半小時讓你成為EXCEL高手

  

如果我們在用Excel XP處理龐大的資料資訊時，不注意講究技巧和方法的話，很可
能會花費很大的精力。因此如何巧用Excel來快速輸入資訊就成為各個Excel XP用
戶非常關心的話題...
1、快速輸入大量含小數點的數字

如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數位的數字時，按照普通的輸入方
法，我們可能按照數字原樣大小直接輸入，例如現在要在單元格中輸入0.05這個數字
時，我們會把“0.05”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個帶有小數點的數字
時，我們再按照上面的方法輸入的話，每次輸入數字時都需要重複輸入小數點，這樣工
作量會變大，輸入效率會降低。其實，我們可以使用Excel XP中的小數點自動定位功
能，讓所有數字的小數點自動定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數點自動定位功
能時，我們可以先在Excel XP的編輯介面中，用滑鼠依次單擊“工具”/“選項”/“編
輯”標籤，在彈出的對話方塊中選中“自動設定小數點”核取方塊，然後在“位數”微調編
輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數就可以了。以後我們再輸入帶有小數點的數字
時，直接輸入數字，而小數點將在Enter鍵後自動進行定位。例如，我們要在某單元格中
鍵入0.06的話，可以在上面的設定中，讓“位數”選項為2，然後直接在指定單元格中
輸入6，回車以後，該單元格的數字自動變為“0.06”，怎麼樣簡單吧？

2、快速錄入文字檔案中的內容

現在您手邊假如有一些以純文字格式儲存的檔案，如果此時您需要將這些資料製作成
Excel XP的工作表，那該怎麼辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會這樣
做；將選單上的資料一個個複製/貼上到工作表中，也需花很多時間。沒關係！您只要
在Excel XP中巧妙使用其中的文字檔案匯入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需
要不斷複製、貼上的巨大工作量了。使用該功能時，您只要在Excel XP編輯區中，依次
用滑鼠單擊選單欄中的“資料/獲取外部資料/匯入文字檔案”命令，然後在匯入文字會
話視窗選擇要匯入的文字檔案，再按下“匯入”鈕以後，程式會彈出一個文字匯入嚮導
對話方塊，您只要按照嚮導的提示進行操作，就可以把以文字格式的資料轉換成工作表的
格式了。

3、快速輸入大量相同資料

　　如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的資料資訊，那麼你不必逐個單元格一
個一個地輸入，那樣需要花費好長時間，而且還比較容易出錯。你可以通過下面的操作
方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個資料，具體方法為：首先同時選中
需要填充資料的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點選滑鼠左
鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個資料。按住Ctrl鍵的同時，按Enter鍵，則剛才選
中的所有單元格同時填入該資料。

4、快速進行中英文輸入法切換（固定表格只輸入中文，固定只能輸入英文或數字）需要地方開啟搜狗，不需要地方自動會關閉

　　一張工作表常常會既包含有數字資訊，又包含有文字資訊，要錄入這樣一種工作表
就需要我們不斷地在中英文之間反覆切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以
用以下方法實現自動切換：首先用滑鼠選中需要輸入中文的單元格區域，然後在輸入法
選單中選擇一個合適的中文輸入法；接著開啟“有效資料”對話方塊，選中“IME模式”
標籤，在“模式”框中選擇開啟，單擊“確定”按鈕；然後再選中輸入數字的單元格區
域，在“有效資料”對話方塊中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇關閉
（英文模式）；最後單擊“確定”按鈕，這樣用滑鼠分別在剛才設定的兩列中選中單元
格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。

5、快速刪除工作表中空行----不太會用

　　刪除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然後逐行刪
除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那麼如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量
呢？您可以使用下面的操作方法來進行刪除：首先開啟要刪除空行的工作表，在開啟的
工作表中用滑鼠單擊選單欄中的“ 插 入”選單項，並從下拉選單中選擇“列”，從而
插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數；然後根據其他任何一列將表中的行排序，使
所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的資料，以Ｘ列重新排序，然後刪去
Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。

