高效數字化辦公體驗 企業級掃描捕獲解決方案解析

      企業的數字化轉型，是對公司的組織和業務流程進行一次徹底的改革，絕非易事。縱然企業上了成套的IT系統，部署了雲端計算、大資料分析、物聯網或移動辦公解決方案，可以加速這一程式，但並未觸及其核心，企業的數字化轉型還是需要企業重新思考文化、戰略、經營流程的方方面面綜合在一起才能完成的。

　　而在辦公領域，能夠帶來高效的數字化協作，確不是什麼難事，因為柯尼卡美能達帶來的《企業級掃描捕獲解決方案》，就創新性的突破了簡單的辦公掃描，為廣大商務使用者帶來高效的數字化辦公體驗。

　　 什麼是《企業級掃描捕獲解決方案》呢?

　　在瞭解整個方案前，我們來梳理一下，企業對於文件、照片等一些非結構化資訊是如何處理的。一般來說，企業希望將文件進行數字化處理，分為幾個步驟。

　　第一步就是資訊捕獲。 使用者透過多功能影印機，檔案掃描器、移動裝置來進行資訊的第一次採集，這裡可以是照片、可以是文件，也可以能是一段影片、一段音訊。

　　第二步就是將這些零散捕獲的資訊，集中進行整合處理。在過去很長一段時間，這部分工作都由人工所從事，但隨著資訊化程度的不斷提升，紙質檔案可以掃描數字文件、掃描檔案的清晰度增強、採用OCR技術處理為可搜尋的PDF又或者是轉換成可編輯的常規檔案，總之處理這些非結構化資訊的手段越來越多，處理方式上也是越來越高效。

　　而第三步，就是如何使用。捕獲和處理後的檔案，需要合適的歸檔及分發，所以相應的解決方案也是非常豐富，而實現資訊的快速分享，也擁有多種方式，包括電子郵件、掃描至指定資料夾、SharePoint以及檔案管理系統及雲端儲存等等。這些也加快了整個數字化資訊的分享，最佳化了整個數字化的辦公流程。

　　那麼三個步驟完成後，一次簡單的文件數字化工作也算告一段落，但是這一套整個流程，如何整合在一起，並且賦予其更多的功能、更便捷的操作，就成為了今天柯尼卡美能達帶來的《企業級掃描捕獲解決方案》。

　　細節之處，我們往下為大家一一分解：掃描捕獲解決方案 eCopy ShareScan

　　 檔案可編輯提高數字化使用便利

　　在我們生活中，數字化文件可以說已經佔據了主流，但是對於掃描後文件的處理仍需要列印後手動標註，人工進行讀取相關資訊等，而傳統的OCR轉化的PDF檔案，是很難進行編輯的。

　　而柯尼卡美能達eCopy ShareScan解決方案，則可以讓業務程式擴充套件到所有的裝置，並向任何業務應用傳達資訊。它可以提供高效且準確的方法，將紙質檔案轉換成各種可編輯的格式，包括Word、Excel、PowerPoint等等，方便使用者的二次編輯使用。此外，eCopy ShareScan解決方案還可以將檔案中的圖片、檔案，提供有保護的傳送，並且提供多種分享渠道，讓使用者可以輕鬆獲得處理好的數字文件，而這個過程柯尼卡美能達遵從了處理紙質或數字檔案時的三大關鍵要素- 安全性、可靠性和生產力。

　　 使用者自助歸檔保障資訊保安

　　在複合機等裝置採集資訊、整理和傳送後，我們有時會遇到一個問題，就是掃描後的電子檔案發錯了，本來發給人力的表格，發給了財務，本來發給財務的表格，發給了某個主管，耽誤事不說，恐怕還會引來別的麻煩。

　　而eCopy ShareScan解決方案，則可以解決這種麻煩。在掃描過程中，允許使用者輸入與個人資訊相關的關鍵字，而該方案可以憑藉關鍵字自動建立目錄，並將掃描檔案自動歸檔，這樣其他使用者就不會錯誤地收到數字化檔案了。

　　不僅如此，該解決方案還可以強制使用者認證身份登入，並自動將掃描文件與使用者資訊繫結，這樣掃描的檔案就會發給指定使用者，避免錯誤傳送的發生。同時，凡是傳送到指定資料夾的檔案，還可以轉化為可搜尋的PDF檔案，這樣大大提升了檔案傳輸的效率，最佳化了檔案可查詢的流程，保障自助歸檔檔案的資訊保安。

　　 多目的地傳送簡化業務流程

　　在複合機上將紙質文件掃描成電子文件後，使用者使用eCopy ShareScan解決方案可以設定將數字檔案，分享至多個目標使用者。

　　比如企業中採購部門和財務部門，他們都需要將發票或訂單掃描轉化成數字檔案，而這樣的重複掃描操作，完全可以透過eCopy ShareScan解決方案來完成，只要在掃描前進行設定，一張掃描後的發票就可以傳送到財務和採購部門的郵箱，甚至還可以同時分享給更多的決策層人員，在幫助這些使用者提升掃描的效率的同時，還可以節約成本。

　　 資料庫查詢資料自動生成匹配

　　上面我們提到了掃描件的多目標分享，特別是採購與財務部門，可以減少很多不必要的重複勞動，提高辦公效率。那麼作為進階方案，eCopy ShareScan還可以為指定檔案，建立可以查詢並自動匹配的資料庫，這樣使用者在收到指定檔案後，就會自動啟動下一段工作，全面最佳化辦公流程。

　　那麼這個過程如何實現的呢?原來eCopy ShareScan資料庫查詢擴充套件器允許使用者使用已連線管理器的伺服器上執行資料庫查詢。簡單來說，使用者掃描文件並輸入供應商名稱，之後資料庫會自動匹配輸入的資訊，並返回包含此部分的供應商名稱，並將聯結器將檔案傳送到一個資料夾並對其命名，最後對接財務系統，為供應商結款。

　　這樣的方案，可以全面最佳化辦公流程，避免繁雜的人工勞動，全面提升了辦公效率。

　　總的來說，企業級掃描捕獲解決方案-eCopy ShareScan，可以全面整合使用者數字化工作，為使用者帶來一套高效的掃描應用流程，在幫助使用者全面提升辦公效率的同時，也挖掘了複合機產品的最大效能。相信這樣一個非常成熟、完整的掃描捕獲解決方案能夠幫助企業更好地實現數字化管理與運營，為企業的現代化文印管理提供強大的保障。