【分享】楊響亮：如何召開一個牛逼的IT專案啟動會

分享篇

專案啟動會是專案實施方法論中的重要一環，也是整個專案建設生命週期的開始，對促進專案建設具有重要意義。近日，大華南IT高管共贏圈邀請了廣州賽意資訊科技股份有限公司副總監楊響亮先生作微課堂分享，與大華南社群CIO分享如何召開一個牛逼的IT專案啟動會。

一、為什麼需要召開啟動會

1.啟動會是一個宣貫會議

啟動會是一個宣貫會議，因為是單向的、不需要與參會人員共同研討，因此不會讓關鍵使用者和業務部門產生質疑，避免在會上與組織者進行溝通。

2.啟動會標誌著IT專案正式啟動

啟動會一旦召開就標誌著IT專案正式啟動，這意味著公司的一個重大專案和一項重大的責任使命已經開啟，代表著各個相關的業務部門必須義無反顧地為專案所涉及的工作提供各種各樣的支援，包括後勤保障、人事管理等等。

3.啟動會開得好是IT專案成功的一半

啟動會開得好是IT專案成功的一半，能夠讓各個業務部門的人員清楚知道專案的概況，懂得如何配合。在召開啟動會的時候，可以與各個部門簽署相應的承諾檔案，確保各部門人員配合到位，有利於推動整個專案的進展。

4.通過啟動會樹立專案管理的威信

召開啟動會一定要邀請高層領導參加，通過領導的動員，讓公司各部門人員意識到專案的重要性，從而加大配合力度，樹立整個專案管理的威信。

5.通過開會奠定管理基調和規則

一個IT專案的啟動涉及各個部門，需要各部門人員的共同參與和配合，如何讓各個部門認真、主動地去配合整個專案的工作，這就需要制定一些管理制度和規則，包括考核管理機制等等。每個部門需要配合的工作都在啟動會上劃分清楚，然後通過考核進行獎懲，通過啟動會的召開奠定管理基調和規則。

6.要取得高層的支援

召開啟動會一定要取得高層領導的支援，如果高層領導允許召開啟動會，意味著對啟動專案的認可，這會明顯提升專案負責人在各部門人員心目中的地位，有利於推動專案。

7.策劃啟動會也是展示專案經理能力的時候

策劃啟動會也是展示專案經理能力的時候，如果專案經理能夠策劃一個非常成功的大型啟動會，那麼甲方也會比較認可整個專案，公司的各部門人員也會更加主動地去配合工作。因此，乙方專案經理一定要主動去主導一個啟動會的組織，通過啟動會的策劃展示自身的能力，讓甲方及公司各部門人員清楚專案經理擁有一定的權威和調動各方面資源的能力。

8.一定要開啟動會

大型或中型的IT專案一定要召開啟動會，比如ERP、MES、HR、BI等專案，一般涉及的部門超過兩至三個都應該召開啟動會，並且邀請相關部門的高層領導參與。只有高層領導參與了啟動會，各個業務部門負責人才會積極去配合工作。如果不召開啟動會，那麼專案寧可擱置。

二、需要哪些人蔘加才可以開會

在召開專案啟動會之前，首先要明確需要哪些人蔘加才可以開會。一般來說，專案在甲方由誰負責、誰出資金、誰主導，那這個人必須要參加會議；專案在乙方是誰在提供交付資源和決策、技術、方案，則相應的人員也一定要參與。因此，甲乙雙方一定要找到與專案核心工作相關的人員參加啟動會，否則寧願不開。

三、總策劃人是乙方專案經理

啟動會的總策劃人一定要是乙方專案經理，一方面可以展示自身的能力，另一方面可以認識更多的人。甲方由於樹立的威信已經到達一定程度，以及基本上沒有做過大型IT專案的經驗，因此如果由甲方去策劃啟動會，很有可能會存在缺失。

四、開會的時機

開會時機的選擇直接影響整個專案啟動會的效果。因此，要充分考慮開會的時間和實際情況，尋找最合適的開會時機。

 

1.合同已經簽訂

合適的開會時機是合同已經簽訂。合同簽訂意味著雙方有責任去做好專案工作，也意味著有更多的資源可以利用。如果合同沒有簽訂，雙方都不會認為專案已經具備了啟動的條件。因此，召開啟動會一定要先簽訂合同。

