某建築央企，是我國建築領域的頭部企業的子公司，業務範圍涵蓋設計施工、工廠生產、前端設計研發、後端運營以及運營維保等。近年來，為應對建築工業化速度快、質量高、較宜居的要求，該建築央企積極推進新型建築工業化程式，致力於實現建築產業現代化、數字化，打造具有全球競爭力的建築科技產業集團。
得益於數字化轉型帶來的顯著效果，以及在建築工業化領域的多年累積的獨特優勢，該建築央企業務規模迎來了大幅度的增長。伴隨著集團規模的進一步擴大，為有效提升各部門間的協同、協作能力，以及更好的保障業務合規性，該建築央企對企業協同辦公系統產生了以下新需求。
在橫向上，一方面是集團各業務條線獨立運作，協同性不高。二是子公司間，經過數年的發展，該建築央企形成了從前期的設計，中期工廠生產構建，到後期現場建造及質檢的標準化全流程專案實施體系，涉及區域子公司、整合建築公司等多個公司。然而在傳統辦公體系下，由於缺乏完善的協同工具，易出現如施工需求資訊傳達不及時，而導致的專案延期風險。
在縱向上，該建築央企還建立了從專案，到區域子公司，再到總公司的完整彙報流程。然而，在傳統協同辦公體系下，由於缺乏足夠的跨地域協作能力，該建築央企在進行一些資料資訊、參會回執等資訊的統計彙總時，整體流程繁瑣，資訊彙總效率低。
作為我國建築領域頭部企業，該建築央企對於內部文件安全性十分重視。因此，為保障文件的安全，該建築央企設定了文件安全管理機制，但各個區域子公司只能透過企業內網進行文件查詢，且每次使用，均需申請文件查詢許可權。該機制雖在一定程度上杜絕了文件洩露的可能性，但整體耗時較長，降低了員工辦公效率和體驗。
該建築央企深耕於建築工業領域多年，積累了豐富的專案經驗知識，包括制度標準、研發成果、理念經驗以及學習資料等。但成果均由各個業務線資料管理、儲存分散，沒有統一歸集和存檔，總部雖然有許可權遠端訪問，但經常出現資料無法開啟的局面。並且由於缺乏穩定、高共享的知識沉澱工具，內部的資料寶庫無法對有需求員工做高效、精準賦能，資源利用率無法有效提升。
由於缺乏統一的標準化辦公工具體系，該建築央企內部常存在多種辦公軟體並用的情況。這也導致了員工間在進行文件傳輸或互動等協同操作時，由於產品之間不相容，協同效率低且體驗差，不便於企業內部的統一管理。因此，隨著業務規模進一步擴大，透過打造“標準化”、“數字化“兼具的高效協同辦公體系，提升企業管理的規範性以及合規性，成為該建築央企的重要需求點。
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金山數字辦公平臺，全面賦能該建築央企辦公體系
基於上述核心需求，該建築央企選擇搭建新型的數字化辦公體系，以科技賦能內部協同體系的全面升級。同時，該建築央企積極響應辦公數字化發展的需求，經過全面的市場調查、產品選型及POC測試，綜合市場佔有率、產品效能成熟度等因素最終選定金山數字辦公。金山數字辦公憑藉先進的協同辦公理念、極高的產品成熟度和易用性等核心優勢，逐步成為該建築央企打造新型數字化辦公體系的深度合作伙伴。
針對該集團協同辦公需求，金山辦公深入集團內部，透過長時間的業務痛點及需求梳理，結合自身產品稟賦，輸出了一套以“協作、儲存、安全”為核心，涵蓋全套協同辦公功能矩陣的整體數字化辦公平臺解決方案。金山數字辦公平臺是金山辦公整合旗下辦公產品套件和底層開放能力，圍繞數字化內容創作（DCC）、數字化辦公協作（DCO）、數字化內容管理（DCM）,為客戶提供的一個開放賦能、安全可控的一體化解決方案。
