市面上常見的 10 款文件管理工具對比：PingCode；Worktile；飛書文件；騰訊文件；石墨文件；語雀；M-Files；DocuWare；MasterControl；Contentverse；DocuSign 。
在今天的數字化時代，文件管理變得越來越重要，無論是對於初創企業還是大型企業。一個常見的挑戰是如何找到一個既能滿足日常運營需求，又能提供高效率和資料安全的文件管理系統。這不僅關係到資訊的組織和存取效率，也直接影響到團隊的協作和生產力。
一、市面上常見的 10 款文件管理工具
1、PingCode
PingCode 國內非常推薦的一款企業級知識管理系統，簡單易用，功能成熟，服務口碑好，曾入選36氪釋出的年度口碑企服產品榜單 TOP 36。長城汽車、小紅書、華夏基金都是其客戶。
PingCode 被市場、銷售、專案經理、研發部門廣泛用於團隊知識庫建立、專案文件的管理、文件的線上編輯協作、跨團隊資訊共享、集體討論、幫助中心、產品介紹、開發文件、線上手冊等製作。
PingCode 知識庫工具核心功能包括：
- 多人實時線上協同編輯、資訊實時儲存同步、歷史版本快速追溯；
- 文件支援共享、關注、評論、批註，可在訊息/飛書等第三方賬號收到提醒；
- 支援富文字編輯，支援插入圖片、表格、思維導圖、影片、Markdown、程式碼塊、頁面、附件等，支援模板建立、複用；
- 與研發專案管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成“需求-開發-測試-知識沉澱”管理閉環；
- 頁面與工作項相互關聯，頁面支援插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；
- 支援頁面級的許可權管控、以及水印、審計等安全能力；
- AI助手等
在軟體開發團隊的使用體驗遠超其他團隊，因為：PingCode 除了有知識管理子產品外，產品矩陣覆蓋了研發全生命週期，具備目標管理、產品管理、專案管理（敏捷/kanban/瀑布）、測試管理、缺陷追蹤、專案文件管理、效能度量等不同的子產品，客戶可以按需購買。並且整合了github、gitlab、jinkens、企微、飛書等主流工具。
這款軟體具有多方面的優點：產品開箱即用，操作簡單易上手，且服務口碑良好；為25人以下的團隊免費提供基礎版本；支援國產化，相容信創、麒麟等系統；同時提供私有部署、定製化及SaaS等多種購買方式。此外，它還透過國際資訊保安體系認證，並具備精細的許可權管控功能，確保了高安全性。
儘管如此，這款軟體也存在一些缺點：它不支援多語言環境，無法滿足構建像百度百科這類複雜的知識庫需求。【官網：https://sc.pingcode.com/0dcjk】
2、Worktile
Worktile是一款非常適合專案文件管理的系統，提供靈活的專案文件管理和不限速的企業網盤功能，適合中小型企業和跨部門團隊。它支援任務管理、時間跟蹤、檔案共享和企業網盤，透過統一的知識庫平臺，將分散的知識進行集中管理和分類，建立結構化的知識目錄。這種分類管理不僅方便知識的檢索和訪問，還能幫助團隊成員快速找到所需的資訊，提高工作效率。
此外，Worktile提供強大的任務管理功能，支援任務的建立、分配、跟蹤和完成，並提供時間跟蹤功能，幫助團隊成員記錄工作時間和專案進展。跨部門團隊可以透過共享資料夾和協作空間進行有效的檔案共享和協作，確保資訊的流暢傳遞和有效溝通。整體而言，Worktile在提升團隊協作效率和專案管理方面表現出色，是企業管理和利用團隊知識的理想工具。【官網：https://sc.pingcode.com/bnkot】
3、飛書文件
飛書文件是由位元組跳動公司推出的一款現代化協作工具，旨在提高團隊的工作效率和文件管理能力。作為市場上較為領先的線上協作平臺之一，飛書文件整合了文件、表格、演示等多種辦公工具，支援實時多人協作，使內容共享和團隊協同工作更加流暢。其主要功能包括實時編輯、評論系統、任務分配、日曆整合以及豐富的模板庫，能夠滿足多樣化的創作和管理需求。飛書文件的優勢在於其強大的整合能力和高度的安全性，特別適合需要遠端協作和靈活辦公解決方案的企業。此外，飛書文件還強調資料安全和使用者隱私保護，確保企業資料的安全儲存和傳輸。適用於各種規模的企業，尤其是那些追求效率和靈活性的現代企業。【官網：docs.feishu.cn】
4、石墨文件
石墨文件是由武漢初心科技有限公司開發的一款線上協作平臺，自2014年推出以來，已成為中國市場上主要的文件管理工具之一。該平臺支援文件、表格、幻燈片等多種格式，主打特色是其實時多人協作功能，允許團隊成員在同一文件上進行即時編輯和討論。石墨文件提供強大的文件編輯、評論、版本控制及許可權管理功能，特別強調安全性，支援敏感內容的保密和團隊文件的許可權設定。
