碼農如何寫好一封郵件/0

張太國發表於2019-03-18

做技術管理做了7年，和不同的team、不同的客戶打交道也是非常多的，在寫郵件這件事情上， 從當時不太懂到不停的總結，自認現在在這件事情上還是做的還算可以。相反，我發現很多朋友或同行在寫郵件上不得要領，或是想寫好但是不知道怎麼寫。今天這篇文章分享我的一些經驗，概要的寫一下，怕寫多了部分讀者看不下。

在我看來，郵件其實文件的一種，所以郵件一個最主要的目的是用來溝通。既然是溝通，那麼我們要達到讓對方以最快的速度知道你想要表達的意思，這就是中心點，後面這些都是圍繞這個主題進行。

當然，郵件是有很多技巧的，熟練使用這些技巧，會讓你事半功倍。

郵件種類

先說郵件的種類，一般來說有四種：

  1. 無需回覆的郵件。

    這種郵件主要是想告訴收件者一些資訊，例如我們平常收到一些報表郵件，部分監控郵件等，這些郵件我們無需回覆，知道這些即可。

  2. 查詢郵件。

    這種郵件比較多，你寫郵件是想從收件人那裡知道一些事情，比如建議，意見或者動作等，希望收件人能夠回覆你。

  3. 開放式結尾的郵件。

    主要是一些開放式結尾的郵件，例如保持聯絡。當然這也是為了將來以後的聯絡方便，獲取進一步的結果或者便利。舉個例子，我們想問某個公司的HR有沒有職位招聘，HR說暫時沒有，你可以說保持聯絡，以後有的話再發郵件去問，而且最好是基於該郵件去問，這樣HR看到郵件的承前啟後，知道你是誰，問什麼事，不至於太突兀。

  4. 需要採取動作的郵件。

    這種郵件不僅僅是期望得到你的答覆，而是需要得到你的動作。例如，老闆發郵件給小明，讓他預定一個會議。小明需要將預定好的會議資訊回覆給老闆，包括時間、地點（會議室）、邀請的人物。如果需要電話會議，電話會議的URL、撥入的電話號碼和方式。 

郵件組成

那麼怎麼寫好一封郵件呢？

首先我們得弄清楚郵件的組成：

  1. To(收件人)

  2. CC

  3. BCC

  4. 郵件主體

一般郵件主體又分為

  1. 郵件標題（Subject Line）

  2. 開場白（Opening Sentence）

  3. 訊息體

  4. 結束語

 

如何寫郵件

收件人

收件人是你要傳送給誰的，是郵件的直接接收者。可能收件人會有多個，因為他們這幾個人都是直接的接收者。

CC

CC一般是指抄送，FYI的目的，讓CC的人知道就行了，但是不建議把不太相關的人放到這裡，因為絕大部分人只關心和自己有關的事情和郵件。把一些不相關的郵件傳送給不相關的人，可能會對方起到騷擾作用。

BCC

密送，既然是密送，在To,CC裡的人不知道BCC裡的人列表。這個某些情況下非常有用，可以保護一些隱私。舉個例子，我收到過很多離職郵件，一般人可能這麼寫。

發件人：David Cook
收件人：David Cook
主題：Cook's Farwell

我收到這封郵件，說明我是接收人，但是我並不在收件人裡，為什麼？因為我在BCC裡。那麼為什麼我會在BCC裡？可能是發件人為了避免尷尬，省去一些不別要的麻煩。

 

郵件標題

郵件標題非常重要，這是能夠快速瞭解郵件目的的最直接的資訊。試想，一般來說郵件進入我們的收件箱裡，都是郵件列表裡的一條記錄而已，如果你想看具體內容，還得單擊或者雙擊一下該郵件記錄。所以，為了讓收件人快速理解郵件的主題，郵件標題是最好的入門。

合理的郵件標題會讓人省時間，覺得你非常專業。

一般來說，郵件標題沒有固定的格式，把事情說清楚就好了。

先看看下面一個例子：

Subject：Meeting
Hi David,I just wanted to remind you about the meeting we scheduled in last Friday, do let me know if you can attend it on time.Thanks.

