因為這5個工具,同事直呼我時間管理小王子

CodeSheep發表於2022-06-06

寫在前面

關於時間管理、如何做計劃、如何提高執行力等等相關話題其實很早之前我就想寫了,但一直拖著遲遲沒有動筆。

在之前的一篇文章曾詳細聊過自己對於時間管理,如何提高執行力,以及如何擺脫那種沒有靈魂的任務計劃的一些思考和做法。

還記得那張圖嘛?

一個看板+7個池子是靈魂。

而今天這篇文章,則從具體工具的角度出發,把最近這兩年來自己用過的相關工具再做個整理和分享,希望能對大家有用。

話不多說,上菜!

本文在GitHub開源倉庫「程式設計之路」 https://github.com/rd2coding/Road2Coding 中已經收錄,裡面有我整理的6大程式設計方向(崗位)的自學路線+知識點大梳理、面試考點、我的簡歷、幾本硬核pdf筆記,以及程式設計師生活和感悟,歡迎star。

時間追蹤工具

要想做好時間管理和規劃,那首先你得知道自己過去的時間都花在哪裡了。所以需要一個時間追蹤工具來進行事後的時間分析,這相當於一個覆盤報告。

個人感覺時間分析其實挺有必要的,有時候自己稀裡糊塗地過,如果沒有一個統計覆盤報告,根本不清楚自己的時間究竟用來做了什麼。

這時候有一個好用的時間統計分析工具就變得十分有必要了。就算事後能起到一個警示,那也算髮揮作用了。

當然這裡的時間追蹤有不同角度的需求。

需求一:藉助軟體自動記錄每天花在不同軟體或者網站上的時間

比如有一款叫做kronos time tracker的免費時間統計工具就可以用來進行時間追蹤,可以統計每天你在不同軟體上所花費的時間,並且形成清單或者報表以供檢視。

雖說功能性上用起來還算湊合,但是畢竟免費,還要啥自行車。

除此之外還有一個名叫RescueTime的軟體,則是一款更加專業的跨平臺時間統計分析工具,你在電腦/手機上花了多長時間,時間花在哪,它都能告訴你。

在它的生成報告(日報、週報、年報等)上可以很清楚地顯示你在哪些軟體和網站上花了多少時間,除此之外,還可以自定義分類,甚至去設定屬於自己的週期性目標,提升工作效率。

需求二:記錄和追蹤自己每天在不同計劃任務上的耗費時間

當然這裡的計劃任務指的是你自己提前列好的TODO List,可以結合相關的時間追蹤和記錄軟體來統計每天在不同任務上的花費情況。

這種功能在很多計劃清單軟體和App上都有的,可以針對性地利用一下,以macOS平臺為例,Timelogger就是一個不錯的選擇。

另外手機端像番茄ToDo、專注清單、滴答清單等也都有類似的統計和報表功能,有需要也可以用起來。

清單工具

如果說單純用來做線性的計劃清單,或者羅列ToDo List,那Microsoft To Do基本就足夠了。

除此之外,同型別的還有像滴答清單,包括下面在聊番茄工作法時所提到的專注清單等這些軟體,都能完成這個基本功能。

對於我個人來說,這類工具也用,但更多時候是做一個臨時的備忘工具居多。系統地製作學習計劃和工作計劃我還是用看板工具更多一些,下面也即將詳述。

任務看板工具

我們都知道,公司或者團隊在做計劃時一般都有自己的團隊看板工具。

每天早上的立會上,我們都會對著自己團隊的大看板,來彙報任務和領取任務,儀式感滿滿地開啟一天的工作。

同理,我覺得個人在學習和工作的時候,製作一個屬於自己的電子看板也是一件很酷的事情,要的就是這種儀式感滿滿的感覺!

看板工具其實有很多,大到企業級團隊常用的專業級工具,比如Atlassian的JIRA:

它就不僅僅是看板這麼簡單了,看板只是它的一部分功能。它可以算得上是一個非常專業的團隊協作工具了,管理、開發、測試、釋出都可以用。

除此之外,稍微輕量一些的工具比如像:Worktile、Leangoo、Trello、包括像notion,這些都可以用做看板工具,進行個人的任務計劃、管理、追蹤、覆盤,而且這些看板軟體之間的功能也基本類似。

我們這裡以個人一直在用的任務看板工具Trello為例,它既是我的任務計劃工具,也是個人的任務看板工具,當然其他看板軟體的功能也基本類似。

我在自己的電子看板上規劃了7個「任務池子」:

  • 任務計劃池
  • 任務就緒池
  • 任務執行池
  • 任務驗收池
  • 任務完成池
  • 任務阻塞池
  • 任務醬油池

具體的解釋和作用可以參看之前的那篇文章,裡面已經詳細解釋過了。

所以每天我只要重點保證「任務執行池」裡的條目全部清空,那就說明完成了一天的任務;而每週只要保證「任務驗收池」裡的條目全部清空,那就說明完成了一週的任務!這樣心裡就會非常充實。

現在每天晚上最有成就感的事情,就是將完成的任務卡片一個個拖到「任務完成池」裡,每次都能引起極度舒適,並且非常有成就感。

如此迴圈往復,將任務計劃和執行,變成一種能看到積極反饋的正向工作流,這樣習慣就能慢慢形成,而習慣一旦形成,很多事情就好辦了,執行力也能慢慢上來。

番茄時間工具

這類工具實在太多了,不論是手機App,還是電腦端軟體,都有很多,隨便找一個功能上都大差不差。只不過有些還帶有比如做計劃列表,以及任務時間統計分析等一些額外的附加功能。

比如「專注清單」這個工具就可以完成對應的功能,它本身包含番茄時鐘+任務清單兩項主要功能,基本就夠用了。

手機端的話,像番茄ToDo、專注清單、滴答清單等工具的番茄計時功能用得也十分廣泛。

物理小看板

最後還有一個非常樸素和原始的物理記錄法,也跟大家分享一下。

最近一年,我個人會日常備一個液晶的手寫小黑板,直接立在辦公桌或者顯示器的邊上,就像這樣:

主要用於記錄一些今天必須要做,但是又非常容易忘記的一些雜七雜八的瑣事,隨手記,完成一項劃掉一項,每晚清屏。

隨著年齡的逐漸增大,家庭、生活、以及工作上的瑣事越來越多,好些事情經常會記不住,所以有時候迴歸到最原始的一種備忘方法,用這樣一個物理小黑板記記東西也挺好,一目瞭然,使用起來也很直觀。

後記

以上就是個人在時間管理和任務管理方面的一些方法和心得,這裡也算是做一個總結和記錄吧。

希望我們都能高效工作,快樂生活,變得越來越好!

本文在GitHub開源倉庫「程式設計之路」 https://github.com/rd2coding/Road2Coding 中已經收錄,裡面有我整理的6大程式設計方向(崗位)的自學路線+知識點大梳理、面試考點、我的簡歷、幾本硬核pdf筆記,以及程式設計師生活和感悟,歡迎star。