石墨文件的優勢在於其簡潔高效的介面設計和對協作性的強化，使其在教育、媒體、金融等多個行業中得到廣泛應用。適合需要靈活協作和高度資訊保安的企業和團隊，無論是小型團隊還是大型企業，都可以根據自身需求調整使用策略。
石墨文件已為數百萬的企業使用者提供服務，覆蓋了網際網路、教育、媒體等多個領域，被認為是提升團隊效率的有效工具。【官網：shimo.im】
5、語雀
語雀是由螞蟻集團開發的一款文件和知識管理工具，自2018年面向網際網路使用者推出後迅速獲得市場認可。它整合了文件編輯、知識庫和資料表等功能，特別強調協作和知識分享，使得文件內容的表達更豐富，促進了文件內容的深入理解和團隊內知識的流動。語雀的主要功能包括實時協作編輯、文件和知識庫管理、以及強大的搜尋和結構化知識整理工具。該平臺的優勢在於簡化的介面設計和深度的協作特性，支援多種資料格式和檢視自定義，使其成為企業和團隊知識管理的優選工具。語雀適合需要進行復雜文件管理和團隊協作的使用者，尤其適用於追求效率和組織知識的企業。【官網：yuque.com】
6、M-Files
M-Files是一款高度智慧的資訊管理解決方案，旨在透過其後設資料驅動的平臺改進文件管理和自動化工作流程。這一平臺提供了內容的統一檢視，無論文件儲存在何處——本地、雲或其他系統，都能快速檢索和管理。M-Files 不僅簡化了文件的搜尋和檢索過程，還透過自動化和智慧後設資料標籤提高了工作效率和準確性。
M-Files 的主要功能包括強大的版本控制、訪問許可權設定、審計跟蹤以及與現有應用程式的整合，如Microsoft Office和Salesforce等。這使得M-Files 不僅可以最佳化檔案存取流程，還能確保資訊保安和符合合規要求。此外，M-Files 支援靈活的部署選項，包括雲部署、本地部署或兩者的混合形式，以滿足不同行業和地區的具體需求。
M-Files 特別適合需要高度文件控制和業務流程自動化的企業，如法律、會計和製造業等。透過提供統一的內容檢視和智慧的工作流自動化，M-Files 幫助企業提升工作效率，保護敏感資訊，並促進團隊間的協作。【官網：m-files.com】
7、DocuWare
DocuWare是一款高效的文件管理和工作流自動化軟體，廣泛應用於全球不同行業中。該平臺專注於數字化和保護資訊，以便資訊在決策者間無縫流動，無論使用何種裝置，均可隨時訪問。DocuWare 提供即時文件訪問、自動化流程和確保資料安全儲存的功能。
DocuWare 的主要優勢在於其能夠提高處理效率、確保合規性並加強團隊和客戶之間的協作。此外，透過自動化手動資料錄入和重複任務，如檔案歸檔、版本控制、審批和提醒，該軟體大幅度節省了時間和精力。DocuWare 特別適合需要進行遠端工作和分散式團隊協作的企業，支援雲基礎架構使得團隊無論身在何處都能高效操作。
DocuWare 支援與眾多業務應用程式如 Microsoft Teams 和 Outlook 等無縫整合，進一步提高了工作效率和資料同步能力，讓文件管理和日常工作更加便捷。【官網：docuware.com】
8、MasterControl
MasterControl 是一款專為高度受管制的環境如生命科學和製造業設計的質量管理和檔案控制軟體。該平臺透過其全面的質量管理系統 (QMS) 提供自動化文件管理，旨在最佳化質量流程並確保符合嚴格的法規要求，從而加速產品上市時間。MasterControl 的主要功能包括文件修訂控制、安全的審計追蹤、以及高階的跟蹤和報告能力，確保操作的透明度和合規性。
該軟體的優勢在於其能夠提供一箇中央化的平臺來整合所有質量流程，實現無縫的合規管理。此外，MasterControl 提供電子簽名功能，符合21 CFR Part 11的要求，確保檔案控制的法規遵從性和資料安全。適用於需要嚴格遵守FDA和ISO等法規標準的製藥和醫療裝置公司。
MasterControl 強調在全球多個地點的便捷訪問性，其Web-based的特性允許使用者隨時隨地訪問系統。【官網：mastercontrol.com】
9、Contentverse
Contentverse是由 Computhink 公司開發的一款文件管理系統，設計用於幫助各種行業的企業簡化檔案管理流程。該系統特別適合需要高度組織檔案和加強文件安全性的企業使用。Contentverse 提供的主要功能包括電子簽名、自動文件分類和索引、以及高階的搜尋和歸檔功能，確保使用者能快速訪問和管理檔案。