2.雙方專案組成員確認

另外一個合適的開會時機是雙方專案組成員確認，這代表專案實施能夠保障的資源已經被確認。甲方IT人員數量、關鍵使用者數量，乙方的顧問人數、團隊組成等等都要提前確定好名單，並在召開啟動會時一一介紹。

3.專案組成員已經進駐

召開啟動會的還有一個合適的時機是專案組成員已經進駐。專案組成員進駐是指顧問已經全部進駐現場，在召開專案啟動會後立即開始進行調研、訪談、方案的研討和溝通等工作。

4.擇日召開

擇日召開啟動會通常需要全面考慮選擇的日期數字是否吉利、雙方的高層領導是否有空出席、合同簽訂的專案啟動時間等因素。

五、會議的準備

 

1.會議通知

召開專案啟動會要釋出通知，同時要提前與參會的核心人員進行溝通，讓參會人員事先了解自己在專案中需要負責的工作和擔任的角色。

2.相關資料準備

相關資料的準備包括宣傳資料、現場擺設、物料、座位分佈、相關配套服務等等。

3.提前溝通好多方人員

多方人員包括甲方的總經理、副總經理、分管IT部門的領導、相關業務部門負責人等；以及乙方的高層領導、專案組成員和第三方人員（如軟體商）、政府機構領導等等。

4.關鍵是甲乙高層的時間

召開專案啟動會首先要確定甲方最高階別領導的時間，確定好之後，再去溝通乙方最高階別領導的時間，最後再安排其他人員參加。

5.通知到位

通知到位就是在通過郵件、微信、QQ等方式向參會人員發放通知後，還要進一步打電話或面對面溝通確認，確保參會人員收到通知並確認是否出席。

6.時刻關注領導時間是否變更會議時間

時刻關注領導時間，隨時與領導保持溝通與聯絡，關注領導動向，在專案啟動會召開前三天再次與領導確認參會時間。另外，在公司重要區域展示啟動會的宣傳資料，加深印象。

7.正式釋出

啟動會通知一定要正式釋出，並且製作宣傳資料，發放給相應的領導。郵件要同時群發至相應的參會人員，並且在雙方公司的刊物、門戶平臺上展示。

8.會議總時長

啟動會總時長建議在70分鐘左右，中間設定15分鐘左右的歇息時間，並且一定要按時開始、按時結束。啟動會按時開始、按時結束，代表著專案管理的基調和規則，能夠讓大家清楚整個專案的組織會議都是按時開始、按時結束的，一旦有違反規定的行為，可以通過扣減工資、績效或者通報等形式進行處罰。

六、哪些人蔘加

所有專案干係人都要參加啟動會，包括甲方IT團隊、乙方專案組團隊、甲方業務關鍵使用者、甲方業務部門負責人、甲方涉及的部門高層、甲方高層、乙方高層等等。此外還應考慮IT軟體商、政府機構官員的邀請。

 

1.甲方IT團隊

甲方通常會認為在整個專案中，甲方的IT團隊是一個知識轉移接收的部門以及IT專案能夠進行技術評定、評審的權威部門，因此甲方的IT團隊一定要參加啟動會，並且要正裝出席。

2.乙方專案組團隊

乙方專案組團隊主要是現場實施團隊，一般是長時間在現場工作的人員，如專案經理、各版塊組長、技術專家等等。

3.甲方業務關鍵使用者

甲方業務關鍵使用者參加啟動會，目的在於讓他們有一種儀式感和使命感，明確自身肩負的重大工作職責，從而更加專注的投入工作。

4.甲方業務部門負責人

由於甲方業務關鍵使用者的工作是由甲方業務部門負責人負責評價和推動的，因此在召開專案啟動會的時候，一定要邀請甲方業務部門負責人蔘加，包括生產部長、財務部長、車間主任等等。如果甲方業務部門負責人不參與啟動會，有可能會造成專案出現問題無人重視，也可能造成關鍵使用者不參與啟動會。

