我們需要什麼樣的管理軟體(轉)

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網路經濟的狂熱已經慢慢地冷卻，納斯達克長期在低谷中徘徊。泡沫的破滅，意味著構築在整個社會脆弱的資訊化基礎上的電子商務只能是美麗的空中樓閣，可望而不可及。＂IT業犯了錯誤但依然在前進＂，電子商務的暫且失敗照亮了IT業前進的方向：電子商務環境-社會的資訊化和電子商務主體-企業的資訊化。而作為企業資訊化最重要工具的管理軟體，在喧囂過後再一次成為人們關注的焦點，據CCID釋出的2000年中國軟體產業市場報告顯示，在2000年軟體銷售總額的230億元中，管理軟體銷售總額達到了58.7億元，比99年同期增長了23.3%，同時，在今後幾年中管理軟體市場繼續保持高速的增長，預計到2005年，中國管理軟體市場的總額將達到200億元。巨大的市場意味著眾多的廠商和激烈的竟爭，特別是當一個產業處於快速上升期時，於是這個市場上活躍著SAP、ORACLE、JDE、Fourthshift、SSA、用友、新中大、金蝶、浪潮、和佳、利瑪、天心等等眾多的廠商，和財務軟體、ERP、MRPII、CRM、SCM、DRP、EB、PDM等等讓企業眼花繚亂的產品術語。面對眾多的管理軟體廠商和產品，作為企業，如何選擇適合自己企業管理資訊化的軟體？作為管理軟體企業，如何在眾多的廠商中脫穎而出，成為企業的首先物件？所以，無論是企業，還是管理軟體廠商，都需要回答幾個基本的問題，什麼是管理軟體？為什麼要選擇管理軟體？什麼是好的管理軟體？企業需要什麼樣的管理軟體？



一． 什麼是管理軟體？ 無論是低端的財務軟體廠商，還是高階的MRPII/ERP軟體廠商，以及近年來興起的CRM、SCM軟體廠商，都無一例外地聲稱自己的產品是管理軟體或者說是管理型軟體，然而到底什麼是管理軟體？眾說紛紜，莫衷一是，讓人摸不著頭腦。最主要的原因是，管理軟體廠商大多是從功能上或者技術上闡述管理軟體，而沒有從根本上，也就是沒有從管理的角度來定義和闡述管理軟體。單從字面上理解，管理軟體可以簡單定義為用軟體技術來輔助企業管理，從而使企業的經營管理更為成功，新中大軟體公司的公司宗旨＂以選擇的管理思想和軟體技術，不斷提升顧客價值＂，即簡單扼要地表達了這點。如果要深入的話，我們首先明確管理的含義。一般說來，管理是透過協調企業中人的行為，以計劃、組織、領導和控制控制等一系列職能，實現企業目標的過程。所以管理軟體可以理解為含有先進的管理思想，體現計劃、組織、領導、控制等管理職能，輔助企業高效地完成目標的軟體工具。



二． 什麼是好的管理軟體？ 明確了管理軟體的定義後，我們會很自然地問，什麼是好的管理軟體？這個問題其實包含兩層意義，一方面是我們應該以什麼樣的標準選擇管理軟體？另一方面是，好的管理軟體能夠為我們的企業帶來什麼好處？



1． 體現管理的職能-管理軟體的基礎 一種軟體能夠稱之為管理軟體，其至少應該體現管理的大部分職能，包括決策、計劃、組織、領導、監控、分析等等，也就是說能夠做到＂事前計劃、事中控制和事後分析＂，而不僅僅是＂核算型＂軟體只能夠做到事後記錄和反映。



對於決策來說，管理軟體應該能夠提供實時、相關、準確、完整的資料，為管理者提供決策依據，需要注意的是決策依據，而不是決策。就好象電腦無法代替人腦一樣，管理軟體也不能夠代管理者。正如新中大軟體公司副總裁樓昕所言：＂管理軟體只能夠是提供決策的依據，而不是決策。因為管理既是一門科學，也是一門藝術，管理軟體所做的只是把管理中科學的（數字化）部分提煉出來，將管理者所需要的決策依據用最科學化的方式表現出來，而最終的決策需要管理者藝術化的把握。＂