Contentverse 的優勢在於其強大的業務流程自動化能力，透過自動化處理和工作流程管理，極大提高了辦公效率。此外，該系統還支援移動訪問，確保使用者可以在任何裝置上隨時獲取文件，同時保持資料的安全性和合規性。Contentverse 非常適合那些需要遠端訪問和高度安全檔案管理的企業，尤其是在製造、政府和醫療等重視檔案安全和合規性的行業。
對於需要在雲端或本地環境中高效管理大量文件的企業，Contentverse 提供了一個可靠的解決方案。【官網：contentverse.com】。
10、DocuSign
DocuSign是一家在電子簽名和智慧協議管理領域處於領導地位的公司，提供廣泛的解決方案幫助企業簡化文件處理流程。其主要功能包括電子簽名、合同生命週期管理（CLM）、以及智慧協議管理（IAM），這些功能透過人工智慧（AI）增強，可與現有的商業平臺整合，從而轉變企業建立、承諾及管理協議的方式。DocuSign 的優勢在於其能夠加速審查流程、增強合規性並透過其高階的AI能力提高業務智慧，使合同審查和批准更加迅速。
DocuSign 特別適合需要處理大量合同和協議的企業，無論是銷售團隊、法律部門還是人力資源部門，都能透過DocuSign的解決方案實現流程自動化和效率最佳化。【官網：docusign.com】。
二、如何判斷一個文件管理系統的功能是否符合你的企業需求
對於任何正在尋找理想文件管理系統的人來說，首要任務是理解系統的功能是否滿足具體的業務需求。一個好的文件管理系統應能提供高效的檔案儲存、搜尋和共享功能。
- 查詢和比較功能列表是一個很好的起點。需要確認的關鍵功能包括自動分類、版本控制和許可權設定等。例如，如果你的企業需要頻繁地與外部合作伙伴共享檔案，那麼優秀的外部共享功能就變得至關重要。
- 使用者評論和案例研究可以提供實際使用中的見解。這些資訊常常揭示出某些功能在實際應用中的表現如何。據一項調查顯示，超過70%的使用者認為，易用性是他們選擇文件管理系統時考慮的最重要因素。
- 不要忘了考慮未來的需求。一個可擴充套件的文件管理系統可以隨著你的企業增長而增長，這一點非常重要。對系統的長期投資意味著它應能支援未來技術的整合和新使用者的增加。
三、成本與效益分析：哪種文件管理系統最值得投資
成本效益分析是選擇文件管理系統時不可或缺的一環。瞭解總體成本與系統帶來的潛在收益是關鍵。
- 首先要考慮的是系統的直接成本，包括購買價格、實施費用和維護開銷。但這只是冰山一角。據統計，未能考慮全面成本是企業在選型時常見的錯誤。
- 另外，考慮系統能帶來的間接收益，如提高工作效率、降低檔案丟失率和增強資料安全等。這些改進可以顯著降低長期運營成本。
- 對比分析可以發現，儘管一些系統的初期投資較高，但由於其卓越的效能和降低了長期其他費用，實際上提供了更高的投資回報率。
四、選擇易於操作的文件管理工具能提升團隊效率嗎
操作簡便的文件管理系統能顯著提高團隊效率。系統的使用者友好性直接影響到員工的接受程度和使用頻率。
- 一個直觀的使用者介面和簡單的操作流程可以減少員工的學習時間，使他們能更快地開始使用新系統。這對於節省時間和提高生產效率至關重要。
- 使用者培訓和支援也是重要的考量點。優秀的供應商會提供全面的培訓材料和客戶支援。這種支援有助於解決實施過程中的疑難問題，確保系統的平穩執行。
- 實踐證明，員工對易用的系統的滿意度更高。滿意的員工更有可能充分利用系統功能，從而最大化其潛力。
總結
在選擇最適合您需求的文件管理工具時，關鍵在於明確您的業務需求、團隊協作方式以及預期的安全性標準。無論是飛書文件的協作優勢、騰訊文件的廣泛相容性，還是石墨文件和語雀的使用者友好設計，每種工具都有其獨特的強項。有效的文件管理系統不僅能提高工作效率，還能確保資訊保安和流程透明。因此，選擇文件管理工具時，請考慮這些關鍵因素，並嘗試利用免費試用期來確保所選工具符合您的長期業務需求。在數字化快速發展的今天，選擇一個能與您的業務成長同步的文件管理系統，將是推動企業持續進步的重要步驟。
常見問答（FAQS）：
文件管理系統（DMS）有什麼用處？
文件管理系統幫助企業組織、儲存、管理和追蹤電子文件。這些系統通常包括功能如自動歸檔、版本控制和訪問許可權管理，能夠提高工作效率並保護敏感資訊。
我應該選擇哪種型別的文件管理系統？
選擇文件管理系統時應考慮系統的易用性、功能、安全性、以及是否支援您的業務需求。雲基礎的解決方案提供遠端訪問和較低的前期投資，而本地部署可能提供更高階的安全措施。
電子簽名在文件管理中有何作用？
電子簽名允許文件在不列印的情況下被合法簽署，這減少了紙張使用並加速了審批流程。它在合同管理、財務批准和人事檔案等領域尤為重要。
如何確保文件管理系統中的資料安全？
確保資料安全應選擇支援強加密的文件管理系統，並配置合理的訪問控制和許可權管理。定期備份和使用多因素認證也是推薦的安全措施。