5.甲方涉及的部門高層

甲方涉及的部門高層是指歸屬於分管供應鏈的副總級別，包括車間主任、生產部長、採購部長等類似的崗位，這些副總級別的領導也要參加啟動會。

6.甲方高層

甲方高層是指專案最高負責人，如總經理、副總經理、CIO等等，這些人都要參加啟動會。

7.乙方高層

乙方高層是指實施方的高層，如總裁、總經理、副總經理、區域銷售總經理、某一產品線的最高負責人等等，都要參加啟動會。

8.IT軟體商

如果甲方有IT軟體商，建議推薦參加啟動會。因為甲方與IT軟體商是客商關係，如果IT軟體商能夠參加啟動會並發表講話，這對於甲方而言是一種承諾，有利於更好地開展專案。

9.政府機構官員

如果專案涉及到政府相關職能部門，如財務系統對應的稅局、財政局等，則要考慮政府機構官員的邀請。如果能夠邀請到政府機構官員參與，則會提高全員對專案的重視程度，營造良好的會議氛圍。

七、會議地點

會議地點根據啟動會的規模而定，一般會在甲方的會議室召開，如果人數過多，則會選擇類似影劇院等大型的場所。

 

1.需要注意人數

要注意出席啟動會的人數，根據人數選定場地和就餐地點。

 

2.挑選級別高的地方、佈置好座位、做好交通指引

召開啟動會是一件非常重要的事情，要選擇有儀式感、級別高的地方，座位排次要佈置合理，並且要做好相應的交通指引工作。

八、會議議程

 

以2013年的一個專案啟動會的議程為例，第一是要找到合適的主持人，一般是甲方中較有威望、能夠調動各部門人員且受尊重的人，如行政總監。第二是由甲方專案經理介紹專案背景、目標、範圍，這代表甲方已經奠定了實施整個專案的基礎。第三是由乙方專案經理介紹專案計劃、組織、管理，讓甲方人員明白乙方的計劃、組織架構、實施團隊等。第四是由甲方專案總監介紹專案獎懲制度。專案獎懲制度指規定專案組的工作時間，包括調研的起止時間、工作內容等等，如果不達標，則按制度進行相應的懲罰。第五是乙方專案總監宣讀專案軍令狀，軍令狀包含甲乙雙方，即整個專案組。第六是關鍵使用者代表作業務部門承諾，要積極配合工作，包括專案調研、方案研討、資料確認等等。第七是乙方高層介紹資源保障和支援，包括顧問、公司的資源等等。第八是第三方高層作第三方支援講話。如果有IT軟體商或者政府機構官員參與，則需要安排3至5分鐘的講話時間。第九是甲方高層講述專案成功要求和支援。第十是雙方高層簽署合同、交換承諾書儀式。

九、講話內容提前劃分、準備講話稿和主持稿

提前劃分講話內容，為發言者提前準備內容提綱或講話稿，避免自由發揮，講話內容雷同。另外要準備主持稿，涉及雙方高層領導的介紹、議程等等

 

十、多方人員到場和姓名、職位要正確

多方人員到場和姓名、職位一定要提前溝通，確認無誤。

十一、座位安排

座位安排，一是按照甲方的習俗安排座次，如圓桌會議、橢圓形會議、階梯型會議等等，根據會議形式安排領導座次。二是在座位上放置水牌，避免亂坐現象。三是安排顧問團隊座位區。四是安排IT團隊座位區。五是安排關鍵使用者座位區。六是引匯入座。

十二、現場注意事項

現場注意事項主要有六點，一是保持安靜狀態，手機關機或靜音、少走動、不說話。二是要及時照相、錄音、錄影，便於後續宣傳。三是在會場佈置橫幅。四是發放IT專案涉及的產品說明書。六是發放相關的專案工作計劃和管理規範資料。七是領導、團隊介紹需要提前溝通好。

十三、宣傳

1.宣傳資料

宣傳資料主要有現場不同拍攝角度的照片、合影；PPT、宣傳小冊子、易拉寶等會議資料；啟動會報導；領導講話內容等等。

2.宣傳途徑

宣傳途徑，一是甲方內部，包括報刊、宣傳欄、報導、網站；二是乙方內部，包括報刊、宣傳欄、報導、網站；三是第三方，包括報刊、宣傳欄、報導、網站；四是微信宣傳；五是公開媒體；六是易企秀。

