用《Excel》玩轉格式,輕鬆分析龐大資料!

初九的月亮發表於2021-02-09

《Microsoft Excel》能輕鬆處理帶有龐大資料模型和數千個單元格的電子表格。但該如何檢視和分析這些資料呢?這款 App 有一項常常被忽視、卻非常實用的工具:“條件格式”。它能自動根據單元格的值改變其外觀,一目瞭然最重要的資訊。

下面這個簡單的表格顯示了一個賽季的 15 場籃球賽中,各個球員的得分情況: 用《Excel》玩轉格式,輕鬆分析龐大資料!

如果你想突出顯示錶格中最高的三個數值,要怎麼做呢?你當然可以一個一個單元格仔細檢視,記錄最高值,然後手動將這些單元格標黃。或者,你也可以使用條件格式,輕鬆完成操作。

首先,選中表格的資料區域(從 C4 到 Q12),然後選擇“格式”>“條件格式...”。在“管理規則”對話方塊中,點按 + 新增規則。接下來你會進入“新建格式規則”對話方塊,我們是這樣填寫的: 用《Excel》玩轉格式,輕鬆分析龐大資料!

在“設定格式”的下拉選單裡選中“自定義格式...”,你就可以讓滿足條件的單元格更顯眼。這裡我們採用了黃色背景、紅色邊框與粗體。點按“確定”儲存規則,然後再次點按“確定”離開視窗,我們的表格就變成這樣了,讓你一眼就能找到三大“得分王”: 用《Excel》玩轉格式,輕鬆分析龐大資料!

如果你想高亮顯示在各個場次得分大於或等於 19 分的球員,以及沒有得分或僅得 1 分的球員,可以回到“新建格式規則”對話方塊,選擇“圖示集”作為樣式,再按下圖所示來調整相關選項。我們沒有為得分在 2 到 18 分的球員選擇圖示,因為我們不打算突出這些分數。 用《Excel》玩轉格式,輕鬆分析龐大資料!

儲存新的規則後,資料表就變成了這樣(別忘了刪除先前設定的格式規則): 用《Excel》玩轉格式,輕鬆分析龐大資料!

現在,你不但能輕鬆檢視誰是最佳得分手,也能看到哪些球員需要更多指導了——至少是在進攻方面。如果你修改了所選單元格中的內容,條件格式也會自動應用到新資料上。

這個簡單的例子只是初步展示條件格式的功能。下次當你面對海量資料時,不妨也用條件格式來試試看,它也許能幫你更快、更準確地找到想要的答案。

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