去年，我在做預算的時候，不得不面對很嚴峻的現實。由於技術消費支出的變化，在那一年裡沒有什麼大專案可做。

儘管如此，這並不意味著我們不能採取一些必要的變化措施來實現自己的目標。嚴峻的現實只是要求我們付出艱辛的努力，透過小專案來實現大目標。

每一個小專案都有其自身的價值，都能帶來投資回報。這些專案規模雖小，卻有自己獨立的工期、有嚴格的專案管理規則、並且能夠作為獨立專案為客戶帶來收益，同大專案有著嚴格的區別。如果不是這樣的話，我們做小專案就可能會入不敷出。小專案的價值能夠在一年以內的時間裡得到實現。

實踐中的理論
去年，我們打算在整個商店內部實現完全的自動化。這樣，我們就能夠把員工數量減少到最低的限度，每年節省數十萬美元的費用。此外，我們打算應用的系統還能夠消除工作中的失誤現象，這樣一來，公司每年要花費的費用就又減少了數千美元。但是，在經過了更深一步的考慮之後，我們發現該系統的安裝同樣也會帶來很多問題，這其中當然包括對員工工作士氣的毫無疑問的影響。安裝這個系統的成本同樣讓人望而生畏。

但是，這並不意味著我們的商店不需要自動化系統的幫助。我們在德克薩斯州的北部和中部有九個配送中心。這九個商店中沒有一個的運營效率達到了應有的水平。我們的最終決定是，與其在整個商店內部完全安裝價格昂貴的自動化系統，不如從小的方面開始著手。在對全部九家商店進行了全面徹底的分析之後，我們認為最初的專案應該包括裝貨方式的改進。每家商店裝貨的方式都各不相同。對於一個新員工來說，要掌握裝貨的最佳方式需要花費好幾個星期的時間。而在不同的商店，這種所謂的最佳方式又不盡相同。這種狀況為生產力帶來了極大的損失。我們必須要改進裝貨的方式不可。

我們發現了一種名為Ultimate Load Manager的軟體包，它是由Ultimate Distribution Systems製造的。這種軟體能夠告訴我們的員工應該如何去裝貨，如何去碼貨盤。該軟體的另外一個好處是我們以前沒有預料到的，那就是它能夠讓司機瞭解車上裝的是什麼貨物，貨物的擺放位置如何。以前，貨物的擺放位置每天都在變化，司機對車上貨物情況的瞭解就經常會出現錯誤。這也影響到了司機的運輸效率。

我們還要做出決定，是否一次在全部九家商店內應用這種軟體。如果我們這樣做了，員工就需要加班工作至少兩個星期，整個商店的運營都要做出調整,IT員工也要遇到很多難題。因此，我們決定把小專案的思想應用到試驗當中，每次只在一家商店內應用這種軟體。最初的安裝用了將近一個星期的時間，並且做了很多的後續工作來確保軟體的正確執行。但是，在過去兩年的時間裡，我們已經為這種軟體的安裝積累了足夠的經驗，現在只需要幾個小時的時間就足夠了。

節約時間和金錢
最初，我們打算用二十萬美元的資金來購買軟體，完成大的專案。在決定進行小專案、並且進行了一些艱苦的談判之後，我們節省了七萬美元的資金。我們還繼續同銷售商保持著合作，以進一步改進軟體的功能。現在，我們只需要花費幾天的時間就能夠讓一名新員工掌握裝貨的最佳方式了，這與以往的幾個星期相比的確是很大的飛躍。

現在，全部九家商店的裝貨方式已經得到了統一。貨運司機的運輸效率也有了很大的提高。按照我們的估計，每家商店每天每個員工的實際工作時間都減少了一個工時。在過去的一年中，這相當於節省了四十萬美元。這還沒有包括司機運輸效率提高節省的費用以及裝貨準確性提高而節省下來的重複裝貨費用。客戶滿意度的極大提高對於我們業務的開展也是一件大好事。

同樣的軟體在不同的商店安裝，情況各有不同。儘管對於不同的商店來說，投資回報有大有小，但不管怎樣，它們所獲得的投資回報都已經足以抵得上投資。我們希望能夠進一步提高業務運營效率。這些小專案的價值將繼續更進一步的呈現在我們的面前。[@more@]

小專案實現大目標（轉）

相關文章