同樣，管理軟體需要提供各種計劃，協調企業各部門和人員的行為，為企業的經營活動提供依據，同時為控制和考評提供標準。如銷售計劃、主生產計劃、物料需求計劃、採購計劃、車間作業計劃、人員計劃、財務預算等等。



對於組織而言，管理軟體主要是解決部門協作和人員協同辦公的問題。透過管理軟體的使用，企業能夠在第一時間感覺企業內外的變化，並且能夠協調各部門的行為，快速作為正確的反應。如，當銷售部門接到訂單後，工廠能夠立即作出生產計劃，車間需確定作業計劃，財務部門則作出財務預算和成本核算，而採購部門發出採購訂單……所有這些行為都可以透過管理軟體瞬時完成，實現企業從內至外的全面互動管理。



有效管理的秘訣就是找到正確的控制點，對於一個好的管理軟體來說，為管理者提供正確的控制點是至關重要。現在很多管理軟體強調業務和財務的一體化，實質上就是指企業管理者可以財務作為企業管理的控制點，透過企業的財務資訊隨時監控企業的業務資訊，做到有效控制。



IT技術一個重要的作用就是透過強大的計算、檢索和查詢功能，提高了人們對資訊的利用程度。所以管理軟體同樣也應該能夠對提供對企業各種經營資訊最為完整、科學的和有效的分析，為企業的經營管理決策和持續改善提供所需的依據。



2． 符合先進的管理思想和實踐-管理軟體的提升 這是一個急劇變化的時代，企業內外經營環境的變化，使得企業經營管理的思想和實踐也不斷變化，因此作企業管理工具的管理軟體，必須能夠反映這些變化，緊跟時代發展的步伐。



國際化：隨著WTO的臨近，＂與國際接軌＂成為各行各業共同的口號和行動。管理思想、方法和管理資訊的國際化已經是企業參與國際竟爭不可逆轉的潮流。以財務管理為例，過去主要是由政府對會計報表提出要求，而現在政府部門也明確表示希望聽到企業投資者、財務分析家及券商的要求，這就是與國際接軌的做法，正如朱總理所說：＂會計資訊是世界上通用的商業語言，語言不通，就無法做生意＂。而作為國內著名管理軟體公司的杭州新中大軟體公司所推出的國際財務軟體Intfi，透過強大的會計翻譯功能，可以根據會計資訊需求方的不同，用一套財務資料為企業投資者、內部管理者、政府部門、券商等等不同身份的管理者不同的帳表，滿足不同的需要，這就是與國際接軌的做法。



以客戶為中心和供應鏈管理：市場竟爭的激烈，使得客戶成為每一個企業而關注的中心。 無論是企業的供應商的供商，還是企業的客戶的客戶，大家的目標都是滿足最終消費者的需求，未來企業竟爭不僅僅是企業與企業之間的竟爭，更是供應鏈與供應鏈之間的竟爭。所以管理軟體也需要做到最佳化企業內部流程並且同時兼顧整個供應鏈的最佳化，使企業處於一條最為暢通的供應鏈（增值鏈）上，最大程度上為客戶創造價值。



以人為本的管理思想：知識經濟時代，人才是企業竟爭力的源泉，如何發揮人的能動性 和創造性成為企業關注的新課題。作為管理軟體，一方面需要透過將高度自動化的運作將員工將低階的重複勞動和事務性工作中擺脫出來，另一方面應該在企業內部建立一種公平的競爭機制和績效果評估體系，透過給每一個員工制定一個工作評價標準，並以此作為對員工的獎勵標準，使每個員工都必須達到這個標準，並不斷超越這個標準，而且越遠越好。隨著標準不斷提高，生產效率也必然跟著提高。



集中化管理與分散經營：資訊時代，企業的經營跨越了時空的限制，越來越多企業的業務分散於全國甚至是全球各地。這就需要管理軟體能夠提供強大的遠端、實時等功能，在保證企業各地分散經營的靈活性和自主性的同時，實現企業的集中統一管理。



管理的個性化：＂沒有先進與落後的管理，只有適用與不適用的管理＂，企業所面臨的內外環境千差萬別，決定了企業的管理不可能＂一刀切＂。所以管理軟體也需要有足夠的靈活性，在通用化的設計的同時，充分企業可能需要的個性化選擇，為企業提供最合適的管理工具。



