一、設定共享工作簿
首先讓我們來啟動excel2007。啟動後，在其中輸入一個“產品銷售”表，如圖1所示。
圖1 產品銷售表
選擇“審閱”選單(在老版本的Excel中對應的是“工具”選單)，然後點選選單下方的“共享工作簿”按鈕，彈出用於設定共享工作簿的對話方塊。執行結果如圖2所示。
圖2 共享工作簿對話方塊
在共享工作簿對話方塊中將“允許多使用者同時編輯，同時允許工作簿合併”核取方塊選中。然後可以更據自己的需要進行高階設定。高階設定的介面如圖3所示。
圖3 高階設定
從這個介面可以看出，Excel可以管理共享工作薄的歷史記錄，而且還可以自動更新其它使用者的變化。在預設情況下，當前使用者在儲存檔案時更新其它使用者的修改，但是我們也可以設定在一定時間間隔內自動更新工作薄的變化。在第3部分“使用者間的修訂衝突”設定區內最後設定第一項“詢問儲存哪些修訂資訊”，否則可能產生不確定的結果。在設定完後，點選“確定”按鈕後，如果當前文件未儲存，系統會提示你儲存該文件。你可以將這個文件儲存在一個其它人都可以訪問到的地方，如一個共享資料夾。共享工作薄後的介面如圖4所示。
圖4 共享工作薄
在工作薄共享後，Excel上方的標題欄出現了“[共享]”提示。
二、使用共享工作薄
在設定完共享後，就可以使用多個Excel開啟這個Excel檔案了。讓我們使用一個Excel編輯一下這個“產品銷售”表。然後儲存。再切換到另外一個開啟這個檔案的Excel，按Ctrl+S儲存，你會看到在這個Excel中表格內容被更新。如圖5所示。
圖5 被更新的介面
在更新後，會出現一個如圖5所對話方塊，提示該文件已經被更新。如果兩個Excel同時修改同一個單元格，而且都進行儲存，將會發生內容衝突。如一個使用者將0001號產品的銷售資料改為18，而另一個使用者將0001號產品的銷售數量改為20。在他們儲存後，將出現如圖6的的提示對話方塊。
圖6 衝突處理對話方塊
然後由使用者決定是按使用者1還是使用者2來修改表格中的內容。
Excel不僅能處理當前的修改衝突，而且還可以查詢衝突歷史，並按衝突歷史進行修改。點選“審閱”選單中的“修改”按鈕選單中的“突出顯示修訂”項，將顯示如圖7所示的對話方塊。
圖7
可以根據這個對話方塊對來選擇檢視修訂歷史。在選擇完後，在每一個單元格的左上角會顯示一個“小黑角”，將滑鼠放在這個單元格上，將顯示這個單元格的修改歷史。
再點選“接收/拒絕修訂”選單項，將顯示如圖8所示的介面。
圖8
這個對話方塊顯示了從某個單元格從最初的值到歷次所修改的值(按時間從小到大排序)。你可以點中其中某一項以恢復到相應的歷史值。也可以透過“全部接受”和“全部拒絕”按鈕恢復到最後和最初的值。
Excel2007還可以為工作薄設定密碼，以防止其它使用者關閉修訂。還有就是在工作薄進行共享時不能進行一些高階的操作，如圖形，圖表等。