金山數字辦公平臺解決方案於2020年開始在該建築央企進行試點應用，經過一年左右的全面業務跑通驗證，2021年正式進行整體推廣。
為有效解決橫縱向協同問題，基於金山數字辦公平臺解決方案所包含的實時協同編輯、文件線上共享以及文件多端同步等核心功能，該建築央企搭建了完善的協同辦公工具體系。
一方面，透過線上文件共享、文件多端同步等能力，使得該建築央企從設計、工廠、到專案實施的各部門間資訊可以實現及時同步，保障了資訊傳遞的時效性，為進一步提升該建築央企橫向跨部門協作效率提供了支撐。
另一方面，憑藉文件多人協作編輯、自動統計彙總等多種核心能力，有效縮減了跨地區單位間資訊蒐集和彙總流程。如在會議回執場景下，從多人郵件單獨傳送再彙總變成多人線上實時編輯，大幅縮短了協作鏈路，且各所屬單位進展一目瞭然，顯著提升縱向協作效率。
圖3：金山數字辦公平臺文件許可權管控方案
透過金山數字辦公平臺所具備的文件加密儲存、許可權精準管理等核心功能的重點應用，該建築央企文件安全管理機制從團隊內、企業內、企業外得到了全面最佳化。
首先，依託於文件加密儲存能力，該建築央企能夠對雲端所存資料進行雙重加密及分層管理，在各區域子公司分屬不同團隊，有效保障涉密內容的安全性。
其次，基於許可權精準管理功能，使得該建築央企能夠按使用者進行文件精準授權，無授權員工無法檢視，更好的保障企業文件的保密性及安全性。同時，在檔案查閱場景下，從許可權申請到許可權內隨時查詢，實現“天級”至“秒級”的跨越。
再次，金山數字辦公平臺還為該建築央企提供了離職員工一鍵交接文件與團隊，支援離職員工許可權快速回收，進一步避免文件資料洩露可能。此外，金山數字辦公平臺還支援日誌、水印等技術，能夠實現洩密源頭快速追溯，助力該建築央企打造完善的文件安全管理機制。
金山數字辦公平臺為該建築央企提供了統一的雲端儲存平臺，幫助其打造企業級知識庫，實現了對企業內部及各區域子公司從合同、前期接洽檔案、階段設計成果到滿意度調查等專案資料，以及企業研發、培訓等內部文件的全量儲存及管理。從而使得集團能夠對各所屬單位、總公司各業務條線進行統一管理和掌控，有效避免了因人為原因導致資料缺失問題。
同時，結合金山數字辦公平臺所具備的秒級文件檢索能力，使該建築央企員工可以按需進行內部資料的實時呼叫查詢，全面提升企業級知識共享和利用能力。
例如，在疫情期間的居家辦公場景下，透過雲端儲存的全面應用，使該建築央企員工在家也能夠進行文件資料的實時共享及按需查閱，進一步最佳化了員工居家辦公效率與體驗，有效避免了疫情的線下衝擊。
在集團打造一體化的協同辦公體系，幫助該建築央企實現對企業內部辦公軟體和工具的統一管理，進一步為集團提升企業管理的規範性以及合規性提供有效支撐。
透過金山辦公數字平臺的整體部署，該建築央企各所屬單位、業務條線實現了雲端與本地工具、文件格式以及不同業務系統非結構化資料的統一，使得檔案格式不相容、打不開的局面徹底消失。
同時，金山數字辦公平臺所具備的豐富的標準化API介面及開放的系統對接能力，能夠將金山數字辦公平臺與集團內部原有辦公軟體及OA系統快速對接整合，實現資料和系統的快速呼叫。
圖4：金山數字辦公平臺 文件中臺
經過近兩年的使用，金山數字辦公平臺已在該建築央企集團各級單位，數十個業務部門全面推廣應用，廣受好評。
未來，隨著合作進一步加深，金山辦公還將在“雲網端”方面持續為該建築央企賦能，透過數字辦公平臺能力的進一步升級，使其能夠實現雲端、網路及員工終端的緊密閉環，進一步提升員工辦公體驗和效率。
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