如何選擇最適合的採購付款 (P2P) 解決方案？

無論企業的業務流程執行得如何，流程中始終存在改進空間。更好的管理系統是獲得更好結果的關鍵，尤其是當企業處於增長階段時。強大的採購到付款（P2P）系統是加快採購流程，同時保持採購支出可見性的最有效方法之一。
 
什麼是採購到付款系統？
 
進入 21 世紀以來，數字化轉型已深入到所有業務領域，包括 P2P 流程。由於電子採購軟體（如採購到付款系統）的使用日益廣泛，曾經冗長、成本高昂、動輒就會受到干擾和破壞的一系列手工工作流程，如今已發展成為一個更加便捷、高效的流程。

P2P 流程本身涵蓋三個特定領域：
 
1、採購
● 供應商評估和選擇
● 徵求建議書（RFP）或採購申請（內部）
● 合同談判
● 採購訂單流程
● 接收並記錄貨物和服務（貨物接收）
 
2、開具發票
● 供應商向買方開具發票（可包括電子發票）
● 三方匹配和異常調節
● 發票審批
 
3、付款
● 付款審批工作流程
● 透過應付賬款付款
● 更新會計記錄
 
採購到付款系統的目標都很簡單：利用技術實現 P2P 流程的自動化和精細化。實施電子採購軟體所支援的具體目標可能因組織而異，但總的來說包括以下目標：
 
● 改善現金流。
● 消除欺詐和異常支出，同時實現總支出的可視性。
● 最佳化業務流程，減少浪費，消除人為錯誤，提高生產率。
● 透過透明的供應鏈管理支援戰略性支出。
● 在所有工作流程中實施持續改進，並及時讓所有業務部門參與類似的流程最佳化。
● 將採購部門從最低限度的節約來源轉變為可靠的增值來源。
 
一般來說，企業研究和實施採購到付款系統有兩個最常見原因：
 
1.企業正在採取措施，透過升級過時的人工工作流程來迎接數字化轉型。這需要企業文化的重大轉變，尤其是在傳統大於創新的企業。採購團隊可能需要向最高管理者提出令人信服的理由，以啟動這一程式，並在過渡前、過渡期間和過渡後開展教育和培訓工作，以確保企業完全接受。
 
2.企業現有一個過時的企業資源規劃（ERP）系統，該系統正在升級以滿足不斷變化的需求。與紙質流程帶來的浪費、延誤和挫敗感相比，企業目前使用的解決方案在其鼎盛時期能顯著提高績效。它甚至具有一些前瞻性的功能，如與會計系統整合或審批實時警報。
 
但現在，該系統已經有點力不從心了，在當今競爭激烈、自動化驅動的市場中，保持競爭能力、生產率和健康的利潤已經超出了它的能力範圍。
 
為企業找到合適的採購到付款系統
 
選擇和實施採購到付款系統等重大流程轉型時，首先需要進行需求分析。確定最需要關注和改進的領域，是找到最能滿足這些需求的採購軟體的第一步。
 
在考慮任何 P2P 解決方案之前，需要理清以下問題：
 
1.當前的 P2P 流程狀況如何？無法看到或量化的東西是無法衡量、修復或簡化的。
 
2.哪些採購流程需要最佳化？ 貴公司是否需要在現有的軟體環境中新增新功能，或者貴公司是否在尋求向數字化採購管理轉型？或是更換過時的解決方案？是否需要透過戰略採購工具或專用合同管理解決方案來全面控制整個供應鏈？
 
3.哪些問題需要優先考慮？對於一些公司來說，控制異常支出和整頓供應鏈是首要任務。其他公司可能已經有了處理付款的ERP系統，需要一個可靠相容的解決方案來自動處理從採購申請到最終發票之間的所有工作。
 
4.哪些利益相關者對轉型的成功至關重要？從上層管理人員到使用新系統採購商品和服務的員工，在轉換之前、期間和之後，確定並與流程中的每個重要人員進行接觸，這樣更有可能成功實施。
 
5.在研究、實施和跟進方面的預算和時限是多少？找到願意花時間與企業一起制定方案並提供培訓的供應商，可以縮短時間、降低成本、減少停機時間，同時提高使用者效能和合規性。
 
例如，國內資 深企業管理軟體廠商高亞科技與客戶合作，提供專門的採購管理解決方案8Manage SRM，在滿足當前需求的同時，還為企業未來發展留有餘地。
 
8Manage SRM採購管理軟體為各種規模的企業提供簡單明瞭、功能強大且靈活的採購到付款功能。該系統透過供應商公開預選、電子招投標與詢比價、採購訂單及交付、合同和發票管理來支援企業一站式採購。同時8Manage SRM還具有基於角色許可權、實時審計跟蹤、廣泛報告功能、精準三向匹配以及實時開支分析等高 級功能。
 
整合也是關鍵。8Manage SRM可與企業現有的會計軟體、ERP、CRM和其他軟體 "配合默契 "，最大限度地減少過渡期間工作流程的中斷，為企業節省時間、金錢和精力。而且，8Manage SRM還具有專門的供應商門戶，跟蹤和審查供應商的合規性和績效變得更加容易。
 
無論企業需要最佳化支出、流程還是供應商關係管理，8Manage SRM 全面的可視性都能幫助企業提高決策制定和流程效率。