ERP專案實施之啟動篇

萬事開頭難，古人自古就道出了這個普世之道，小到個人、企業，大到一個國家社會概莫能免。而ERP專案開始階段千頭萬緒，作為專案管理也必須把握重點。

萬事開頭難，古人自古就道出了這個普世之道，小到個人、企業，大到一個國家社會概莫能免。正由於人們對現實認知的有限性，才使得人們在開始一件事情的初始顯得艱難，特別是當這件事情是之前所未接觸過的事物時。企業實施ERP尤其類似，企業實施ERP一般而言僅有一次機會，第一次的成功與否異常關鍵，如第一次實施失敗，則企業可能會將ERP束之高閣，也許多年後才會重新提上日程。所以企業第一次實施成功的重要性不亞於一場重要戰役對一場戰爭的重要性，因為企業從論證到決定實施ERP已經確定了ERP作為是企業的改革重點和契機，是企業資訊化管理轉型的重要機會。進行一項如此重要的戰役，進行ERP專案的實施，對企業自身來說，卻是前無古人的新鮮事物，企業沒有過往的歷史經驗可以提供借鑑。猶如一場戰役，各方各面的條件因素都是因時、因地、因人而異，企業靠自身的力量和資源無法獨立完成，只能藉助外部力量來協助完成。聘請ERP諮詢公司是被廣泛認可的認為行之有效的ERP實施方式。企業實施ERP從立項開始到進行ERP選型，再到從為數不多的諮詢公司中進行甄選，短則數月，一旦確定最後的準備工作就緒，也就完成了專案立項準備階段，諮詢公司專案組進駐也就標誌著專案實施階段的正式開始。專案開始階段千頭萬緒，作為專案管理必須把握重點。英國俗語有言：Well begun is half done（良好的開端是成功的一半），用在ERP實施專案上再恰當不過。專案組織、專案計劃、專案目標和範圍、專案溝通方式等等、都必須在專案啟動的前期逐一進行確認，並將它灌輸給每個專案成員。下面我們從以下幾個方面進行一些啟動階段準備工作的探討：

1. 專案組織形式
專案組織分為企業領導小組和實施小組及諮詢顧問實施小組。對於作為ERP實施的主體，ERP專案作為“一把手”工程則要求企業的實施領導小組必須是公司的高層管理人員擔任，並且要求領導小組的組長必須是總經理或執行副總經理。為什麼ERP專案是“一把手”工程，很多文章都已經進行了充分的論證，在此不再贅述。公司高層領導對專案是否關注、關注程度如何將深刻影響專案的成敗！為保證ERP實施過程中各項流程和管理變革涉及到的各個部門都能及時有效的溝通，各個業務部門和財務部門的負責人必須是領導小組的成員，對專案進行指導。企業實施小組則主要由專案經理和關鍵使用者組成，專案經理由領導小組委派，可以是領導小組成員，關鍵是在企業熟悉企業管理和業務流程運作並且具備一定IT背景的人員擔任，溝通和協調能力要超過一般人員，為專職人員；關鍵使用者的構成主要由各業務部門的業務骨幹或主要業務人員抽調到專案組，一般有兩人一個為主一個為輔。為保證企業ERP實施的新業務方案和業務流程規範能切實可行，並能在公司內部各個業務部門完全的貫徹和傳承，保證知識管理和轉移的有效，所以關鍵使用者的作用不可或缺，也是實施上線後專案成功的關鍵。未來專案上線後，諮詢公司顧問人員將先後撤離專案組，此時關鍵使用者將起到真正的承上啟下作用，為將來企業ERP執行維護和業務優化調整提供有力的支援和保障。

2. 專案目標和範圍
專案的目標和範圍是專案成功與否的重要因素，目標的切實可行、範圍的清晰可見是專案的成功保障。ERP實施作為一個企業管理的資訊化變革，如果加入很多不切實際、模稜兩可的目標將導致專案目標的渙散，目標統一一致是至關重要的。同時要求專案範圍必須是清晰可控的，能做什麼不能做什麼必須明確。不能跨越邊界要求ERP實施去實現很多非ERP專案的企業工作任務或其他業務資訊化工作，否則將是捨本逐末，導致專案的延期，直至專案失敗。所以在專案啟動之處，必須非常明確的確定專案的目標和範圍，進行確認。