Taiguo Zhang

如果看到這個郵件標題，我們只知道郵件是關於會議的，但是是其他什麼事情就不知道。我們可以改一下

Subject:  Reminder of 10:30AM meeting on next Mon(3/18) about Visiting Japan

這樣改了之後，一看到郵件就知道是提醒禮拜一的關於訪問日本的會議了。

再來一個例子，我們經常做Performance Review，可能要提醒每個員工去做，怎麼寫呢？較好的例子如下：

Subject：[ACTION REQUIRED] Finish your PR's last step before this Friday(3/20)

我在這裡加了一個ACTION REQUIRED, 為什麼？因為提醒這個是需要你做ACTION，而且大寫，說明非常重要。而且必須在禮拜五做完。

 

開場白

一般情況下，開場白還是直接說事兒，讓對方明白郵件的意圖，因為Subject line已經簡單說了，我們可以再說的詳細一些。接上面的例子，例如可以如下：

Hi David,

I would like to know if you can join the meeting about the visiting Japan at 10:30AM in next Monday, as it is very important for us to make a decision. 
Then the procedure can move forward，that is helpful to be behind the schedule. If you can't, please DO let us know, then we can make another meeting.

這樣我們就把事情說清楚了。

但是如果由一些不太好的訊息或者其他，可以先用一些軟和點的話做鋪墊，然後再把不好的事情說出來，這樣在人的感情上會容易接受點。

訊息體

主要還是對郵件的主題詳細描述，作為主題的支撐，講事實，講道理，將為什麼要寫這封郵件。

同時，郵件的topic最好不要超過一個，這樣易於閱讀和專注。如果是多個的話，一是分心，二是處理起來略微麻煩一些。

同時，因為訊息體可能會很長，為了便於閱讀，我們可以做到：

  1. 儘量使用短句，讀起來不費勁。

  2. 儘量使用段落

  3. 對於關鍵點可以加粗

  4. 對於某些句子和詞語，可以用顏色，但是慎用。比如紅色，紅色一般指警告，所以慎用。

  5. 用List，比如：1,2,3..., a,b,c...這種。

  6. 注意使用空格和空行，如果文字堆積到一塊，對人有壓迫感。如果給出適當空白，會讓人放鬆很多。這有點類似寫程式碼的風格。 

結束語

 結束語很重要，主要用來：

  1. 總結你的觀點

  2. 如果有ACTION，指出對方需要做的ACTION。

  3. 如果有deadline，需要指出Deadline。

  4. 如果不需要Action，寫出適合的結束語即可。例如“Thanks for your help on solving this problem."

 

簽名

上面沒說到簽名，其實還是要做的。分為2種情況：

公司內部

是指郵件發給公司內部的，大家可能都知道你，寫出名字、分機，手機即可。如果大點的公司，需要帶上職位，所在部門。

 

公司外部

如果收件人是客戶或者其他人，需要以下資訊：

  1. 名字（中文名+英文名）

  2. 職位

  3. 部門

  4. 分機

  5. 手機

  6. 郵箱

  7. 公司的logo，網址，甚至是slogan。

  8. Skpye或QQ或微信，如果需要的話

 

Disclaimer

在一些公司法律做的比較完善，在郵件最後面會加上一些Disclaimer，主要是為了保護一些相關資訊吧。

 

暫時先寫到這裡，今天只是大概要領的寫了一些，也算是一個梳理，其實還有好多細節上的技巧問題。例如，

  1. to,cc的聯絡人怎麼加，聯絡人順序的問題？

  2. 郵件的語調

  3. 郵件的稱呼

  4. 郵件的專業性

  5. 郵件編輯的技巧

  6. ...

後面會慢慢補上（哈哈，給自己挖坑了），如果您覺得想繼續看，請繼續支援我。

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