MAXHUB+騰訊會議：為未來辦公造一部動力引擎

科技領域有個規律，我們經常高估一年的變化，而低估了十年或者更長時間所可能發生的變化。

不信可以做個測試，你覺得未來線上辦公會怎麼發展?不少朋友會說，既然線上辦公是疫情到來之後的PlanB，那麼隨著疫情結束就會恢復到原來的線下辦公時代。這可能就低估了長期變化。

現實中，居家辦公、線上辦公、遠端辦公成為日常工作的剛性需求，混合辦公已經形成了普遍共識。對個人來說，混合辦公減少了通勤時間，提供更靈活便利的工作地選擇;對企業來說，混合辦公能夠快速實現全球協作，減少線下辦公室的成本和差旅費用。

2022年8月份，普華永道釋出《2022全球職場調研中國內地報告》顯示，95%的中國內地員工和88%的全球員工更希望可以採用遠端辦公和混合式辦公的方式。

但是，混合辦公並非完美，也存在“月之暗面”。比如線上會議的效率瓶頸，就引發過大量吐槽。人們發現，原本線下面對面就可以完成的溝通協作，一旦轉移到線上之後，增加了等待的時間、繁瑣的操作、資訊的丟失等。

企業服務公司Dialpad調查顯示，83.13%來自各行業的受訪者每週要花至多三分之一時間開會。對於企業來說，團隊溝通協作的效率，會直接影響到決策部署和業務推進，因此，混合辦公驅使下的會議效率問題，已經成為影響企業競爭力的關鍵。

然而，面對開會這個技術活，目前整個智慧會議領域尚未形成統一共識和標準，個人和企業使用者在選擇時，也缺乏權威的參照標尺。

不過，這種情況正在被積極地改變著。12月27日，國內知名的智慧協同平臺MAXHUB，攜手騰訊會議，釋出《2023智慧會議技術白皮書》，雙方強強聯合，對智慧會議進行了全面的梳理、定義和規範。

我們不妨透過首個智慧會議技術白皮書，來看一看“開好會”需要具備哪些能力，智慧技術的到來為未來辦公注入了怎樣的動力?

築造動力引擎：智慧會議的進擊

開起會來爭吵不休，誰拍板，誰提供資訊，最後做了什麼決議，傻傻記不清楚，開了個寂寞;

以前沒有報表做事憑感覺，現在都用報表資料滿天飛，實際協作效率還是很低;

許多問題總是到會議上才開始思考，準備工作不足，浪費了大家很多時間;

花巨資搭建的企業OA，還不如微信QQ好用，處於半閒置狀態;

這些會議溝通、協作不暢通的“斷點”和“堵點”，給日常工作平添了無數的煩悶和沮喪，更讓組織效率和競爭力變得低下。

在混合辦公和遠端辦公的當下，企業想要開好一個會，提高會議協作效率，對軟硬體裝置有怎樣的要求?如何從0-1搭建智慧會議室?這些問題一直以來都沒有形成統一共識，而《白皮書》的出現恰逢其時，給出了智慧會議的核心方法論，也填補了該領域的標準空白。

我們可以從三個角度，來理解智慧會議的進擊。

首先，“開好會”的基礎設施。

要適應未來混合辦公場景的趨勢，需要構建一個有利於員工發展和增強員工關係的溝通協作方式，因此，智慧會議的基礎設施——軟硬體裝置，需要能夠實時感知和採集整個會議過程中的資料，連線以事物為中心的人、空間、裝置，讓資料互聯互通，完成溝通共識，進而支撐企業會議的高效協作。

舉個例子，傳統會議室的裝置資料、狀態資料等無法實時共享，這就給後續團隊協作帶來了很多不便。預定了某個會議室，開會時才發現缺少白板、視訊通話等裝置，導致遠端協作無法順利進行;抑或是進入會議室才發現裝置已經損壞，等待維修又耽誤了時間，影響會議效率;一場頭腦風暴會議，傳統會議室只有普通白板，書寫空間有限，限制了團隊創意的碰撞和發揮……

針對這些傳統會議室的痛點，MAXHUB首創了會議平板，作為智慧會議的重要硬體之一，幫助企業更高效地展開協作。

在智慧會議中，會議平板這一產品，可以直觀地對會議室細節進行控制，支援無線投屏，實現批註、翻頁等互動操作，讓每一次會議都能夠提前把握會議室整體情況，不把時間浪費在等待上。

