淺談SAP期末清帳和重分類

淺談SAP期末清帳和重分類

通常企業都會制定完善的應收應付管理制度,ERP應該能提供及時登記往來款項和準確反映應收應付帳款的形成、回收、支付及增減變化情況並按月進行核對與清理的功能。

SAP提供了強大的應收應付管理,簡單列舉幾個其應收應付功能:

(1).購銷合同中明確各項條款

應收應付從購銷單據開始就可明確各種條款,通常,顧問們會傾向於使用採購/銷售文字(請參考相關篇幅)功能來定義各種條款,這些條款被寫入採購訂單或銷售訂單主資料, 主要包括付款方式、付款日期、運輸情況、包裝方式、送貨期限甚至違約違約責任, 這些條款將隨採購訂單或銷售單據被列印或被傳真並形成法律效應,SAP提供了Output Message來完成列印或傳真功能,可以將來發生爭端時根據尋求訴訟保全。

(2).雙方往來對帳

 一個公平競爭的市場環境下整個企業鏈應該是雙盈的,在SAP財務模組提供了階梯式的往來通訊功能,包括:

a.     信函功能(Correspondence)

典型的信函有支付通知(Payment notifications) 、對帳單(Account statements) 、

餘額確定單(Balance confirmations)等, 支付通知實際上也包括到期需要付給人家的款項,應收過大容易形成壞帳,應付過大也容易造成資不抵債高負債運營。

 b．自動支付（Tcode：F110）

    SAP提供了自動支付功能，可以自動找到到期的應付形成付款，當然企業可以根據其支付計劃進行一定調整，按照國外習慣,到期即需付款,延期的應收和應付需要計息,而按國內實情,顯然自動付款實現不大現實。

c.催款(Dunning,Tcode:F150)

  相對普通訊函而言,催款更加正式,SAP提供了多級催款,甚至在催款時可以計算利息,當

然催款也包括企業的應付帳款的催款(自催)。

（3）.制定激勵政策

SAP對商業折扣,現金折扣,銷售返利等業務提供了相應處理方案。

(4).評估和信用機制

SAP有供應商評估和完善客戶信用控制功能。

國內ERP管象預付衝應付、預收衝應收等業務處理叫核銷，SAP管這些業務叫結帳/清帳，清帳一般包括平時手工清帳和月末自動清帳兩種方式。

手工清帳相關Tcode:

(1).F-03/ FB1S:手工清G/L account未清項（針對使用了未清項管理的一般總帳科目）

(2).F-44/ FB1K:手工清Vendor未清項（各供應商的應付未清項清帳）

(3).F-32/ FB1D:手工清Customer未清項（各客戶應收未清項清帳）

(4).F-04:G/L account的帶清帳的過帳

(5).F-51:Vendor的帶清帳的過帳

(6).F-30:Customer的帶清帳的過帳

F-04,F-51,F-30這些Tcode初始螢幕顯示的預設憑證型別不同而已,可以使用OBU1設定，使用這些Tcode在平時記帳時就可清帳。

SAP中的應收應付模組和總帳整合設計簡潔，如下：

第一步：應收應付/預收預付/其它應收其他應付被設定成為統馭科目，這些科目或被設定到供應商/客戶主資料或被設定為特殊總帳標誌，在記帳時是直接輸入供應商/客戶（或+特殊總帳標誌）自動帶出的，而國內傳統做法是記帳時輸入應收應付/預收預付/其它應收其他應付這些科目再將供應商/客戶作為輔助核算欄位。

        顯然，SAP不大可能會出現應收應付和GL不匹配的業務場景。

第二步：SAP提供了一套表來記錄供應商/客戶已清項（Cleared Items）和未清項（Open Items），典型的Table： BSIS/BSAS | BSIK/BSAK | BSID/BSAD。

平時實際上就可使用F-44或F-32及時清帳，比如將某供應商的一筆預付去清某筆應付，而不需等到月底湊熱鬧統一去做。在本書的相關章節，曾論證了SAP應付帳款未清行項中為什麼沒有帶採購訂單號 +  利潤中心，實際上供應商的一筆預付可能是針對某採購訂單的應付未清項，此時SAP沒有提供預設解決方案，原因是SAP供應商發票校驗時可能根據多個採購訂單集中校驗，這些採購訂單可能採購了多個利潤中心的多個物料，彙總的一筆應付無法鉤稽到採購訂單 +  利潤中心，而在有些企業的實務中可能應付是唯一對應到一採購訂單和利潤中心的，在這種情況下，如果需要加強清帳功能，可以考慮使用SAP的憑證增強功能寫入採購訂單和利潤中心。

除了手工清帳，SAP還提供了自動清帳功能。

自動清帳相關Tcode:

(1)F.13:不帶清帳貨幣（針對未清項管理的總帳應收應付和GR/IR科目自動清帳）

(2)F13E:帶清帳貨幣的自動清帳

手工/自帳清帳規則

A． 無論手工清帳還是自動清帳，相關科目一定要需設定未清項管理。

B． 使用手工清帳,科目主資料“建立/銀行/利息”屏的的自動過帳標緻不能選上。

C． 自動清帳可以針對應收應付和特殊總帳標置的預收預付其它應收其它應付間進行,

注意：A和W預設的特殊總帳標誌不能進行自動清賬處理。

自動清帳還包括進行未清項管理的一般總帳科目,特別強調一下GR/IR科目的自動清帳。

D．自動清賬通常根據借方貸方金額相同，和輔助條件欄位如採購訂單+採購行專案或分配欄位相同專案歸類清帳，典型的如GR/IR科目，清帳欄位是可配置的。

E．自動清帳也可在滿足清帳條件的多個借貸項進行處理。

F．自動清賬適用於銀行待清賬戶的處理（比如實施了電子銀行的的電子對帳單），由於手動清賬的靈活性，多數情況下，企業還是願意採用這種方式，特別是清帳時需要人為職業判斷的情況下，不準確自動清帳有時還會造成帳齡分析問題。

下圖為清帳的配置路徑，清帳配置包括定義清帳過帳碼、清帳規則和自動清帳的附加規則。

 

應收應付自動清帳困惑

GR/IR和採購訂單+行專案是一一對應的，即其每個行專案必定能帶上採購訂單和行專案，

這是SAP的設計特點(除了採購訂單外，也帶不出利潤中心).

http://community.kingdee.com/pages/sapguru/blog/archive/2007/12/28/267802.aspx

 

GR/IR作為中間科目，在收貨和發票環節實際上餘額（包括憑證貨

幣、本位幣和附加本位幣）必定平衡。可應收應付就不那麼容易了，以應付為例,和GR/IR

不同的是,因為後勤發票校驗時是多個採購訂單或一個採購訂單多個行專案，所以它不大可

對應到採購訂單+行專案，應收也同樣，所以，應收應付使用好自動清帳是不容易的，不過，

財務如果連付錢和收錢都懶的去做好而等著系統自動做的話，你老闆又怎麼可能放心呢？