6、快速對不同單元格中字號進行調整

在使用Excel XP編輯檔案時，常常需要將某一列的寬度固定，但由於該列各單元格中的
字元數目不等，致使有的單元格中的內容不能完全顯示在螢幕上，為了讓這些單元格中
的資料都顯示在螢幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些
單元格中的字號調整的話，工作量將會變得很大。其實，您可以採用下面的方法來減輕
字號調整的工作量：首先新建或開啟一個工作簿，並選中需要Excel XP根據單元格的寬
度調整字號的單元格區域；其次單擊用滑鼠依次單擊選單欄中的“格式”/“單元格”/
“對齊”標籤，在“文字控制”下選中“縮小字型填充”核取方塊，並單擊“確定”按鈕
；此後，當你在這些單元格中輸入資料時，如果輸入的資料長度超過了單元格的寬度，
Excel XP能夠自動縮小字元的大小把資料調整到與列寬一致，以使資料全部顯示在單元
格中。如果你對這些單元格的列寬進行了更改，則字元可自動增大或縮小字號，以適應
新的單元格列寬，但是對這些單元格原設定的字型字號大小則保持不變。

7、快速輸入多個重複資料

在使用Excel XP工作表的過程中，我們經常要輸入大量重複的資料,如果依次輸入，無
疑工作量是巨大的。現在我們可以藉助Excel XP的“巨集”功能,來記錄首次輸入需要重
復輸入的資料的命令和過程,然後將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕
上,當按下組合鍵時,計算機就會重複所記錄的操作。使用巨集功能時，我們可以按照以下
步驟進行操作:首先開啟工作表，在工作表中選中要進行操作的單元格；接著再用滑鼠
單擊選單欄中的“工具”選單項，並從彈出的下拉選單中選擇“巨集”子選單項，並從隨
後彈出的下級選單中選擇“錄製新巨集”命令；設定好巨集後，我們就可以對指定的單元
格，進行各種操作，程式將自動對所進行的各方面操作記錄複製。

8、快速處理多個工作表-----------多工作表查詢

　　有時我們需要在Excel XP中開啟多個工作表來進行編輯，但無論開啟多少工作表，
在某一時刻我們只能對一個工作表進行編輯，編輯好了以後再依次編輯下一個工作表，
如果真是這樣操作的話，我們倒沒有這個必要同時開啟多個工作表了，因為我們同時打
開多個工作表的目的就是要減輕處理多個工作表的工作量的，那麼我們該如何實現這樣
的操作呢？您可採用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵並配以滑鼠操作，在
工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標籤，然後就可以對其實行多方面的批
量處理；接著在選中的工作表標籤上按右鍵彈出快捷選單，進行插入和刪除多個工作表
的操作；然後在“檔案”選單中選擇“頁面設定……”，將選中的多個工作表設成相同
的頁面模式；再通過“編輯”選單中的有關選項，在多個工作表範圍內進行查詢、替
換、定位操作；通過“格式”選單中的有關選項，將選中的多個工作表的行、列、單元
格設成相同的樣式以及進行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”選單中選擇“選
項……”，在彈出的選單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設成相同的
視窗樣式和單元格編輯屬性；最後選中上述工作表集合中任何一個工作表，並在其上完
成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格。


高效辦公Excel排序方法"集中營"


　　　排序是資料處理中的經常性工作，Excel排序有序數計算（類似成績統計中的名
次）和資料重排兩類。本文以幾個車間的產值和名稱為例，介紹Excel 2000/XP的資料
排序方法。


　　一、數值排序


　　1.RANK函式

　　RANK函式是Excel計算序數的主要工具，它的語法為:RANK （number，ref，
order），其中number為參與計算的數字或含有數字的單元格，ref是對參與計算的數字
單元格區域的絕對引用，order是用來說明排序方式的數字（如果order為零或省略，則
以降序方式給出結果，反之按升序方式）。

　　例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產值，計算各車間產值排名的方法是:
在F2單元格內輸入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，敲回車即可計算出鑄造車間的
產值排名是2。再將F2中的公式複製到剪貼簿，選中F3、 F4單元格按Ctrl+V，就能計算
出其餘兩個車間的產值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，
$E$2:$E$4，1）”，則計算出的序數按升序方式排列，即2、1和3。

