SAP專案裡的關鍵使用者，兼職還是專職？

SAP專案裡的關鍵使用者，兼職還是專職？

每個SAP實施專案，都是相關企業裡的一件大事。SAP專案牽涉到企業的所有最核心的業務部門，比如財務部門，供應鏈部門（採購，倉庫和銷售），生產部門，工程設施部門，HR以及行政部門等等。並且SAP專案一般也有一個比較長期的週期，少則半年多則一年多，SAP專案是一個需要企業投入巨大財力，人力資源的事情，SAP專案的成功與否也於企業管理層支援的力度有直接的關係。

每個企業實施SAP專案，都需要專門立項做預算，配備相關人員參與進來，與負責實施的顧問們組成一個專案組。每一個SAP實施專案裡，專案組裡有一個很重要的角色就是關鍵使用者。關鍵使用者來自於業務部門，一般是各個業務部門的骨幹，有的是部門主管級，有的是來自一線的骨幹。他們熟悉本部門的各個業務流程，是所在部門的業務專家。很多專案裡，所謂關鍵使用者被稱為SME（Subject Matter Expert）。

本文探討的是，作為業務部門代表的關鍵使用者，為了更好的參加專案的實施工作，該如何有效的平衡業務工作和專案支援工作，其實無非就是專職或者兼職的方式。

1，關鍵使用者在做好本職工作同時，兼職參與SAP專案的實施。

這是絕大多數SAP實施專案的做法。

一般而言，企業對於各個業務部門的工作人員，都有Headcount的限制。很多企業裡，每個部門人數並不多，平時每個人工作都是滿負荷運轉的。關鍵使用者都是業務部門的專家或者骨幹，日常業務上很多重要的工作都離不開關鍵使用者的參與和執行。而SAP實施專案，對於每個關鍵使用者而言，工作量並不小。各種培訓，專案組各種會議各種討論，主資料的收集與驗證，系統的整合測試，使用者接受測試到最終上線前的切換準備等，需要關鍵使用者花費大量的時間。這樣的話，會明顯增加關鍵使用者日常的工作量。

關鍵使用者兼職參與專案的好處是最小程度的減少專案期間對於業務的影響，並且關鍵使用者全稱參與專案的實施，對於專案的每個決策，每個業務流程都非常清楚，有利於上線後的業務執行。弊端就是關鍵使用者非常忙，經常因完成專案的各個里程碑而需要加班加點的工作。

為了減輕關鍵使用者的工作壓力，一個行之有效的方式是，為關鍵使用者配置一個助手，兩個人相互backup。對於專案上需要部門決策的會議和討論，關鍵使用者全程參與；而一些具體的事務性的工作比如主資料的收集，驗證，系統測試，使用者培訓等，都可以交給助手來完成。這樣的話，可以減少專案進行之中有關鍵使用者辭職或者休長假導致的風險，也可以很好的減輕關鍵使用者的工作量，讓更多的業務人員介入專案實施，有利於培養人才。

當然了，如果部門裡Headcount異常緊張，不可能安排額外backup的人手進入專案，那關鍵使用者只好辛苦一點，在專案實施期間，為了完成各個里程碑，需要加班加點的工作。這種情況也是常見的，筆者經歷過的專案裡，大多數關鍵使用者就一個人，在專案實施的很多節點，關鍵使用者都很辛苦。

2，關鍵使用者全職參與SAP專案的實施，業務上的事情交給其它同事。

這種方式在筆者參與的專案裡，比較少見。

這種方式最大的好處就是關鍵使用者從繁雜忙碌的日常業務工作中解放出來，全身心的投入到專案實施的工作中來。這樣自然關鍵使用者工作量就相對輕鬆一些，並且能對專案支援得更好。

不過，關鍵使用者全職參與專案實施帶來的一個很大問題就是：全職參加SAP專案實施工作，等半年後或者一年後專案結束了，關鍵使用者很可能回不去了！因為他們在部門裡的位置已經被他人取代了！這可是個大問題！對於關鍵使用者而言這是一個很大的風險。

筆者就遇到過一個專案是這樣的，專案實施結束後關鍵使用者們之前的部門裡已經沒有他們的位置了，沒法回去了。專案的客戶為了安置這些關鍵使用者，就成立一個專門的部門比如叫做SAP協調部，用於安置這些關鍵使用者。他們作為所在部門的業務人員的SAP系統協調人，為上線後的業務部門提供Level 1的SAP技術支援。他們接受業務部門的需求，提供初步分析，然後提交給企業內部的SAP運維部門，由後者提供技術方案。同時他們對於內部SAP顧問們給出的技術方案，需要去做驗證和測試，確保技術方案能實現業務的需求。

還有一種解決方案，也是筆者在工作中遇到的一個專案客戶的做法。即客戶實施SAP專案的時候，關鍵使用者是專職參與專案，PMO專門設定預算去招聘一些臨時性的工作人員。這些臨時工會暫時代替關鍵使用者處理所在部門的日常業務工作，等SAP實施專案結束之後，這些臨時工合同就結束了，他們會離開。關鍵使用者們則重新回到原來的業務部門裡繼續擔任之前的職務。筆者認為，這是一種很好的解決方案，非常人性化，對於全職參與SAP專案實施的關鍵使用者們來說是一個很好的保障，不用擔心會被同事所取代，導致可能的閒置或者失業。當然了，這種處理方式只適用於SAP專案預算比較寬鬆的客戶。對於絕大多數預算掐的非常緊張的企業而言，這種方式幾乎就是異想天開。

關鍵使用者參與SAP專案實施，兼職還是專職，最主要還是根據SAP專案的預算來定。能被選中參加SAP專案組，對於關鍵使用者而言，是對其工作能力和責任心的高度認可，是一個很好的學習和提升的機會。所以即使是兼職參與專案，明顯增加了日常工作量，也是非常值得的。事實上，很多參與過SAP專案實施的關鍵使用者，在專案結束後，能更有效的處理日常工作，或者更有效的管理好所在的部門，他們中的一部分人能更快的獲得升職加薪的機會。

- 完-

2020-4-19 寫於蘇州市。

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