看板快速啟動指南

一、看板的前世今生

剛開始接觸看板的人，大多會將“看板”簡單理解為一塊可以看見的板子，這是初次接觸看板的人都會產生的誤解。在啟動看板之前，需要先釐清看板的前生今世，如此才能更好地使用看板。

Kanban源自日文，翻譯為“訊號板”。在豐田，它意思是“訊號卡”，是用來跟蹤和控制工作的記錄卡。翻譯為中文是“看板”，意為“看著這塊板子”，也指代每日站會。由於這3個意思對看板方法都至關重要，所以kanban是一個切合的、又包含多種含義的名稱。

20世紀50年代，豐田從美國超級市場的運營模式中受到啟發，開始試點推行超級市場的後工序引取方式，隨後豐田發明了更為有效的生產管理系統——精益。在這一過程中，豐田從精益製造中發明了一個工具——看板。隨後的幾年裡，靠著這套看板方法，豐田生產效能大幅提升，並斬獲世界範圍的多個大獎，直到1973年，由於世界性石油危機使得世界各國開始認識到看板方法。如今也已經逐漸被世界各國的許多行業中的眾多企業所應用。

二、看板的四個基本原則

在啟動看板之前，我們要先了解看板基本原則，如此才能更好地實施看板。

1、視覺化

視覺所呈現的事物永遠是最直觀有效的。看板就好比紅綠燈，何時啟動、何時減速、何時停止，可有效控制數量和秩序，保證交通的正常執行。

2、限制在製品（WIP）

限制每個步驟能容納的最多工作項（記錄卡）數量。
3、管理流程
流程是團隊協作的基礎，看板流程需要定義上下游的銜接過程，規定上下游的完成規則，並且可以透過流程看到WIP的流轉過程，看板可以幫助團隊分析並調整以改善流程，從而減少完成每項工作所需的時間。
4、建立反饋機制
建立反饋，能幫助團隊實施各種反饋迴圈-檢檢視板工作流程中的階段，指標和報告以及一系列視覺化提示，為團隊提供系統中工作進度（或缺乏工作進度）的持續反饋。

三、看板快速啟動指南

這裡為大家梳理整理了幾點快速啟動看板的方法，以禪道為例，同理也可直接使用在物理看板中： 

1、記錄團隊的例行工作

團隊成員會有很多不同型別的工作，但首要先記錄好一些例行工作，比如查詢、評估和修復缺陷與運維問題；跟蹤反饋；對產品和基礎設施進行改進等等。雖然所有工作都很重要，但看板方法主要關注最本質的一項：對產品和基礎設施進行改進。大家可以先  從“分析”“實施”“驗證”和“交付”這一流程逐一列出團隊的工作項  。這裡不建議使用複雜過程，因為這會導致要用更多的步驟來實施或驗證工作項。分享兩個  工作步驟的簡潔性準則：

• 只包含涉及自己團隊的步驟。不考慮工作項交給團隊之前的步驟或移交給客戶、合作伙伴之後的步驟。
• 如果連續兩個步驟由同一個人完成，那就合併為一個步驟。

2、佈置物理看板牆和虛擬看板

記錄完團隊例行的工作步驟後，將這些步驟呈現在看板上，成員使用展示板來視覺化進度。展示板左側要有“待辦事項”區域，其餘步驟都由兩列組成。以禪道的研發看板功能為例。

左側是“Backlog（需要做的任務）”，“準備好”“開發”“測試”“已驗收”“已釋出”和“已關閉”七個看板列，其中開發列和測試列都劃分了2個看板子列：“進行中”和“完成”。團隊只需要按照已經分解好的工作項，逐一對應到禪道的看板中即可。也可以對看板按實際需求修改；物理看板的操作方法同理，這裡就不過多介紹了。

3、限制在製品數量（WIP)

透過限制在製品數量能減少團隊中的混亂。需注意，限制的數量是每個步驟的卡片總和，比如研發列的總和為10，那麼“進行中”和“完成”的總和也一定等於10。禪道看板會在設定中給予提示：

如何設定WIP？最簡單的方法，由團隊人數匯出。根據團隊的人數，乘以合理的並行係數（最慢步驟，也就是團隊中完成最少的任務數），得出初始的限制值。這一方法相對簡單，而且有事實依據，更容易被團隊所接受。在禪道中當列計數超過限制時，列計數會顯示為紅色，提示團隊需要做出調整。限制在製品的重要作用：

• 限制了因優先順序變化、需求變更或設計改動而產生的工作量，能讓團隊幾乎沒有損失的快速響應；
• 限制工作的流速，使其與最慢的步驟相匹配，調整其他步驟來與之匹配，可以獲得最高的效率和生產率。

4、定義完成規則

看板是拉動式的管理，所以在進入下一個看板列之前要先滿足“拉動條件”。當工作項滿足某些規則（一定是要明確的），才能從每個步驟中的“進行中”列移動到“完成”列。

比如，“開發”列進入“測試”列，需要完成程式碼、進行註釋並針對當前版本執行；已審閱程式碼統計，滿足團隊標準；無錯誤生成等等規則，才能進入測試階段。整個完成規則可以讓團隊一起來定義，這樣能與最慢步驟相匹配，也能更好更快地完成專案。

5、召開每日站會
透過每日站會，建立反饋迴圈，同步團隊成員之間的任務情況，這也符合敏捷的管理原則。要重點關注阻礙工作的問題，專案經理詢問是否有人需要幫助（站會里唯一要詢問的問題），專案經理整理提出的問題，會後找出解決方案，即時調整和最佳化專案情況。

此外還有三點小提示：

• 可根據需要，  設定加急通道。應對緊急事件的加塞，保證整個看板正常進行。
• 可根據需要，  調整在製品限制和完成規則。確保工作在展示板上順利流動，最後高質量完成專案。
• 看板是隨時變動的，不用花太多時間讓看板看起來美觀。

四、結語
看板簡單易操作，團隊能透過看板隨時掌握進度、發現問題並解決問題，但看板不只是一塊能看見的簡單的板子，而是一套系統的、科學的、理論的知識方法，掌握看板，能幫助組織有效按時、按預算為客戶提供高質量的價值。