　　需要注意的是:相同數值用RANK函式計算得到的序數（名次）相同，但會導致後續
數字的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與 F3相同，則按本法計算出的排名
分別是3、3和1（降序時）。

　　2.COUNTIF函式

　　COUNTIF函式可以統計某一區域中符合條件的單元格數目，它的語法為COUNTIF
（range，criteria）。其中range為參與統計的單元格區域，criteria是以數字、表達
式或文字形式定義的條件。其中數字可以直接寫入，表示式和文字必須加引號。

　　仍以圖1為例，F2單元格內輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2）
+1”。計算各車間產值排名的方法同上，結果也完全相同，2、 1和3。

　　此公式的計算過程是這樣的:首先根據E2單元格內的數值，在連線符&的作用下產生
一個邏輯表示式，即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函式計算出引用區域內符合
條件的單元格數量，該結果加一即可得到該數值的名次。很顯然，利用上述方法得到的
是降序排列的名次，對重複資料計算得到的結果與RANK函式相同。

3.IF函式


　　Excel自身帶有排序功能，可使資料以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函
數結合，可以計算出沒有空缺的排名。以圖1中E2、E3、 E4單元格的產值排序為例，具
體做法是:選中E2單元格，根據排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序
排序”按鈕，即可使工作表中的所有資料按要求重新排列。


　　假如資料是按產值由大到小（降序）排列的，而您又想賦予每個車間從1到n（n為
自然數）的排名。可以在G2單元格中輸入1，然後在G3單元格中輸入公式“=IF
（E3=E2， G3,G3+1）”，只要將公式複製到G4等單元格，就可以計算出其他車間的產
值排名。


　　二、文字排序


　　選舉等場合需要按姓氏筆劃為文字排序， Excel提供了比較好的解決辦法。如果您
要將圖1資料表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法: 選中排序關鍵字所在列
（或行）的首個單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“資料”選單下的“排序”命令，
再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選項”對話方塊“方法”下的“筆畫排序”，再
根據資料排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”後回到“排序”對話方塊
（圖2）。如果您的資料帶有標題行（如圖1中的“單位”之類），則應選中“有標題
行”（反之不選），然後開啟“主要關鍵字”下拉選單，選擇其中的“單位”，選中排
序方式（“升序”或“降序”）後“確定”，表中的所有資料就會據此重新排列。


　　此法稍加變通即可用於“第一名”、“第二名”等文字排序，請讀者自行摸索。


　　三、自定義排序


　　如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重
排工作表資料，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規則的方
法解決:首先單擊Excel“工具”選單下的“選項”命令，開啟“選項”對話方塊中的“自
定義序列”選項卡（圖3）。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，游標就會在右
邊的“輸入序列”框內閃動，您就可以輸入“金工車間”、 “鑄造車間”等自定義序
列了，輸入的每個序列之

　　間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經存在於工作表
中，可以選中序列所在的單元格區域單擊“匯入”，這些序列就會被自動加入“輸入序
列”框。無論採用以上哪種方法，單擊“新增”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中
備用（圖3）。

　　使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要開啟“排序選項”對話
框中的“自定義排序次序”下拉選單，選中前面定義的排序規則，其他選項保持不動。
回到“排序”對話方塊後根據需要選擇“升序”或“降序”，“確定”後即可完成資料的
自定義排序。

　　需要說明的是: 顯示在“自定義序列”選項卡中的序列（如一、二、三等），均可
按以上方法參與排序，請讀者注意Excel提供的自定義序列型別。


談談Excel輸入的技巧

　　　在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的資料格式：常數和公式。常
數是指文字、數字、日期和時間等資料，還可以包括邏輯值和錯誤值，每種資料都有它
特定的格式和輸入方法，為了使使用者對輸入資料有一個明確的認識，有必要來介紹一下
在Excel中輸入各種型別資料的方法和技巧。

　　一、輸入文字

　　Excel單元格中的文字包括任何中西文文字或字母以及數字、空格和非數字字元的
組合，每個單元格中最多可容納32000個字元數。雖然在Excel中輸入文字和在其它應用
程式中沒有什麼本質區別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint的表格
中，當在單元格中輸入文字後，按Enter鍵表示一個段落的結束，游標會自動移到本單元
格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文字時，按一下Enter鍵卻表示結束當前
單元格的輸入，游標會自動移到當前單元格的下一個單元格，出現這種情況時，如果你
是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時按Enter鍵。