十四、總結

專案啟動會只是一種形式。不要忽略啟動會，也不要寄希望於啟動會，不召開啟動會，專案無法得到重視，召開啟動會也不一定會確保專案順利完成。做好後續的工作計劃和跟蹤很重要，要將成果展示出來，做一個專案驗收會。要把啟動會領導關鍵講話作為專案過程中的指導方針，激勵人心。

啟動會就是讓大家知道專案已經啟動、需要怎麼配合、做什麼事情、達到什麼專案目標。

十五、良言

啟動會僅僅只是一個開始，做好一個IT專案需要後續很多的溝通和協調，團隊實施和技術實力、把控專案範圍、管控進度、高層介入、團隊建設都顯得非常重要。因此，啟動會開始後，後面的事情接踵而來。

一個好的啟動會，可以讓後續的專案工作更好地開展，業務部門認可、配合，專案組團隊氣氛好，溝通協調效率高。

問答篇

CIO：不同專案級別的啟動會，應該如何裁剪？甲方專案經理和乙方專案經理如何分工合作？

楊響亮：不管如何剪裁，專案啟動會一旦召開，就要讓所有人員知道我們是在用心地籌備啟動會。如果啟動會人數少、規模小，那麼可以將高層領導的講話內容讓甲方和乙方的專案經理去講。

CIO：這個啟動會適合公司日常的專案嗎？感覺這個專案啟動會很適合“大型，專案週期長，涉及的範圍廣，所需要獎金多”的高大上型別的專案，如果是公司內部的專案，應該不需要搞那麼大陣仗吧？

楊響亮：可以。如果專案投資金額較少，可以不用召開大型的啟動會。但是，不管專案規模多大，一旦召開啟動會就要正式，因為沒有人願意去參加一個不重要的會議，這是人的訴求的基本原則。會議的議程和時間可以縮短，但是會議的規格和對參會人員的重視程度一定要達到標準，要讓參會人員覺得會議很重要。不同的級別，專案大小不一樣，參與的人員會相應的縮減，但是橫幅、座位牌必須要有保證，雙方高層的領導儘量能夠邀請到。要充分考慮到每一位參與者、業務部門、關鍵使用者的訴求。

CIO：專案啟動會是商務與實施承上啟下的環節，在這個環節，如何處理商務階段通常的誇大與實施過程落地的問題？

楊響亮：這個問題就是所謂的售前“挖坑”和實施“填坑”的問題，在啟動會的時候儘量將這個“坑”變小。很多資訊化專案很難通過文字去描述這個“坑”圈得有多大，但是在專案實施過程中，可以與客戶保持良好的溝通，如果是因為客觀原因無法達到預期目的，客戶也會表示理解，從而採取別的方式去實現。

很多情況下，客戶提出的要求有很多種方法可以解決，一個是通過軟體系統，另外一個是通過管理改善，梳理流程。我們可以與客戶溝通，選擇一種最好的方法。簡而言之就是要處理好溝通的問題。我們的顧問是否能夠理解這個企業，包括企業所屬的行業情況、業務情況等等，需要以哪種方式去處理才比較合適。如果甲方人員一味認為必須要用軟體系統處理，那很有可能甲方對軟體資訊化管理落地的事情還不是很理解。雖然做資訊化專案主要是使用軟體系統，但是解決問題的方法有很多，不僅僅依靠一種軟體程式開發。如果在專案過程中不加以諮詢，那麼軟體落地可能會存在很大問題，導致業務部門不接受軟體系統的使用。

比較好的做法是在售前階段，甲方可以邀請乙方中可能會參與專案實施的專案經理參與售前工作，一起討論和溝通，特別是在SOW分析、專案範圍確定、核心方案研討等環節。這樣就可以保證不管這個“坑”挖得多大，他都能夠知道有多大，並且能夠去把它填好。

嘉賓簡介

楊響亮，廣州賽意資訊科技股份有限公司副總監，在企業管理、業務流程、管理諮詢等方面以及家電製造業、粉末冶金、精密製造、石油地煉等行業具有豐富經驗，熟悉計劃、車間、BOM、採購、銷售、IT規劃等業務。曾獲“賽意資訊十大精英”、“賽意優秀專案經理”、“中山大學新華學院校外高階導師”、“廣州市天河區優秀人才”等稱號。

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