如何啟動專案?(轉)

如何啟動專案?
本文向大家介紹，在專案啟動時應該做哪些準備工作。

趙曉東的煩惱海正公司的趙曉東最近心裡挺煩。公司前一段簽了一個100多萬的單子，由於雙方老闆很熟，且都希望專案儘快啟動，在籤合同時也沒有舉行正式的簽字儀式。合同簽完，公司老總很快指定趙曉東及其他8名員工組成專案組，由趙曉東任專案經理。老總把趙曉東引見給客戶老總，客戶老總在業務部給他們安排了一間辦公室。

專案進展開始很順利，趙曉東有什麼事都與客戶老總及時溝通。可客戶老總很忙，經常不在公司。趙曉東想找其他部門的負責人，可他們不是推託說做不了主，就是說此事與他無關，有的甚至說根本就不知道這事兒。問題得不到及時解決不說，很多手續也沒人簽字。

專案組內部問題也不少，有的程式設計師多次越過趙曉東直接向老闆請示問題；幾個程式設計師編的軟體介面不統一；專案支出的每筆費用，財務部都要求趙曉東找老闆簽字。趙曉東頻繁打電話給老闆，其他人心裡想，趙曉東怎麼老是拿老闆來壓人。由此，趙曉東與專案組其他人員和財務部的人員產生了不少摩擦，老闆也開始懷疑趙曉東的能力。

趙曉東的遭遇相信很多專案經理都親身經歷過，尤其是剛剛開始做行業客戶的公司，往往是公司的老闆和客戶單位的某個主管關係不錯或業務人員關係做得很到位，公司老闆希望趕緊做完專案，因此，常常跳過專案啟動環節，直接指令專案經理進入實施階段。結果專案剛開始就麻煩不斷。正所謂“好的開始是成功的一半”。做專案啟動是為了形成一個良好的溝通體系，讓所有與專案相關的人都理解專案的重要性，同時形成一個由雙方老總、專案負責人和專案組成員所構成的三級溝通體系，確保專案管理的暢通。

造勢：創造良好的施工環境

現在很多專案都涉及到使用者業務應用的軟體開發，在實施中要跟使用者的各個層面打交道，但現實往往是使用者單位的員工根本不瞭解IT公司在給自己的企業做什麼，因此，籤合同時有必要召開一個正式的儀式，向雙方員工傳遞專案的資訊，激發公司全體員工對專案的熱情。IT公司老闆、專案負責人、開發人員、施工人員和使用者方的領導、專案協調人、相關部門人員聚在一起，讓大家知道雙方的合作正式開始。儀式上，雙方領導要講話，特別是使用者方的領導要強調專案的意義。據說聯想上ERP專案時就專門召開了全體員工誓師大會，柳傳志親自到會講話，把ERP專案擺到關乎企業生死存亡的高度，並親手將一面大旗授予ERP專案的負責人。柳傳志還說，有人說現在上ERP是找死，但現在不上那就是等死，我們與其在這裡等死，為什麼不去拼搏一把呢？事實證明，這不僅極大地鼓舞了專案組成員的鬥志，同時也使全體員工明白這不僅僅是資訊部門的事，而是公司從上到下都要關心的事。

通過這個儀式，雙方要組成指導小組或專案管理委員會，由雙方總經理牽頭，專案負責人為執行人，日常聯絡由雙方指定人員。在籤合同時，利用雙方人員到齊的機會，IT公司要把軟體功能用通用、專業的語言和使用者方的領導、技術人員、業務負責人進行最後確認，因為此時有分歧改正的成本不大。同時，還可使雙方人員彼此認識，清楚各個層次的介面，大家混個臉熟，以後打交道就會更通暢。

專案簽字儀式可以在使用者單位舉行（可以節約使用者方時間），也可以在酒店舉行。要注意：簽字儀式要精心組織，場地要大一些，為雙方溝通營造一個好的環境。會前，每個模組負責人要明確自己的客戶介面，要找機會和對方單獨聊，拉近彼此間的關係。另外，會場上雙方老闆的融洽氣氛會對專案的實施具有一種震懾作用。

尚方寶劍：明確責權利

專案簽字儀式是造外勢。在公司也要造內勢，讓各個部門都知道這個專案能為公司創造哪些經濟效益，明確專案組人員和專案負責人，確定專案負責人的許可權。公司財務、採購、人事、技術、銷售等部門都要參加，這樣才能創造一個良好的內部服務體系，讓專案組把主要精力放在為使用者服務上。

公司內部要召開專案組成立會，會上最重要的就是頒佈一個“專案憲章”，包括專案的內容、專案負責人許可權、專案團隊成員、專案時間週期、專案需要的裝置、資金等，在憲章規定的範圍內，專案經理比總經理大，與此相關的事情，由專案經理負責。這樣，人事部在專案實施期間，就可以按照憲章規定，由專案經理來調動專案人員，而裝置採購（往往不是一次性採購，而是根據專案進度購買，這樣可以省錢）也就不需要一次次找總經理，只要是憲章規定範圍內的，由專案經理簽字就可以了。尤其是在軟體開發上，專案組成員一定要清楚使用者的需求，不能擅自答應使用者增加功能，因為這會帶來很大的風險（後面幾節我們會具體探討）。

專案憲章必須由總經理和專案經理簽字，並在會上宣讀。為了增強團隊凝聚力，可以在會上舉行專案組宣誓或誓師宣言，形成“成則舉杯相慶，敗則拼死相救”的團隊精神。內部造勢不僅可以讓各個部門瞭解專案，創造條件服務專案組，而且可以給專案組成員以壓力和動力，意識到專案的意義和團隊精神的重要性。專案憲章對專案經理來說就是一把尚方寶劍，聯想ERP專案組的幸運就在於一開始就拿到了這把尚方寶劍，而這正是海正公司的趙曉東沒有拿到的東西。

在專案憲章的基礎上，公司應該形成具體的專案任務書，細分到各部門、個人，發到總經理、專家小組、開發部、財務部、市場部銷售部、行政人力資源部等。

營造了內外兩個良好的環境，專案啟動就是水到渠成的事，專案組成員就可以集中精力投入到實施中去，專案的成功也有了更大的保證。

最後，要提醒專案經理特別注意：在專案合同確定的最後一刻，還要對合同進行最後的審定，合同審定一定要聘請一位專業律師，對合同的一些關鍵細節進行“咬文嚼字”的審定。

專家 點評

一個專案的成功啟動絕不是靠專案組或專案經理就可以的，必須具備內部和外部兩個條件，所以，雙方的一把手都要高度重視，尤其是在目前中國的公司文化環境下，專案經理需要“專案憲章”作為尚方寶劍，而使用者方的資訊主管同樣需要自己領導的講話精神作為尚方寶劍。

合同審定的關鍵字

★ 合同歧義

★ 硬體的數量、型號、品牌

★ 應用模組描述具體、清楚、準確

★ 驗收的時間、內容

★ 付款方式、時間、往來賬戶

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★ 違約責任、解決途徑

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