　　二、輸入分數

　　幾乎在所有的文件中，分數格式通常用一道斜槓來分界分子與分母，其格式為“分
子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜槓來區分年月日的，比如在單元格中輸
入“1/2”，按Enter鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分數與日期混淆，我們在
單元格中輸入分數時，要在分數前輸入“0”（零）以示區別，並且在“0”和分子之間
要有一個空格隔開，比如我們在輸入1/2時，則應該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸
入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。

三、輸入負數


　　在單元格中輸入負數時，可在負數前輸入“-”作標識，也可將數字置在（）括號
內來標識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下Enter鍵，則會自動顯示為
“-88”。              等價於


　　四、輸入小數


　　在輸入小數時，使用者可以向平常一樣使用小數點，還可以利用逗號分隔千位、百萬
位等，當輸入帶有逗號的數字時，在編輯欄並不顯示出來，而只在單元格中顯示。當你
需要輸入大量帶有固定小數位的數字或帶有固定位數的以“0”字串結尾的數字時，
可以採用下面的方法：選擇“工具”、“選項”命令，開啟“選項”對話方塊，單擊“編
輯”標籤，選中“自動設定小數點”核取方塊，並在“位數”微調框中輸入或選擇要顯示
在小數點右面的位數，如果要在輸入比較大的數字後自動添零，可指定一個負數值作為
要新增的零的個數，比如要在單元格中輸入“88”後自動新增3個零，變成“88
000”，就在“位數”微調框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”後自動新增3
位小數，變成“0.088”，則要在“位數”微調框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有
小數位或結尾零字串的數字後，應清除對“自動設定小數點”符選框的選定，以免影
響後邊的輸入；如果只是要暫時取消在“自動設定小數點”中設定的選項，可以在輸入
資料時自帶小數點。

　　五、輸入貨幣值

　　Excel幾乎支援所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺以後，
Excel2000完全支援顯示、輸入和列印歐元貨幣符號。使用者可以很方便地在單元格中輸
入各種貨幣值，Excel會自動套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民
幣符號，可以按住Alt鍵，然後再數字小鍵盤上按“0165”即可。

　　六、輸入日期
　　Excel是將日期和時間視為數字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入
的日期和時間格式。使用者可以用多種格式來輸入一個日期，可以用斜槓“/”或者“-”
來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸
入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當前日期，可以按鍵盤上
的Ctrl+;組合鍵。

七、輸入時間


　　在Excel中輸入時間時，使用者可以按24小時制輸入，也可以按12小時制輸入，這兩
種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時30分38秒，用24小時制輸入格式為：
2:30:38，而用12小時制輸入時間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時間之間有一
個空格。如果要在單元格中插入當前時間，則按Ctrl+Shift+;鍵。



瞭解Excel公式的錯誤值



　　經常用Excel的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯誤值資訊：# N/A！、#VALUE
！、#DIV/O！等等，出現這些錯誤的原因有很多種，如果公式不能計算正確結果，
Excel將顯示一個錯誤值，例如，在需要數字的公式中使用文字、刪除了被公式引用的
單元格，或者使用了寬度不足以顯示結果的單元格。以下是幾種常見的錯誤及其解決方
法。

1．#####！

原因：如果單元格所含的數字、日期或時間比單元格寬，或者單元格的日期時間公式產
生了一個負值，就會產生#####！錯誤。

解決方法：如果單元格所含的數字、日期或時間比單元格寬，可以通過拖動列表之間的
寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統，那麼Excel中的日期和時間必須為
正值，用較早的日期或者時間值減去較晚的日期或者時間值就會導致#####！錯誤。如
果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時間型來顯示該值。

2．#VALUE!

