多專案並行,如何用飛項快速獲取關鍵資訊與進展?
在企業中,多專案並行是常態。
專案經理身兼數職,既要掌握多個專案的關鍵資訊,也要關注卡點與延期風險,跟蹤關鍵任務進度。但常常存在與多個專案負責人對接資訊延遲、環節卡點不清晰、檔案繁多凌亂導致效率底下的問題。
今天就來說說專案經理如何使用飛項高效管理多個專案,一起來看看吧!
一、搭建專案組看板,快速彙總資訊
傳統的專案彙總方式,會透過讓各個專案負責人分別在excel表格內整理當前專案關鍵任務的進展,再彙總到一張表中,過程費時費力,稍有變動就需重新彙總,協同效率低。
使用飛項後,團隊負責人可建立一個空間,在這個空間內建立多個專案,將各個專案的負責人和相關成員都拉進來,讓所有專案的關鍵資料在同一頁面中清晰展現,隨任務推進而自動更新,節省了70%的彙總整理時間,大幅提高協作效率。
點選每個專案,可以將所有跟各個專案相關的事項都集中歸到每個專案下,並且每個專案都有各自的關鍵資料與動態進展,專案經理可以快速查閱每個專案進度。
二、多檢視檢視專案,清晰知曉卡點
在多專案同時進行的情況下,純靠人工統計,不僅容易忽視某個關鍵卡點,還難以評估專案風險。
針對這個問題,飛項提供了專案事項全量檢視,在這個檢視內,可以透過不同顏色的事項狀態,快速知道關鍵節點任務有哪些正在推進、有哪些逾期完成、是否有延期風險,一目瞭然。
同時飛項還提供了【分組檢視】,管理者可以根每個專案進展的不同階段進行分組,支援自定義分組名稱,並可以自由拖動事項到不同分組下,任務安排一目瞭然。
- 專案獨立 IM ,重要資訊不遺漏
在於各個專案負責人溝通的過程中,會產生大量的零散的資訊,如果靠微信等軟體進行溝通,重要資訊很容易被淹沒,造成資訊不對稱的問題。
但飛項中的每個專案、每個事項在建立成功後就會有自己的溝通環境,專案和事項的相關人員可以針對某個任務直接發起溝通討論,上傳過程檔案,對重點資訊進行標記,也不會被其他無關資訊打擾,做到真正有效溝通。
並且在飛項中,在事項中上傳過的檔案,都會根據所在的專案,自動歸檔在團隊空間中的⌈資源庫⌋中,支援透過搜尋查詢檔案,隨時可翻閱,不用擔心檔案過期的問題!
多專案管理費時費力,除了需要專案經理有豐富的管理經驗,還需要合適的專案管理工具,才能對人和事進行統籌管理,達到事半功倍的效果。
如果你有多專案管理難題,歡迎體驗飛項~
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