年底了，專案預算怎麼建立？9個步驟直接搞定

如果將專案比作一輛汽車，那麼預算就是它的燃料。就像汽車需要汽油一樣，專案也需要資金和資源來維持運轉。而作為專案經理，應該儘量用最有效的方式規劃和使用這些資源，使專案按時交付。
 
專案預算是一項計劃，其中詳細說明了將花費多少錢、用於哪些方面以及何時花費。如果提前制定預算計劃，並在整個專案過程中使用它來監控支出，就可以降低資源耗盡或超出預算的可能性。

制定專案預算的 9 個步驟
 
制定專案預算可以按照一系列步驟來完成：
 
1. 設定專案目標
 
專案目標是一個好開始，可以幫助你瞭解工作的方向，並在制定專案計劃時起到指路明燈的作用。
 
要編寫清晰的目標，請使用 SMART法，即具體、可衡量、可實現、現實和有時限。例如，如果你想提高網站的訪問量，可以設定這樣的目標："到本季度末，網站主頁的有效流量增加 10%"。
 
2. 確定專案範圍
 
專案範圍為專案設定了界限，比如要做什麼工作或者不做什麼工作，以及工作期限和交付成果。
 
在確定專案範圍時，請考慮以下幾點：
 
● 可用資源：
 
在確定要定位的具體可交付成果之前，請盤點可用的資源。如果預算有硬性上限或專案團隊頻寬有限，可能需要相應地調整交付成果。
 
● 時間限制：
 
緊張的專案進度會影響資源成本。例如，如果你的工作期限很緊，可能需要員工加班趕工或聘請更多的員工去完成。
 
● 非目標：
 
專案範圍之外有什麼？確定不打算實現的目標可能會有所幫助，這樣可以避免範圍蔓延和潛在的超支。
 
3. 將可交付成果分解為子依賴項
 
接下來，列出專案範圍內的所有可交付成果，並將它們分解為子依賴關係。這種方法可以幫助你在制定預算時，將所有隱藏的專案費用計算在內。
 
如果更喜歡圖表的形式，可以嘗試建立工作分解結構（WBS）。這種視覺化工具將工作細分為多個層次，最上面是主要目標，下面是可交付成果和子依賴項。
 
4. 列出所需資源
 
儘可能具體列出每個專案所需的資源，記住 "資源 "不僅僅指人員或裝置，還可能包括間接成本，如培訓或實際工作空間。一些常見專案成本類別有：團隊成員、採購、培訓、裝置、專業服務等。
 
5. 估算金額
 
歸根結底，預算就是對成本的估算。雖然我們無法預測未來，但有幾種方法可以幫助你儘可能做出最準確的估算。
 
● 估算並總結每個單獨部件的成本
● 從固定量開始倒推
● 比較類似專案的預算
● 考慮不同的場景變數
 
不必拘泥於一種方法，你可以根據自己獨特的專案情況，將這些方法結合起來使用。
 
6. 預留應急基金
 
有時，專案過程中會發生意想不到的事情。當計劃發生變化時，應急儲備可以為你的預算提供額外的支援。通常的建議是預留預算總額的 5%-10%作為意外開支準備金。
 
預算編制是一個估算的過程，因此應始終將應急基金包括在內。
 
7. 建立預算文件
 
建立實際預算文件需要包含一些關鍵部分：
 
● 每項交付成果、子交付成果和所需資源的細列專案，以及每項成果的預期成本。
● 每種資源需要使用的時間以及預計花費資金的時間表。
● 每個預算組成部分的負責人。例如，你可以註明你的助理負責團隊的工時和績效。
● 清楚地記錄每個細列專案將從公司預算的哪一部分提取資金。例如，你可以使用市場部門的預算來製作廣告，使用 IT 部門的預算來進行電腦升級。
● 整個專案的支出總額。如果適用，還應包括將使用的各部門預算的單獨總額。
● 專案啟動後，跟蹤實際成本與預算成本的對比。
 
8. 制定監控支出的計劃
 
提前計劃密切關注實際成本與預算成本的頻率，這樣就能在潛在問題惡化之前將其扼殺。你還可以事先決定如果超出（或低於）預算該怎麼辦。
 
9. 獲得主要利益相關者的批准
 
掌握了專案預算計劃後，應與專案利益相關者分享該計劃並要求他們籤批。你所制定的詳細計劃，應能讓審批人清楚地瞭解每個細列專案將如何促進專案目標的實現。
 
專案預算管理工具
 
選擇合適的專案預算編制管理工具也很重要。該工具應能讓你輕鬆共享和實時更新預算，這樣就能確保所有團隊成員都在使用最新版本。
 
專案管理軟體8Manage PM的好處在於，可以讓你實時共享、控制範圍、管理和跟蹤預算與進度。例如，8Manage PM的通用報告功能會自動從你的專案中提取資料，並在一個地方顯示支出、任務狀態和已完成的里程碑，這樣就不必再費盡心思去弄清楚是否已步入正軌。
 
● 雙向工作分解及時間、資源和成本的規劃
● 實施可用於跟蹤任務和專案績效的基線
● 持續監控專案時間、資源及資金的使用
● 管理範圍蔓延及需求變更，提醒利害關係人
● 監控專案進度及績效及預測專案完成時所消耗的時間和成本
 
使用8Manage PM，你可以輸入和合計細列專案、建立自定義欄位、指定所有者，並輕鬆與隊友共享資訊。除了實際預算，你還可以迭代過去的工作流程，建立流程文件，儲存專案預算模板，確保每個步驟都不會遺漏。
 
明智管理專案預算
 
精心設計的預算可幫助您完成整個專案生命週期，包括規劃、批准和執行。當藉助8Manage PM 建立了一個流程來控制支出時，你就可以在出現意外成本時及時處理，與預算審批人建立信任，併為成功的專案建立可靠的記錄。