當使用錯誤的引數或運算物件型別時，或者當公式自動更正功能不能更正公式時，將產
生錯誤值#VALUE!。

原因一：在需要數字或邏輯值時輸入了文字，Excel不能將文字轉換為正確的資料類
型。

解決方法：確認公式或函式所需的運算子或引數正確，並且公式引用的單元格中包含有
效的數值。例如：如果單元格A1包含一個數字，單元格A2包含文字"學籍"，則公式
"=A1+A2"將返回錯誤值#VALUE!。可以用SUM工作表函式將這兩個值相加（SUM函式忽略
文字）：=SUM（A1:A2）。

原因二：將單元格引用、公式或函式作為陣列常量輸入。

解決方法：確認陣列常量不是單元格引用、公式或函式。

原因三：賦予需要單一數值的運算子或函式一個數值區域。

解決方法：將數值區域改為單一數值。修改數值區域，使其包含公式所在的資料行或
列。
3．#DIV/O!

當公式被零除時，將會產生錯誤值#DIV/O!。

原因一：在公式中，除數使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在
Excel中如果運算物件是空白單元格，Excel將此空值當作零值）。

解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。

原因二：輸入的公式中包含明顯的除數零，例如：=5/0。

解決方法：將零改為非零值。

4．#NAME?

在公式中使用了Excel不能識別的文字時將產生錯誤值#NAME?。

原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。

解決方法：確認使用的名稱確實存在。選擇選單"插入"|"名稱"|"定義"命令，如果所需
名稱沒有被列出，請使用"定義"命令新增相應的名稱。

原因二：名稱的拼寫錯誤。

解決方法：修改拼寫錯誤的名稱。

原因三：在公式中使用標誌。

解決方法：選擇選單中"工具"|"選項"命令，開啟"選項"對話方塊，然後單擊"重新計算"
標籤，在"工作薄選項"下，選中"接受公式標誌"核取方塊。

原因四：在公式中輸入文字時沒有使用雙引號。

解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會使用者準備將其用作文字的想法，將公式中
的文字括在雙引號中。例如：下面的公式將一段文字"總計："和單元格B50中的數值合
並在一起：="總計："&B50

原因五：在區域的引用中缺少冒號。

解決方法：確認公式中，使用的所有區域引用都使用冒號。例如：SUM（A2:B34）。

5．#N/A

原因：當在函式或公式中沒有可用數值時，將產生錯誤值#N/A。

解決方法：如果工作表中某些單元格暫時沒有數值，請在這些單元格中輸入"#N/A"，公
式在引用這些單元格時，將不進行數值計算，而是返回#N/A。
6．#REF!

當單元格引用無效時將產生錯誤值#REF！。

原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或將移動單元格貼上到由其他公式引用的單元
格中。

解決方法：更改公式或者在刪除或貼上單元格之後，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復工作
表中的單元格。

7．#NUM！

當公式或函式中某個數字有問題時將產生錯誤值#NUM！。

原因一：在需要數字引數的函式中使用了不能接受的引數。

解決方法：確認函式中使用的引數型別正確無誤。

原因二：使用了迭代計算的工作表函式，例如：IRR或RATE，並且函式不能產生有效的
結果。

解決方法：為工作表函式使用不同的初始值。

原因三：由公式產生的數字太大或太小，Excel不能表示。

解決方法：修改公式，使其結果在有效數字範圍之間。

8．#NULL！

當試圖為兩個並不相交的區域指定交叉點時將產生錯誤值#NULL！。

原因：使用了不正確的區域運算子或不正確的單元格引用。

解決方法：如果要引用兩個不相交的區域，請使用聯合運算子逗號（，）。公式要對兩
個區域求和，請確認在引用這兩個區域時，使用逗號。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。
如果沒有使用逗號，Excel將試圖對同時屬於兩個區域的單元格求和，但是由於A1:A13
和D12:D23並不相交，所以他們沒有共同的單元格。


在Excel中快速檢視所有工作表公式

　　　只需一次簡單的鍵盤點選，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用
來存放日期的序列值。
　　要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下CTRL+`（位於TAB鍵上
方）。


EXCEL2000使用技巧十招


1、Excel檔案的加密與隱藏

　　如果你不願意自己的Excel檔案被別人檢視，那麼你可以給它設定密碼保護，採用
在儲存檔案時用加密的方法就可以實現保護目的，在這裡要特別注意的是，自己設定的
密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進入。給檔案加密的具體方
法為：

