如何做一個優秀的專案經理|你最討厭的寫文件其實是最重要的

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做專案的時候，往往最頭痛的就是寫文件、整理文件了。最近，在XX銀行做專案，其實專案剛剛確定需求，本應該是輕鬆又愉快的時候，但是隨之而來的一堆文件就讓我頭痛了。作為一個專案經理，難道不能把寫文件的事情交給專案成員做麼？遺憾的是，不能。因為沒有人比你更熟悉專案的流程、互動邏輯、需求的關鍵點等等內容了。

兩個方案可以解決：一是自己寫；二是參照第一條。

經歷了這麼多專案，其實寫文件是一個專案最重要的事情。為什麼這麼說呢？因為後來者都應該通過文件來了解整個專案，而不是通過做過的人口口相傳。對！你沒看錯，就是口口相傳。記得前面做的二期三期專案，到達現場之後，沒有開發、測試、生產環境的說明文件；沒有專案的需求文件；沒有專案的執行維護手冊；沒有使用者操作手冊。一出現問題，都得打電話求助原先的開發者，關鍵是原先的開發者也記不清楚細節了.......所有的流程都得靠看程式碼、走測試。這樣的專案是最失敗的。

那麼整個專案過程中有哪些重要的文件呢？

1. 會議紀要

每次開會分配的任務都有人假裝不知道怎麼辦？每次週會制定的需求流程，會後就不認賬了？會議紀要完美解決問題。寫完後，發給各個干係人確認。沒法假裝不知道了吧。

會議紀要模板

2. 專案週報

每週的工作進度要及時向公司彙報，本週計劃、本週工作、下週計劃、專案狀態等是需要體現在專案週報中的。這樣可以階段性的對專案狀態做總結，對專案進度做全域性把控。

專案週報模板

3. 運維手冊

系統上線後，要想人人都能玩轉生產環境，運維手冊是必要的。公司有一個東北專案，在現場唯一的一個運維人員離職之後，整個部門就懵逼了。因為沒有人瞭解那個專案了。大寫的尷尬。只能通過關係讓離職同事 寫了一個簡單的運維手冊，系統才算勉強接下來了。但是接下來的大批量的運維工作只能靠摸索一點一點完成了（心疼交接人員3秒鐘）。那麼運維文件應該包含哪些呢？日終、日啟應該做的事情，資料庫運維說明，常見問題解決辦法等等。總而言之，能夠涵蓋系統的各個方面即可。

執行維護案例

4. 入場須知

經歷過進入一個專案時那種白紙一樣的狀態麼？問啥啥不知，找個干係人都麻煩。那種一拳打到棉花上的感覺讓人很是無奈。可是自己入的坑，含著淚也要做完。因此在我開始帶專案的時候，第一個要求就是寫入場須知說明書。這樣在專案來新人的時候只需要將入場須知說明書郵件轉發一下，那麼專案的方方面面都很清楚明瞭了。

入場須知說明書模板

除了上面這些文件，需求文件、使用者手冊、原型設計等不重要了麼？不是的，這個以後有機會再說。但是上面這些文件如果沒有，那就趕緊脫坑，離這樣的專案越遠越好。

END.