防止工時表出錯的五種方法

乍一看，員工工時管理是一個簡單的概念。員工要麼打卡上班，要麼打卡下班，或者在工時表上跟蹤他們的時間。每週或每隔一週，他們都會提交上述工時表，管理層會為他們的工作時間開出工資單。
 
這可能會出什麼問題？
 
首先，我們都是人。人為錯誤的範圍從忘記打卡到漏報工時甚至虛報工時。工時表錯誤對僱主來說是一種負擔，對員工來說可能同樣代價高昂——財務或工時表錯誤並不總是對員工有利。工資可能與勞力不匹配，福利可能無法準確累積，晉升可能缺乏有力依據。

你可以透過以下四種方式部署強大的防禦措施以確保更高的工時表準確性：

1. 對員工進行時間跟蹤教育
 
員工應該瞭解時間跟蹤的重要性。告知他們錯誤跟蹤時間的更大影響，以及它如何影響財務團隊和企業的整體成功。
 
確保他們知道公司的時間跟蹤系統是如何工作的。如果他們手動跟蹤工時，請確保他們在方便的位置擁有所需的一切。為他們提供有關如何正確記錄工時和提問方式的明確指南。
 
如果他們使用移動應用程式或他們的計算機，請確保他們知道如何登入和導航所述系統。他們應該知道在哪裡可以記錄他們的時間以及如何在需要時重置密碼。
 
2. 確保他們充分了解你的期望
 
儘早設定期望並在必要時經常重複——不要給他們不正確跟蹤工時的藉口。瞭解他們預計工作的時間。如果他們有預定的休息時間，要明確他們應該如何跟蹤這些時間，如果你允許提前或推遲打卡，也要讓他們瞭解這些。
 
加班費用迅速增加，給財務團隊帶來很多不必要的壓力。如果允許加班，確保每個人都在同一起跑線上，並確保他們瞭解跟蹤加班的正確方法。

3.建立流程來捕捉常見錯誤

確保每張工時表都經過稽核批准，以捕捉任何未經授權的時間。如果不這樣做，可能會很快增加時間表上的工時，並導致多付員工工資。

使用軟體還可以提供額外的安全協議層，並有助於發現常見錯誤。它透過提醒和標記錯誤或不一致極大地減少了人為因素。

當有正式的登入流程時，員工自己進行欺詐的可能性較小，外人也不太可能接觸到您的時間表。這對每個人都是雙贏的。
 
4. 讓你的員工成為一道防線
 
由於你已就正確的時間跟蹤對員工進行了培訓，因此可以依賴他們對工時表的準確性保持警惕。向每個人的日曆新增日曆邀請，提醒他們檢查工時表的準確性。這樣，工資單就可以減少錯誤。
 
制定一個正式流程，員工在發現工時表與財務結算差異時可以使用該流程。他們應該知道聯絡誰以及聯絡他們的方式。
 
5.利用軟體自動跟蹤工時表
 
手動工時表通常是人工處理的，不太符合要求。要真正減少錯誤，最好是透過工時管理軟體實現無紙化辦公。
 
8Manage 工時表系統不是簡單的上下班打卡系統，它能幫助你清晰準確地跟蹤不同區域，不同部門的成千上萬員工的工作時間，包括專案及非專案活動，有效地提高員工的工作效率，實現精細化管理。
 
● 實時跟蹤不同型別的工時
 
一般的工時表工具獨立使用或與專案管理工具結合使用。而8Manage 工時表既能獨立使用，又能與專案管理工具結合使用，還能結合不同型別的工作或假期，包括專案或專案辦公室活動、營銷活動、銷售工作、採購工作、臨時任務、帶薪假期等。
 
● 實時彙總花費在不同專案/產品/客戶/供應商的時間和成本
 
8Manage 工時表除了幫你從工時資訊實時追蹤到活動，再追蹤到相關專案/產品/客戶/供應商外，還能替你按專案/客戶/產品/供應商/活動 實時彙總工時。
 
這不僅能讓你瞭解員工怎樣花費上班時間，還能讓你瞭解到企業花費在每個專案/產品 /客戶/供應商的時間和成本。
 
● 幫助企業有效使用資源並形成競爭優勢
 
資源分配：瞭解每個員工計劃從事的專案和任務以及何時工作
工作負載儀表盤：瞭解哪些專案正在進行以及誰過度分配
預算小時時間表：深入瞭解每個員工的能力和可用性
實時員工可用性：檢視每個員工在任務日期範圍內的可用小時數
 
藉助  ，你可以始終擁有做出正確業務決策所需的全面知識和深刻洞察力。
 
準確的工時管理對於經營盈利業務至關重要。它幫助企業監測員工的生產力，並確定員工可能懈怠的領域，這樣也幫助企業更有效地預算他們的時間和資源，最終使企業創造一個更加高效和有效的工作場所。