3．使管理更為有效率和有效果-管理軟體的意義 企業為什麼要用管理軟體？歸根到底主要有三條：



（1）是手工管理不能夠做，用管理軟體能夠做（有效果）。例如財務管理中，原來手工核算下，企業的管理層只能夠在事後得到企業經營活動所產生的各種報表，而使用了管理軟體，管理層就可以實時查詢所需的各種報表。還有一個例子就是，國內的ISO9000系列轟轟烈烈了好幾年，現在基本上有點規模的企業都透過了其中的部分或全部，一方面是因為有些企業的目標不端正，只是要那個證；另一方面的原因缺少一個系統將9000系列的那一套先進的管理思想和理念固化起來，所以9000系列大多成了一紙空文，被很多企業放在了抽屜中。而管理軟體一個重要的作用就是能夠規範企業管理制度和員工的行為，因為如果員工不按照管理系統的思想和標準行為，不進行正確的輸入，就無法得到正確的結果，就無法使自己和其它人的工作進行下去，責任很明確地便歸結到他身上了，這就很自然地起到了一個規範和監督每一個員工行為的作用。



（2）是手工管理能夠做，但管理軟體能夠做得更快更好（有效率）。 一個倉庫管理人員能夠在幾萬種物料中找到幾秒種之內查到我所需要物料的庫存情況嗎？不能，倉庫管理軟體能。一個會計能夠在幾秒種內找到三年前的一張記帳憑證嗎？不能，財務管理軟體可能。一個企業中各個部門可以在幾分種內對一個訂單作出正確的反應嗎？不能，ERP軟體能。



（3）是外部環境的變化迫使企業使用管理軟體。 資訊時代的市場竟爭將是供應鏈之間的竟爭，那些自己本身資訊化已經做得很好的大型企業，為了提升所在供應鏈的整體竟爭力，常常會推動自己的合作伙伴資訊化。例如，上海通用汽車實施CRM軟體專案，就將其所有分銷商納入CRM體系，強迫所有的分銷商都使用CRM這一工具。



4．先進的軟體技術-管理軟體的實現 作為一個好的管理軟體，首先需要是一個好的軟體，這主要體現在三個方面：體系結構、軟體設計和開發方式。如多層結構、WEB技術、開放性、擴充套件性、物件導向、構件化、工程化、專案管理……。



三． 為財務軟體平反



財務軟體在過去幾年中的輝煌，曾經作為民族軟體的驕傲，風光無限。然而現在大大小小的財務軟體廠商都急於摘掉＂財務軟體＂這頂帽子，異口同聲地聲稱自己是管理軟體甚至是ERP軟體供應商。用友軟體的總經理郭新平當著記者說了一句＂K3是ERP嗎？＂，竟然引來了金蝶的一場官司。由此可見，國內對ERP的追捧和對財務軟體的偏見已經到了何種地步！



據我個人看來，財務管理仍然是企業最重要和最基礎的管理。正如著名的管理諮詢師趙海軍所言：＂財務管理是企業的微觀管理，它是企業宏觀管理的基礎。長期以來，國內企業養成了決策＇拍腦袋＇的習慣，而忽視了對科學的財務資訊的利用，所以企業的財務管理往往只是事後的核算，發揮不出管理的作用，與此相對應的是，國內的財務軟體也只是模擬手工核算，雖然減輕了財務部門部門的工作，但沒有體現出管理軟體應有的功能。而在國外企業中，財務資訊是企業最重要的管理、控制和決策的依據，因為企業的管理，說到底就是對＇錢＇的管理，企業內外所有的活動，從根本上都會與＇錢＇掛勾，都會在財務資訊中反映出來，所以管理者可以透過財務資訊監控企業經營情況，由此作出正確的決策，財務資訊是管理者的＂耳目＂，所以國外的財務管理注重的是如何反映對財務資訊進行分析、加工和利用，為管理者的決策提供更好的依據，相應的，國外的財務軟體更多的是提供管理、控制和決策支援的功能。＂由此可見，隨著國內企業管理的現代化、科學化和國際化，財務軟體作為企業基礎管理的工具，仍然有巨大的發展空間，關鍵是財務軟體需要超越＂手工模擬和財務核算＂的功能，更多的從管理的角度上提升和加強自身的功能。



