SAP MM 實施專案裡Open PO 遷移思路探討

SAP MM 實施專案裡Open PO 遷移思路探討

 

 

. 序言.

 

SAP 專案上線前夕，除了靜態主資料需要匯入以外，可能還有一些動態資料，比如open的採購訂單，open的銷售訂單等單據也要遷移到SAP系統裡。

 

筆者所在的專案裡，對於Open PO 的遷移，是MM模組裡一件非常重要的工作任務。筆者透過參與這個專案，瞭解到客戶global template中Open PO的遷移策略，很受啟發。所以寫下這篇文字，予以記錄。

 

 

.Open PO 的定義.

 

實際業務裡，Open PO 一般需要考慮GR和IR兩個指標。只要沒有全數量的GR, 或者沒有全數量的IR，則該PO都被視為Open的PO 。筆者所在的專案裡也是採用這個標準來判定一個PO是否是open PO。

 

 

.Open PO 的處理策略.

 

專案實踐中，對於上線前夕open PO的處理，都採用特殊處理方式。

 

比如定義特殊的PO型別，這種型別的PO可能允許外部給號，畢竟之前的PO號碼已經發給供應商了，因企業內部SAP系統切換，如果導致legacy PO 號碼發生了變化，需要採購部門在商務上與供應商做比較多的溝通。如果允許外部給號，則業務人員可以將老的PO號碼直接輸入SAP系統裡，這樣供應商在後續的送貨以及發票環節，完全是無縫銜接，不用額外溝通成本。

 

另外，專案實施的時候定義的PO release strategy也不對這種型別的PO生效。畢竟Open PO在也上已經是經過企業內部審批過了的，遷移到SAP系統裡之後，可以不用再次審批了。透過定義特殊的document type, 可以遮蔽掉BAU採購訂單上的release strategy。

 

處理策略大致是：

Open GR: 新建特殊型別的PO，遷移到SAP系統裡的PO裡的數量就是OPEN GR的數量。

Open IR ：新建特殊型別的PO，遷移到SAP系統裡的PO ITEM中Account Assignment Category設定某個標記比如Y（需要自定義），帶暫估科目，不用做收貨了（不勾選GR Indicator）。

 

但是具體的業務場景可能比較複雜，上述策略在適用於具體業務場景的時候，需要靈活處理。

 

 

. 複雜場景分析舉例.

 

舉例分析：比方說一個老的採購訂單,有4個 Line Item。

Line 1, PO 下了100， GR收20,  IR 收20。 如何遷移？

SAP 裡建立PO的Line1，數量是80，後續正常在SAP  PO下收貨、發票校驗。

 

Line2, PO 下了100， 沒GR，有IR。 如何遷移？

在SAP裡採購訂單裡line2，採購數量還是100；業務人員在老系統裡該PO已入賬的IR 沖銷掉，然後重新在SAP PO裡做發票校驗。

 

Line3, PO 下了100， GR收80，沒發票。 如何遷移？

LINE3 進入SAP系統裡後分兩個行專案：

第1個行專案，數量是80, Account Ａssignment設定為 Y，帶暫估科目（財務提供科目），以後收到發票，借這個暫估科目，貸應付賬款；GR indicator去掉，因為不會再收貨。

第2個行專案，數量是20，正常PO行。

 

Line4, PO 下了100，GR收80， IR收30. 如何遷移？

LINE ４進入SAP系統裡後分兩個行專案：

第1個行專案，數量是50，Account Ａssignment設定為 Y，帶暫估科目（財務提供科目）, 以後收到發票，借這個暫估科目，貸應付賬款； GR indicator去掉，因為不會再收貨。

第2個行專案，數量是20，正常PO行。

 

 

看得出，業務場景越複雜，在準備遷移資料，判定各個ITEM遷移的數量的時候，需要花費大量人力物力去統計與分析，工作量不少的。

 

 

       2019-1-10 寫於杭州市.