案的管理需求。
6. 確保安全性與合規性
特別是對於處理敏感資料的行業，如金融、醫療，專案管理工具的安全性和合規性成為選擇的重要因素。禪道支援私有化部署，企業可以將禪道完全部署在自己的伺服器上，保證資料的私密性與安全性，同時也可進行二次定製開發，在功能上實現靈活擴充套件。其資料安全可控，企業可以根據自身需求進行嚴格的安全管理。
總之，選擇適合的專案管理軟體需要綜合考慮團隊規模、專案型別、管理方法、協作需求、整合能力、預算和安全性等因素。只有根據自身的具體需求和特點進行選擇，才能提升專案管理效率，實現專案目標。