我的PIM之旅(2) - 用Mac和iPhone來實現我的PIM

[size=medium]
[url=http://robbin.iteye.com/blog/429059]我的PIM之旅(1) - Windows上遇到的問題[/url][/size]

這也是一篇被和諧的文章，現在重新修改釋出：

隨著越來越熟悉MacOSX，以前困擾自己的PIM問題逐漸開始解決：

1、檔案管理和個人資訊管理

Mac的檔案管理能力非常出色，對我來說最有用的是spotlight和Dock stack功能。

spotlight用起來非常方便，隨時用Ctrl+Space呼叫出來，輸入要查詢的關鍵詞，就找到要開啟的檔案，或者郵件，或者圖片，或者其他的什麼東西。儘管我現在還是習慣性的整理整理資料夾，分門別類的存放檔案，但是基本上不用Finder去一層層目錄開啟的方式尋找檔案了，都是直接 spotlight輸入關鍵詞，然後回車，全鍵盤操作，速度飛快。而且常用的檔案會出現在搜尋結果最前面，實在是太省心了，spotlight不是一般的酷！

Dock右邊可以停靠Stack，這個功能也超棒，解決了我以前在Windows桌面放重要資料夾快捷方式的問題，Stack可以以目錄，扇形或者網狀顯示，不必多次導航，直接尋找檔案，聽說OSX10.6的Stack功能又得到了新的增強，非常期待這個新功能。

2、通訊錄和日曆的管理

一開始用Mac的AddressBook和iCal的時候，實在不知道這兩個貌似很弱智的軟體有什麼用處，直到用iPhone同步Mac的時候，突然發現這兩個軟體還是非常可愛的。現在需要記錄聯絡人資訊的時候都是第一時間用iPhone的通訊錄記錄下來的，需要提醒自己在特定的時間做什麼事情的時候，也是第一時間用iPhone的日曆記錄下來。於是當iPhone和Mac同步之後，這些資訊也同樣儲存在AddressBook和iCal裡面了。當然反過來也一樣，如果剛好在用電腦，也可以用AddressBook和iCal記錄，再同步到iPhone上面去。

但是僅僅用來和iPhone同步還不是它們最重要的價值，它們還有兩個更重要的價值：

1） AddressBook裡面的聯絡人和iCal裡面的提醒資訊都可以用spotlight搜尋到。所以任何時候我想尋找關於某個人的資訊，或者某件事情的資訊，用spotlight一搜尋，都能立刻找到我以前曾經在iPhone裡面記錄下來的這些東西。所以AddressBook和iCal的價值就在於讓它們可以被spotlight了，於是我要尋找他們就變得異常方便了。

2） iPhone的通訊錄是不能新增分組的，但是AddressBook可以，用AddressBook新增分組整理聯絡人以後，在iphone裡面就可以用分組方式檢視聯絡人了，這要沒有AddressBook可以就做不到了；同樣道理，iPhone的日曆不能新增新日曆，但是iCal可以，有了iCal，就可以用來給iPhone的日曆新增新的日曆了。


3、GTD軟體

自從用Mac以後，一大驚喜就是GTD軟體的極大豐富，就不說多如牛毛的各式各樣的GTD軟體了，只說其中出類拔萃的三款：OmniFocus，Things和The Hit List。經過一番研究和使用，最終挑選了Things。Things用起來非常簡單，概念很簡單容易上手，也可以很有效的管理個人的TODO List，所以我終於告別了TODO.txt檔案了，這要感謝Things這款優秀的Mac軟體，這裡我要極力推薦Things。當然Things也不是沒有缺點，這一點後面再提。

Mac的GTD軟體還有一大特點，就是基本上都有iPhone版本，可以和電腦軟體通過wifi隨時同步，Things也不例外。這個功能實在是太棒了，讓我可以隨時隨地想到要做的事情就可以立刻記錄下來，GTD的核心概念就是必須清空大腦，把TODO都倒進GTD軟體的Inbox裡面，否則 GTD就不能行之有效。所以iPhone版本的Things也是必備的。這兩者配合起來，GTD可以說真正變成了很輕鬆的事情。

4、Gmail也可以GTD

自從學習了GTD以後，發現Gmail也可以GTD。儘管用Things已經可以很好的GTD了，但是我平時用的Gmail也會收取和處理大量郵件，其中很多郵件本身就是TODO List了。借鑑Things的做法，我在Gmail裡面建立了三個標籤：Today，Suspend和Next。每天收取過來的郵件，如果可以立刻處理的就處理掉，不能立刻處理的就判斷一下：必須今天完成的就打上Today標籤存檔；可以以後完成的打上Next標籤存檔。