　　A、單擊“檔案”選單欄中的“儲存或者（另存為）”命令後，在彈出的“儲存或
者（另存為）”的對話方塊中輸入檔名；

Ｂ、再單擊這個對話方塊中“工具”欄下的“常規選項”按鈕，在彈出的“儲存選項”的
對話方塊中輸入自己的密碼；




　　這裡要注意，它提供了兩層保護，如果你也設定了修改許可權密碼的話，那麼即使文
件被開啟也還需要輸入修改許可權的密碼才能修改。

Ｃ、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認視窗中重新輸入一遍密碼，再點選“確
認”，最後點“儲存” 完成檔案的加密工作。當重新開啟檔案時就要求輸入密碼，如
果密碼不正確，檔案將不能開啟。

2、對單元格進行讀防寫

　　單元格是Excel執行其強大的計算功能最基本的元素，對單元格的讀防寫是Excel
對資料進行安全管理的基礎。對單元格的保護分為防寫和讀保護兩類，所謂防寫就
是對單元格中輸入資訊加以限制，讀保護是對單元格中已經存有資訊的瀏覽和檢視加以
限制。

對單元格的防寫有兩種方法：

Ａ、對單元格的輸入資訊進行有效性檢測。首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元
格集合，然後從資料選單中選擇“有效資料”選項，通過設定有效條件、顯示資訊和錯
誤警告，控制輸入單元格的資訊要符合給定的條件。

Ｂ、設定單元格的鎖定屬性，以保護存入單元格的內容不能被改寫。可分為以下步驟：

（1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；

（2）從格式選單中選擇“單元格”選項；

（3）在設定單元格格式的彈出選單中選擇“保護”標籤，在彈出的視窗中，選中“鎖
定”；

（4）從工具選單中選擇“保護”選項，設定保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設
置。

　　對單元格的讀保護有三種方法：

　Ａ、通過對單元格顏色的設定進行讀保護。例如：將選定單元格或單元格集合的背景
顏色與字型顏色同時設為白色，這樣，從表面看起來單元格中好像是沒有輸入任何內
容，使用者無法直接讀出單元格中所儲存的資訊。

Ｂ、用其他畫面覆蓋在需要保護的單元格之上，遮住單元格的本來面目，以達到讀保護
目的。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式選單中選定矩
形的“鎖定”選項，然後保護工作表，以保證矩形不能被隨意移動。這樣，使用者所看到
的只是矩形，而看不到單元格中所儲存的內容。

Ｃ、通過設定單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然後保護工作表，使使用者不能
直接訪問被隱藏的單元格，從而起到讀保護的作用。

3、快速填充相同資料

　　如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的資料資訊，那麼你不必逐個單元格一
個一個地輸入，那樣需要花費好長時間，而且還比較容易出錯。我們可以通過下面的操
作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個資料，具體方法為：

　　Ａ、同時選中需要填充資料的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同
時，點選滑鼠左鍵，逐個選中；

　　Ｂ、輸入要填充的某個資料。按住Ctrl鍵的同時，按Enter鍵，則剛才選中的所有單
元格同時填入該資料。

4、使用Excel中的“巨集”功能

　　巨集的概念，相信使用過WORD的人都會知道，她可以記錄命令和過程,然後將這些命
令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時,計算機就會重複所記錄
的操作。在實踐工作中，它可以代替經常輸入大量重複而又瑣碎的資料，具體巨集的定義
方法如下：:

　　Ａ、開啟工作表，在工作表中選中要進行操作的單元格；
Ｂ、用滑鼠單擊選單欄中的“工具”選單項，並從彈出的下拉選單中選擇“巨集”子選單
項，並從隨後彈出的下級選單中選擇“錄製新巨集”命令；
　　Ｃ、設定好巨集後，我們就可以對指定的單元格，進行各種操作，程式將自動對所進
行的各方面操作記錄複製。

5、連續兩次選定單元格

　　我們有時需要在某個單元格內連續輸入多個數值，以檢視引用此單元格的其他單元
格的效果。但每次輸入一個值後按Enter鍵，活動單元格均預設下移一個單元格，非常不
便。解決此問題的一般做法是通過選擇“工具”\“選項”\“編輯”，取消“按Enter鍵    ---------------------清空當前單元格但不移動
後移動”選項的選定來實現在同一單元格內輸入許多數值，但以後你還得將此選項選
定，顯得比較麻煩。其實，採用連續兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：

