在組織一場成功的直播活動中，籌備工作通常涉及多個環節，包括選題策劃、嘉賓邀請、物料準備、技術支援等。為了更高效地管理這些活動，我們選擇使用 Leangoo 看板工具 來規劃和跟蹤直播的各項籌備任務。以下分享了使用 Leangoo 的具體實踐，幫助團隊更好地協作和推進工作。
1. 建立直播籌備的整體看板
首先，我們為直播籌備活動建立了一個專屬的 Leangoo 看板，將籌備流程分為以下幾個核心階段：
- 待辦事項：所有需要完成的任務清單；
- 進行中：當前正在執行的任務；
- 已完成：已完成的任務歸檔；
- 問題跟蹤：記錄籌備過程中遇到的阻礙和需要解決的問題。
透過這些階段的劃分，團隊成員能夠清晰瞭解每項任務的狀態和優先順序。
2. 明確任務分工與截止時間
在看板中，每個任務被設計為一張卡片，內容包括：
- 任務描述：如“確定直播主題”“聯絡嘉賓並確認時間”；
- 負責人：明確每項任務的責任人；
- 截止時間：標明任務完成的時間節點；
- 附件或備註：如活動策劃文件或具體的執行指引。
透過這些資訊，所有團隊成員可以實時掌握任務的最新進展，避免重複溝通或遺漏細節。
3. 實時協作與反饋
Leangoo 支援團隊成員在任務卡片上新增評論或附件。我們利用這一功能，在任務執行過程中進行實時反饋。例如，設計團隊上傳直播宣傳海報初稿後，推廣團隊可直接在卡片上提出修改建議，大幅提升了溝通效率。
此外，藉助 Leangoo 的通知功能，團隊成員可以第一時間收到任務更新或截止日期提醒，確保各環節的銜接順暢。
4. 監控進度與及時調整
籌備活動的推進過程中，可能會因不可控因素而出現計劃調整。例如，某位嘉賓臨時變更了檔期或技術測試過程中發現問題。透過看板工具，我們能夠快速定位問題，並實時調整任務優先順序，避免因資訊滯後影響整體進度。
5. 總結與持續改進
直播活動結束後，我們將所有已完成的任務卡片歸檔，並針對籌備過程中發現的問題進行復盤。例如，總結哪些環節耗時較多，或在哪些方面需要最佳化流程。這樣能為後續活動積累經驗，不斷提升籌備效率。
小結
使用 Leangoo 看板工具管理直播籌備活動，不僅讓任務分工和進度追蹤變得清晰高效，也增強了團隊協作能力。工具只是手段，最終的成功離不開團隊的緊密配合與持續改進。希望以上實踐對您的直播活動管理有所啟發。