物料編碼與版本管理淺析（基於SAP）

編碼管理和版本管理是企業資訊化過程中必然遇到的兩個基礎話題。圖號、物料號、編碼三者之間的關係是什麼？為什麼國內很多製造型企業既有圖號、也有物料號，對企業編碼管理的正確、合理方式是什麼？當對物料進行更改時，究竟應該是透過版本進行控制，還是應該給出不同的編碼？本文針對這些問題，結合物料管理理論，基於資訊化物料管理專案實踐，對編碼管理和版本管理進行簡單分析，以期豐富物料管理理論、提升企業資訊化專案實踐的成功率與滿意度。

 

1 業務概念

 

1.1 編碼

 

編碼是物料的 “ 身份證號 ” ，是物料的唯一標識，其基本要求是唯一性。比如手機號編碼全球內唯一，身份證編碼國內唯一，物料編碼企業內唯一。常見物料的物料編碼方式有 4 種：流水編碼、分類 + 流水編碼、隸屬編碼，混合編碼。

 

1.2 圖號與物料號

 

圖號是圖紙中零部件的編碼資訊，用來標識圖紙中具體零部件。一般來說，圖號是依附於圖紙並專門為圖紙服務的。圖號一般受到產品結構的影響，反映較多圖紙和部件結構資訊。物料號是企業下游對物料標識的一種稱呼，通常是指具體的零部件，體現較為濃厚的單個物料資訊。企業中使用的圖號和物料號也都屬於物料編碼範圍，二者基本要求都是唯一性。由於歷史及習慣原因，國內企業的圖號編碼大部分為隸屬規則；物料號則根據每個企業的管理習慣不同而存在多種同規則，如果分類編碼、流水編碼等。

 

1.3 版本

 

版本是在編碼不變的前提下，對物料演變過程的歷史記錄。版本通常會有大小版本之分。一般地，對產品釋出前的修改稱為小版本變化，產品釋出之後的修改稱為大版本升級。

 

2 編碼管理

 

2.1 企業下游物料編碼方法

 

對製造型企業來說，設計是上游，也是圖號產生部門。既然設計圖紙中的圖號可以唯一標識零部件，對於相同零部件，下游的工藝、製造、採購、財務等環節是否可以按照設計確定的圖號繼續進行後續管理呢？一般存在以下兩種情況：

 

a) 以圖號為基礎繼續進行後續管理。對於已經有圖號作為標識的，下游部門繼續使用圖號作為物料的唯一標識；對於沒有給出圖號的過程物料（如製造過程部件或者採購合件等），可以基於圖號規則（或與其他規則相結合）繼續給出新的圖號規則。也就是說，整個企業的物料管理均是以圖號為基礎進行管理。

 

b) 不使用物料號，重新定義一套編碼。因為設計不能給出製造、採購過程中的圖號，為便於下游統一物料管理，下游部門重新給出一套符合自己管理的物料編碼體系，比如全新的分類編碼、流水編碼等。

 

以上兩種下游物料編碼管理方式取決於企業自身。事實上，只要做到一物一碼（甚至是一物多碼）就可以滿足企業物料管理的基本要求。

 

2.2 統一編碼管理

 

一般地，企業下游管理的物料涵蓋企業各個業務環節，涉及計、製造、採購、物流、質量等多個部門。既然下游對企業物料的管理範圍和數量遠大於上游，為什麼不直接取消圖號，統一企業物料編碼方式呢？很多企業將圖號、物料號兩種不同的編碼規則在企業內部並行執行，不但白白增加企業物料編碼的管理成本，而且是導致 “ 一物多碼 ” 的重要原因。這是因為大部分企業存在這樣的物料管理誤區：

 

a) 雙方都不願意改變現有管理習慣。一方面，國內現有圖號邏輯大部分為隸屬編碼規則，這種規則比較便於設計人員直觀的進行產品及零部件別，且具有一定歷史。另一方面，對企業範圍內物料進行統一分類、流水等管理方式，比較合適倉庫、採購、財務、製造人員的管理。

 

b) 認為兩套編碼體系是正常的。只要二者能夠通某種對應關係實現一一對應即可，沒必要統一企業範圍的物料編碼管理體系。

 

事實上，增加一個不必要的物料給企業帶來的不僅是設計上的重複工作，還有製造、採購、財務、倉庫等綜合管理的成本增加。合理的管理方式應該是淡化甚至消除圖號，統一企業範圍內編碼方式，消除因不同編碼體系帶來的管理內耗。

 

3 版本變化與編碼變化

 

3.1 問題提出

 

產品部件進行修改時，更新版本和更換編碼是是 “ 二選一 ” 的。有的企業進行物料修改時，將原來的編碼改為類似 “ 編碼 +v1 、 v2……vN” 等進行區分。這種管理方式的本質是依然是新增物料號，並非嚴格意義上的版本管理，因此也是不規範的。一般的產品或物料管理系統都支援版本記錄與編碼申請，那麼產品修改時，何時透過不同版本進行管理，何時透過不同編碼進行管理呢？

 

3.2 解決方案

 

首次釋出前修改

 

產品首次審簽發布 / 批准之前，所有的駁回修改都應該是小版本升級，因為這是產品設計不斷修改、完善的過程，所有修改記錄都應該保留。

 

首次釋出後修改

 

對於已經發布 / 批准的物料再次提出修改請求時：

 

(1) 如果是在製造過程中，發現產品本身設計錯誤，則設計部門需要立刻進行修改，進行大版本升級，編碼不變。同時，設計、工藝、製造、採購等下游部門需要給出在製品處理意見。

 

(2) 如果是在生產過程中，需要根據訂單變型生產不同產品，需要進行不同的財務成本統計，則需要透過另存或重新設計給出新的、不同物料編碼，然後重新進行審簽發布。

 

(3) 如果是生產過程中，發現有些可以最佳化改進之處：

 

a) 如果這種改進是針對後續所有產品，那麼需要進行大版本升級，並給出改進前的版本的在製品處理意見；

 

b) 如果這種改進是一種變型設計，那麼需要透過另存或重新設計給出新的、不同的物料編碼；

 

c) 如果不確定這種改進是否合適，那麼需要下發臨時技術通知單，待確定後再判斷是修改為新的版本還是給出新的不同物料編碼。

 

4 結語

(1) 闡述編碼、圖號、物料號、版本各自業務概念，說明企業中常用的圖號、物料號都屬於編碼管理範圍。

 

(2) 說明企業下游的編碼管理可以是多樣的，只要滿足唯一性要求、並且在實際使用中得到認可就是可行的。建議在企業範圍內統一編碼管理，降低因為多重編碼體系帶來的企業管理內耗。

 

(3) 指出版本變化與編碼變化二者是對立的。針對修改中遇到的管理困惑，結合不同的實際修改業務場景，給出一種版本變化與編碼變化的業務管理規範，有益於物料管理理論發展，同時對企業實際物料管理也具有一定指導及借鑑作用。

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