然後每天檢查這3個標籤下面的郵件：Today是今天必須完成的；Next裡面看看有什麼事情可以安排到今天完成，就打上Today標籤挪到Today裡面去；Suspend是掛起的事情，就是需要等待別人的回覆或者別人處理以後我才能繼續下去的事情。

最後事情處理完畢以後，再歸入相應的標籤存檔，比方說公司事務，廣告業務，網站開發，網站運營，產品設計等等標籤列別裡面去，方便今後的檢索和查詢。


5、備忘錄的管理

儘管有了spotlight，其實並不特別需要專門的備忘錄軟體了。但是有時候隨便記錄一點東西，都要建立目錄和檔案也是挺麻煩的事情。而且記錄在電腦上面以後，還必須手工同步到iPhone閱讀軟體裡面才能在iPhone上面隨時查閱到。最糟糕的是我用的GoodReader和 ReddleDocs都無法開啟iWork09的文件。所以還是非常不方便，最好還是需要一個能夠隨時和手機同步的備忘錄軟體，可以隨時隨地通過電腦，手機和Web查詢。

因此我找來找去找到了EverNote，用下來感覺非常滿意。EverNote有Mac版（也有Windows版的），iPhone版和Web版的。其中iPhone版本可以直接利用iPhone的相機拍照，利用iPhone的語言備忘錄錄音作為備忘儲存下來。

用了一段時間EverNote以後，我發現自己已經不僅僅用EverNote做備忘了，什麼聯絡人資訊，客戶公司地址，發票資訊，看到的有趣的網頁內容，一些關於公司和網站的設想等等，凡是覺得需要記錄下來資訊就統統記錄到EverNote裡面。等什麼時候想起來要看的時候，就開啟 EverNote去search一把。所以EverNote開始有點像這個軟體自己介紹的那樣，成了我的external brain的感覺了。不僅僅如此，EverNote還支援spotlight（應該歸功於spotlight的強大），記錄在EverNote裡面的資訊，我可以用 spotlight隨時隨地搜尋到。所以我不得不再囉嗦一遍：spotlight真乃神器也！

不過唯一遺憾的是iPhone的spotlight不能搜尋EverNote，這是因為iPhone版本的EverNote並非本地儲存，所以無法搜尋。

6、QuickSilver

儘管QuickSilver不是PIM軟體，不過QuickSilver對PIM幫助也不小。我其實只用到了QuickSilver很少的功能，就是用來快捷開啟應用程式，開啟常用文件，和做定時器提醒來用，不過已經有很大幫助了。很多QuickSilver控們把QuickSilver玩的神乎其技，不過我就不追求那麼完美了。

7、值得一提的關於PIM的iPhone軟體

其實iPhone的apps當中關於PIM的軟體也是極大的豐富，其豐富程度恐怕還超過了Mac，只不過我沒有怎麼花時間研究過。而且對於我來說，結合Mac的spotlight，Mac和iPhone上的Gmail，AddressBook，iCal，Things和EverNote，我已經非常滿意了，所以就沒有花更多時間嘗試別的軟體了。但是還是有兩個我常用的iPhone軟體值得一提：

1） iXpenseit，一個很棒的個人記賬軟體，良好的管理家庭財務對我們每個人來說都很重要，有了這個軟體，就可以隨時隨地在iPhone上面記錄下每日支出，方便個人財務規劃了。

2） GoodReader，一個很棒的電子書閱讀軟體，有時候一些我最近想看的電子書我就拷貝到iPhone裡面，這樣就可以在地鐵裡面看了。 GoodReader特別值得稱道的一點是可以通過wifi直接拷貝檔案進去，如果你用的是Mac，甚至可以通過Finder的連線伺服器方式建立一個網路裝置，在Finder裡面直接把檔案拖進去。

8、iPhone本身也可以PIM

比方說有時候需要速記的場合，乾脆就開啟iPhone的語言備忘錄錄音就好了，回家再慢慢整理；或者需要記錄螢幕上的資訊，用照相機拍下來就OK了。你再也不需要本子和筆了。


9、Time Machine

儘管Time Machine是用來備份的不是PIM軟體，不過還是得說Time Machine對我們每個人的PIM來說都很重要。真到了你丟失了重要的檔案的時候，你會發現Time Machine是你的救星。更何況Time Machine可以隨時恢復你整個電腦的環境呢，而且不用你像Windows時代那樣定期dump一個ghost那麼麻煩了（儘管Mac重灌的可能性非常低）。

儘管我們可以用Mac和iPhone來良好的管理我們的個人資訊，不過還不夠完美，我的[url=http://robbin.iteye.com/blog/453186]PIM之旅(3) - PIM雲應用[/url]才是完美的PIM。