3. 專案計劃
在專案目標和範圍確定的基礎上，制訂合理行之有效的專案計劃，對任務、人員和時間進行合理分配。專案計劃的制定是一項要求細緻的工作，必須要把所有任務進行全盤的考慮，對現有和將來投入資源進行充分考量，包括企業的裝置、場地、實施人員、部門主要負責人、關鍵業務人員及其他相關資源。專案計劃的制定有不同的方法，在此不進行展開，關鍵的要點是專案的里程碑確認。專案里程碑要求必須在某個時間點完成某個階段任務或目標，比如需求調研分析的確認完成。一旦里程碑確認將不得更改，否則將會嚴重影響專案的進度，打亂整個專案計劃的通盤考慮，需要進行專案計劃變更和重新評估。專案計劃制定在專案啟動之初對專案整體的貢獻和重要性不言而喻。專案計劃制定的可執行性將對專案經理是一個嚴重考驗。專案計劃的執行和控制是專案過程中專案經理的另一項重要工作，在以後的專案實施文章中將進行闡述。

4. 專案溝通方式
在專案啟動之初為什麼要對專案的溝通方式進行考慮，並擺在啟動工作的重要事項呢？從事企業管理的人都知道，管理大部分的時間花在了溝通上，企業溝通成本非常高，電話、郵件、檔案、會議不同的方式都在一個企業同時使用，每次溝通的效果都各有不同。ERP專案實施也類似，溝通佔用了實施小組人員和公司內部人員大量的時間。以哪種方式溝通、如何溝通、溝通的目的是什麼都非常重要。在專案啟動之初，在專案組包括公司內部確定專案的溝通方式，針對不同的任務和情況採用不同的溝通方式進行明確定義，可以達到事半功倍的效果。由於溝通的雙方和各方在教育背景、知識積累、工作經驗和所處崗位和各自出發點的差別，會導致溝通效果差異。所以專案實施中溝通的效率會產生專案的效率。專案啟動之初讓專案組和公司內部上上下下都明白溝通的重要性並將採用行之有效的溝通方式和渠道進行確認，也就為專案成功提供重要保障。現代溝通方式有很多：即時網路通訊、電話、視訊、會議、郵件、正式文件等等。每種溝通的方式都有不同的要求。簡單舉個例子，對於專案會議的召開，就必須要求對專案會議的主題進行明確，同時對會議進行充分的文稿準備，並在會前發給與會人員，特別是會議的重要決策人員，同時在會議之前提前與重要決策人員進行初步的交流，保證會議時間的可控，提高會議的效率，保證會議決議的充分討論，並能最終做出科學的決策。會議作為專案實施的一種重要溝通方式，一定要在專案啟動之初進行明確，同時在以後的實施階段進行充分有效使用。

5. 專案啟動大會
專案啟動大會其實質也是專案溝通方式的一種，為什麼單獨作為重要一項內容呢？個人認為專案啟動大會的成功召開從實質上對ERP專案在公司內部的地位和作用，起到了很好的宣傳作用。猶如產品銷售需要廣告一樣。ERP實施在公司也要進行相關的廣告宣傳，進行相應的造勢。其作用有三：一是給公司內部所有員工包括所有管理人員和基層員工，進行一次大範圍的ERP知識宣貫；二是再一次強調ERP對企業的重要，強調企業高層對ERP的重視程度。有利於專案實施階段的順利推行，因為有企業高層特別是總經理在啟動大會上的支援表態，也就是給ERP專案拿到了尚方寶劍。三是給專案小組員工一次公開的激勵和表揚，提高參與專案人員的積極性和榮譽感。為專案的推動提供動力。同時也給專案成員一種無形的壓力，對於這個公司上下都及其重視的專案，對企業管理資訊化變革如此重要的專案只許成功不許失敗，引導專案成員更積極主動的承擔重要的工作和任務。簡而言之，專案啟動大會就是一次企業吹響進軍ERP的誓師大會。企業選擇了ERP，也就意味著企業將進行更多的變革，意味著企業開始進入一個嶄新的里程，不管結果如何都沒有回頭路可走。

專案啟動大會，是ERP專案啟動階段最後一項工作，它同時也就標誌著ERP專案啟動階段的結束，專案也將迎來了充滿困難的實施之路。在ERP專案的實施階段也許有時會碰到各種激流和暗礁，也許有時會風平浪靜，那麼在此過程如何駕馭好這艘ERP的大船在資訊化的海洋中航行呢？希望能在以後的實施篇中與大家一起共同探討和分享。

原文網址: http://www.chinasie.com/newsie/zyjj_view.asp?id=426