正是因為如此，金蝶軟體公司在2000年掀起了＂基礎管理風暴＂，強調企業中人、財、物、產、供、銷等等這些基礎管理的重要性。因為基層上報的資料是否準確及時？基層運作的效率如何？基層是否存在漏洞？等等這些看似簡單的基礎問題的好壞決定了企業的戰略目標能否實現，也決定了企業持續發展是否有堅實的繁殖核心。金蝶的總裁徐少春舉了一個這樣的例子：＂某企業總經理為了某一項戰略決策需要了解企業目前的經營狀況，即最新的應收、應付資料，於是，財務部長、銷售部長、供應部長為此組織人員忙了一週，資料出來了，然而財務部與銷售部報出的應收帳款資料、財務部與供應部報出的應付帳款資料大相徑庭。總經理不知他的決策應建立在哪份資料基礎上？此時若再花一週，核對清楚半月以前的資料，這個決策還有實際意義嗎？！可見，基礎管理的薄弱，將直接影響企業的決策速度和決策質量。＂



四． 對國內管理軟體廠商的期待 ＂羊毛出在羊身上＂，好的管理軟體產品背後一定會是一個管理良好的企業。國外的著名的管理軟體廠商ORACLE、SAP、IBM等企業，自己就是管理軟體系應用的典範和管理實踐的先鋒。反觀國內軟體企業，概念炒作、虛誇收入、無法實現的客戶承諾、人才流失、高層地震等等現象層出不窮。試想，一個連自己的都沒有管好的企業，當它承諾可以用它的管理軟體來規範、最佳化和提高你的管理，你能夠相信嗎？當管理軟體廠商一邊用回扣收買你的手下，一邊向你宣稱用管理軟體可以解決你企業中採購吃回扣的問題，你會對有信心嗎？所以作為管理軟體廠商，要想獲得長遠的發展，首先需要規範自己的行為，規範自己的管理，真誠面對企業。



此外，服務也是國內管理軟體企業反面臨的難題。＂軟體就是服務＂，對於管理軟體更是如此，它實際上就是用軟體中的思想、流程和方法來為企業的管理規劃，是一個將通用的管理軟體根據企業的實際情況個性化的過程。所以它要求軟體的實施人員應該是有資深管理和行業背景與IT技能相結合的複合型人才，這在國內管理軟體廠商中是及其缺乏的。當國內幾大財務軟體廠商前後宣佈進軍ERP領域的時候，他們憑什麼？因為賣財務軟體只是在賣一種很標準化的產品，服務只是輔助；而賣ERP等高階管理軟體更多的賣一種個性化的服務，產品反倒成為次要，關鍵是實施、服務的好壞。當國內管理軟體廠商連財務軟體的售後服務都讓企業怨聲四起的時候，我們怎麼樣能夠相信他們能夠實施好更好複雜的ERP/MRPII？這不僅僅是人才缺乏的問題，或許應該說更多的是態度問題。



IT，作為一種全新的技術和產業，在全球範圍內掀起了巨大的浪潮，正在改變人類生活的每一方面。然而，就象所有的新興產業一樣，經過了初期幾年的迅猛的發展後，IT產業在目前暫時陷入了低谷和調整。其根本的原因是，前些年IT產業的發展更多的是技術的推動、是IT廠商的推動，而非是使用者、是應用的拉動。也就是說IT業缺少對使用者和對應用的關注，推出的產品與使用者的需求存在偏差，最終導致了IT業的供需失衡。＂電腦、軟體和網際網路，這些都是讓人激動和嚮往的東西，可惜，對我們公司似乎不太適用＂，這是我們最常聽到的話，所以對於IT來說，在未來的發展中應該堅持＂以客戶為中心，以應用為重點＂的思想。同樣，對於管理軟體廠商來說，更多的是應該聆聽企業的聲音，關注企業管理的需要，因為管理軟體的最終目的是輔助企業管理，所以管理軟體的根本著眼點應該是管理應用。