此外，騰訊會議Rooms與MAXHUB合作，打造了軟硬體融合適配的智慧會議室解決方案，幫助讓企業會議室快速連線上雲會議。為了讓更廣泛的企業會議室裝置連線到雲端會議，讓企業會議室持續暢享隨時加入雲端會議，在Rooms試用賬號滿三個月後，騰訊會議免費開放【加入會議】，助力企業會議室與騰訊會議PC端、移動端、小程式互聯互通，使用者點選後可以隨時連入雲端，使用共享螢幕、互動批註、白板本地圖片上傳及掃碼儲存內容、雲錄製等功能，打通會議室與會議室、線上與線下的壁壘，減少多個裝置反覆切換的繁瑣操作，讓遠端協作效率大大提升。

在《白皮書》中，MAXHUB也結合市場經驗，給出瞭如何選擇一體化顯示裝置等相關建議，比如觸控響應速度、螢幕抗衝擊效能、影像色溫等、觸控誤差等等。

可以說，優秀的軟硬體基礎設施，是“開好會”的前提。

其次，“開好會”的核心能力。

智慧會議的本質目的是集思廣益、經由群體智慧來達成並落實更好的決策。這個過程，也是組織修煉“內功”的階段，需要全鏈路的能力保障。MAXHUB和騰訊會議在服務中，也積累了大量的經驗與思考。《白皮書》中提到，智慧會議系統設計分五層結構，協助使用者完成會前、會中、會後、會議管理的一切準備及善後事宜。

會前，透過會議平板，可以一鍵搞定邀約，解決預約難題;批次提醒會議資訊、分發共享資料，無需反覆溝通，減少等待和準備時間，提升會議室整體效率。

會中，結合智慧書寫、無線傳屏等功能，可以實現內容共享及互動批註，溝通協作更高效，同時還能聯動智慧門牌鎖定會議室，避免被無關人員干擾。

會後，會議平板也能及時對會議內容進行歸檔，用手機掃碼即可將批註內容儲存，沉澱為重要的知識資源。待辦管理將會議任務明確到人，進度結果一目瞭然，讓會後執行更有力。

會議並不是開完就算了，整體管理與運維也十分重要， 透過後臺集控系統，企業可以將智慧會議的相關裝置統一管理，完成軟體升級、系統更新等操作，對會議裝置使用次數、會議空間使用頻率，會議預約情況進行資料統計分析，為會議室日常行政、IT運維管理提供資料支撐。

從這個角度看，智慧會議的本質，是幫助企業實現會議全流程(會前、會中、會後和會管)的數字化變革。

第三，“開好會”的場景化定製。

智慧會議系統並不能“一招鮮吃遍天”，不同組織、不同內容，召開會議的需求是不一樣的，還要根據場景提供定製化方案。

《白皮書》中，將常見召開會議的場景分為標準會議室、視訊會議室、接見廳、會議廳、培訓廳及個人辦公空間、開放空間等七大辦公場景，透過不同的會議裝置及系統，滿足不同場景下的使用需求，來更好地達成會議目標。

遠端視訊會議時，智慧會議室要確保聽得清楚、看得真切、講得明白，可以透過MAXHUB的全屏展示、影片會面、雲端共享會議資料等，實現跨地域跨組織的協作。

對外接待時，智慧會議室就作為企業對外的“名片”，需具備本地擴音、名牌顯示、視訊會議、多屏聯動的基礎功能需求。透過MAXHUB高畫質大屏顯示，電子名銘顯示來訪人及參會人公司、名字、職位等資訊，幫助企業做好接待、打造品牌。

場景化的智慧會議，驅使企業將產品和場景搭配組合，去滿足各類垂直會議場景的數字化需求。

總的來說，解決“開好會”的問題，智慧會議的進擊，本質就是用數字技術構築一個動力引擎，透過基礎設施的互聯互通，讓斷點被連線;基於流程梳理和場景定製，讓堵點被梳理，從而讓會議場景的痛點都瓦解掉，自然就能向著更高效的方向前進。

飛馳向未來：智慧會議的趨勢與發展

短期來看，復甦期的遠端辦公比例還很高，騰訊會議為代表的雲會議、MAXHUB為代表的終端硬體，支撐企業的高效運營。

中期來看，十四五規劃明確“加快企業數字化轉型升級”，企業數字化的需求還在上升，大部分傳統會議室也面臨著升級改造，智慧會議軟硬體作為數字經濟的基礎設施，也將在政策紅利期迎來較大的發展。

長期來看，元宇宙、虛實融合、XR等新技術，讓數字化辦公展現出前所未有的創新力，這是傳統辦公無法取代的，也對智慧會議服務商們的技術能力提出了更高的要求，需要騰訊會議、MAXHUB等一批智慧會議先行者持續不怠的努力。

透過《2023智慧會議技術白皮書》，我們可以清晰地看到，智慧會議作為辦公協同的數字化升級手段，正在為企業發展注入新動能。隨著越來越多的企業激發組織協作的高效力量，一個更加繁榮活力的數字經濟體，也將加速來到你我身邊。