　　單擊滑鼠選定單元格，然後按住Ctrl鍵再次單擊滑鼠選定此單元格。此時，單元格
周圍將出現實線框。
6、在工作表之間使用超級連線

　　首先須要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書籤，然後在引用工作表中插入
超級連結，注意在插入超級連結時，可以先在“插入超級連結”對話方塊的“連結到檔案
或URL”設定欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在“檔案中有名稱的位置”設定欄
中輸入相應的書籤名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之後，一旦使用鼠
標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文字的任意位置，即可實現中文Excel2000在自動打
開目標工作表並轉到相應的位置處，這一點與WORD的使用很相似。

7、快速清除單元格的內容

　　首先用滑鼠選定該單元格,然後按住鍵盤上的Delete鍵，此時你會發現你只是刪除
了單元格內容,它的格式和批註還保留著。那麼如何才能徹底清除單元格呢,請看下面的
兩種操作步驟：

　　Ａ、選定想要清除的單元格或單元格範圍；

　　Ｂ、選擇“編輯”選單中的“清除”命令,這時顯示“清除”選單；

Ｃ、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內容”或“批註”中的任一
個。

8、快速修改單元格次序

　　在實際操作的過程中，我們有時需要快速修改單元格內容的次序。在拖放選定的一
個或多個單元格至新的位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具
體方法如下：

　　Ａ、首先用滑鼠選定單元格，同時按下鍵盤上的Shift鍵；

　　Ｂ、接著移動滑鼠指標到單元格邊緣，直至出現拖放指標箭頭，然後進行拖放操
作。上下拖拉時滑鼠在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標誌，左右拖拉時會變
成垂直“工”狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，單元格間的次序即發生了變化。
、在Excel中利用公式來設定加權平均

　　加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，並不是一項很複雜的計算，關鍵是要
理解加權平均值其實就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單
的將各個單位值（如單價）平均後得到的那個單位值。在Excel中可設定公式解決（其
實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果
就是這些量值的加權平均值。

10、用Excel繪製函式影象

　 　函式影象能直觀地反映函式的性質，用手工方法來繪製函式影象效果不太好，而
用Excel繪製函式影象非常簡便，所作影象非常標準、漂亮，具體方法如下：

　　Ａ、首先開啟電子表格的操作視窗，然後用滑鼠選擇選單欄中的“新建”命令，這
時螢幕上會出現一個空白的電子表格；

Ｂ、然後在A列的A1格輸入“X=”，表明這是自變數，再在A列的A2及以後的格內逐次從
小到大輸入自變數的各個值；實際輸入的時候，通常應用等差數列輸入法，先輸入前三
個值，定出自變數中數與數的距離，然後點選A2格，按住滑鼠拖到A4格選中這三項，使
這三項變成一個黑色矩形，再用滑鼠指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當游標變成
“＋”後，按住滑鼠拖動游標到適當的位置，就完成自變數的輸入；

　　Ｃ、接著在B列的B1格輸入函式式y=f（x）的一般函式表示式，如y=1/x；也可在點
擊工具欄上的函式圖示“fx”後，在出現的不同函式列表的選項中選擇需要的一種；輸
入結束後，點選函式輸入對話方塊旁的勾號，B2格內馬上得出了計算的結果。這時，再選
中B2格，讓游標指向B2矩形右下角的方框，當游標變成“＋”時按住游標沿B列拖動到
適當的位置即完成函式值的計算。注意一定要把該函式中自變數x的位置輸入前面A列自
變數的絕對位置A2格，這樣下面計算的時候才會對不同的自變數進行計算；

Ｄ、最後點選工具欄上的“圖表嚮導”圖示，在出現的各種圖表格式圖示中選擇“X，Y
散點圖”，然後在出現的“X，Y散點圖”型別中選擇“無資料點平滑線散點圖”；這
時，可按住滑鼠察看即將繪好的函式影象。另外，對於自變數僅為正值的函式，也可用
“圖表嚮導”中的“折線圖”格式繪製。