律師為什麼都喜歡用企業網盤辦公呢?
律師為什麼都喜歡用企業網盤工作呢?
說到網盤,早期市場上有很多選擇,360 、騰訊、新浪,都有自己的網盤服務,後來因為成本及技術因素,大量關停。最後剩下為數不多的網盤中,百度雲可能是目前大家最為熟知、常用的。
百度雲的優勢在於:1 、儲存空間,免費使用者完成幾項任務後,可以獲得高達2T 的儲存空間,足夠滿足日常使用需求;2 、豐富的資料共享生態,網路上很多大體積檔案、資料,大家都喜歡透過百度雲共享。
所以百度雲產品定位在生活、娛樂,如果用於工作場景,則更推薦另一款網盤工具“ 堅果雲” 。
相較於百度雲,堅果雲有著更強的檔案版本控制、團隊協同操作、高度安全保密等功能特性,很適合有大量文書資料儲存、交還需求的律師行業使用。下面結合我的實踐經驗,來和大家分享” 律師如何用堅果雲高效辦公” 。
1 、團隊協作
前段時間團隊做一個房地產企業的破產案子,涉及的資料非常多,工作量巨大,前後有超過30 名律師共同參與,我們之間的檔案交換成了大問題。
一開始透過手機群傳輸,但大家在裡面討論發言很容易將資料檔案淹沒,並且聊天檔案沒有結構分類,查詢非常不方便。
我是堅果雲會員,於是負責檔案歸檔工作,專門建立了一個同步資料夾來放置專案檔案,再根據各個同事參與的環節,將相應資料夾共享給他們。
上圖是在電腦上安裝堅果雲客戶端後的檔案同步效果,檔案、資料夾名稱後有綠色打勾的,即為已同步完成。
堅果雲同步資料夾的建立者(管理員)可以為每個資料夾設定不同檢視/ 下載許可權,其他同事安裝客戶端後,我給了下載許可權的資料夾,會自動同步到他們電腦上。
有些同事負責債權申報,每天需要對受理材料進行掃描,我給他們的資料夾上傳許可權,不同小組的申報資料就可以彙總到一個資料夾,其他同事給檢視許可權,避免申報資料被修改/ 移動。
而之前有下載許可權的同事,客戶端會自動同步最新上傳的資料,免去了互相詢問、傳輸最新資料的麻煩。
當然,這個專案協作中,為了提升大家工作效率,除了使用堅果雲功能外,根據破產專案的流程和分工,構建合理的目錄結構也很關鍵。
我做了一個思維導圖來展示目錄結構,感興趣的朋友加我手機索取電子版。
2 、虛擬U 盤
在我的堅果雲裡,有一個名為U 盤的資料夾,其中會放我經常使用的檔案,比如委託手續、律師/ 律所證照等。
這就有了一個雲端虛擬U 盤,在辦公室之外需要這些資料,哪怕我沒有帶自己電腦或U 盤,也可以在任何一臺有網路的電腦上開啟和使用這些檔案。
經過我編輯和修改後的檔案,再隨手拖動上傳堅果雲,我開啟自己電腦後,又回自動同步到本地。
比起實體U 盤,不但隨處可用,還節省了插拔- 識別- 剪下/ 複製這些步驟,更關鍵的是,永遠不會感染病毒。
大家可能覺得,如果經常在別的電腦上使用堅果雲,每次都要輸賬號密碼比較麻煩,其實不用。
比如我們所印表機使用一臺公共電腦,我直接在這臺電腦的瀏覽器上儲存了賬號密碼,每次開啟自動填寫。
賬戶安全問題則完全不用擔心,對於沒安裝客戶端的裝置,堅果雲會要求進行驗證,驗證碼自動傳送(秒發)到手機,安全登入。
3 、優雅分享
相較於大部分網盤下載檔案,都需要先註冊賬戶,堅果雲可以設定更優雅的資料分享方式。
所以我在個人分享檔案時,都會加上一句:作者是堅果雲網盤付費會員,您無須註冊即可下載
透過這個堅果雲連結訪問我分享的資源,不僅免去註冊、登陸麻煩,還可以直接在手機裡檢視檔案內容。
雖然本文開始重點介紹了堅果雲在破產專案中律師協作的運用,但我最初購買堅果雲會員,其實就為了提升公號讀者的使用者體驗。
直指檔案分享、查閱、下載功能,互動介面沒有任何多餘資訊,比如亂七八糟的廣告、活動引導等等,足夠優雅,是我選擇和推薦堅果雲的最終原因。
4 、免費功能
堅果雲的基礎功能可以免費使用,如非重度使用者,或工作需要大量檔案儲存,其實足夠滿足日常使用。
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