Project 2000 如何幫您管理工作分配
在專案管理中，按實際需要把人員和裝置逐個地安排到任務上去工作，這個過程和安排的結果就稱之為"工作分配"。工作分配看起來並不複雜
，但是管理起來是件非常煩瑣的工作。主要焦點在於，第一，工作分配是由任務、資源、資料專案和時間四維交叉類的資料組成的，怎樣表示出來才能使您看起來更清楚明瞭是需要考慮的問題。第二，由於專案的動態性，資源分配中的超分配問題會因個別任務的進度提前或拖後而顯現出來，如果不能及時發現和處理，會嚴重影響整個專案的完成。在Project 98以前的版本中都是把分配問題放在資源管理中，而Project 2000版把工作分配突出出來作為一個專題進行管理。

Project 2000如何幫您管理工作分配的呢？它新設定了８種"工作分佈"的型別，使您對資源的使用更加經濟合理；採用按時間分段的方法處理分配資料，使您的資訊更直接、更詳細；為您設定"任務分配狀態"檢視，您可以按任務檢視資源使用狀況；為您設定了"資源使用狀態"檢視，您可以按資源檢視它們承擔任務的狀況。
根據任務實際需要選擇適當的資源工時分佈模型
在一個任務的生命期中，不一定總是需要同等數量的資源。有些任務可能需要先安排少量人做準備工作，待工作面鋪開後，再安排較多的人。而另一些則可能相反。這種按實際需要在不同時間靈活地安排不同數量的資源工作的模型稱之?quot;工時分佈"。選擇適當的工時分佈模型可以充分利用資源，提高工作效率。

Project 2000為您設定了8種工時分佈模型，即常規分佈、前輕後重、前重後輕、雙峰分佈、先峰分佈、後峰分佈、鍾型分佈、中央加重鍾型分佈。它把任務的整個週期劃分為１０個區間，根據每種分佈的模型為每個時間區間安排相應的投入資源比例，既保證任務正常進展，又不造成浪費。

按時間分段資料使您看到的資訊更直觀、更詳細

關於資源工作安排的資訊您可能需要知道得儘量地詳細。Project 2000已經為您安排得相當細緻。它按時間分段為您安排，預設的時間分段區間是1天為一個時間段。也就是說，無論是任務還是資源的安排資訊，它都分解到每一天。
它為您提供的資訊內容是相當全面的。對於每個任務，它為您按天提供出如下的資訊：
原計劃中安排的工時和成本，當前計劃中安排的正常班工時、加班工時、固定成本、總成本，實際執行的工時、加班工時、成本，完成百分比，累計工時、成本，累計完成的百分比。它還向您提供關於任務評價分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
對於資源，它為您按天提供出：
當天安排的資源的峰值數量、安排工作的資源佔總資源的百分比，資源超量分配的量，以及原計劃中安排的工時和成本，當前計劃中安排的正常班工時、加班工時、總成本，實際執行的工時、加班工時、成本，完成百分比，累計工時、成本，累計完成的百分比。它還向您提供關於資源經濟指標分析的ACWP、BCWP、BCWS、CV、SV等。
您可以根據需要選擇一部分資料項顯示在螢幕上。
"任務分配狀態"檢視可以按任務檢視資源使用狀況
當您想了解在每個任務上有哪些資源在工作，它們的安排、工作量、費用等是如何分配的時侯，Project 2000已經為您準備好了"任務分配狀態"檢視。這個檢視按任務列出在其中工作的每種資源的各種資訊，並按任務進行彙總。對於摘要任務也將其下的所有任務的資源使用情況進行彙總。根據您的需要，您可以選擇一部分資訊進行顯示。如果您只需要某個級別上的資訊，或者那一類任務的資訊，您只要透過篩選器功能把相應的任務篩選出來，相關的報表就自動地生成出來，不需要您自己進行統計。
"資源使用狀態"檢視可以按資源檢視承擔任務狀況
當您想了解每個資源都承擔了哪些任務，它們在任務上的安排、工作量、費用等是如何分配的時侯，Project 2000已經為您準備好了"資源使用狀態"檢視。這個檢視按資源列出它們承擔的任務上工作的各種資訊，並按資源進行彙總。根據您的需要，您可以選擇一部分資訊進行顯示。如果您只需要某幾個資源的資訊，您只要透過篩選器功能把相應的資源篩選出來，相關的報表就自動地生成出來，不需要您自己進行統計。
Project 2000為您準備好了關於資源分配的報告。"誰在做什麼報告"按資源把他們承擔的任務的投入資源量、工時、起止時間逐一列出。"誰什麼時間做什麼報告"則把每個資源按天在各個任務上的工時分配都列出來，並可以按行和列進行求和統計。
Project 2000 如何幫您管理工作任務
專案是由一系列具有依賴關係的工作任務（或者稱之為活動）組織起來的。完成這些工作任務，整個專案也就完成了。管理好任務是Project 2000的最重要功能之一。它是怎樣幫助您管理任務的呢？他為您提供全方位的任務資訊，為您把任務按層次結構組織起來，為您編制描述依賴關係的網路圖，為您繪出表和圖兼備的橫道圖，為您準備好詳盡報表，您需要的任務資訊幾乎都能從中獲取得到。
提供全方位任務資訊
為了有成效地控制專案進展，您需要隨時瞭解每個任務的諸多方面的資訊，包括時間、工期、資源、工時、成本等等。按傳統的做法，每次需要這些資訊時由辦公室工作人員去搜集、彙總、計算，再報給您，這樣做不僅要花費很多時間，而且也難於做到準確和及時。Project 2000則能自動地、隨時地、全面地為您提供任務資訊。Project 2000為每個工作任務設定了多達241個資料域，也就是說，對於每一個工作任務它可以提供240多個資料，這裡讓我們列舉一些主要的資訊內容。

時間、工期方面的資訊對於每個任務，Project 2000都能夠為您提供在原計劃中任務開始時間、結束時間、工期；由於各種因素限制，任務最早可能的開始和結束日期；為保證專案按期完成，最晚必須開始和結束日期；根據專案實際運作的情況，最新調整後的開始時間、結束時間、工期；實際的開始時間、結束時間、工期，並且顯示出當前計劃或實際的計劃日期和原始計劃比較的差異值，從而知道任務是按計劃進行的，還是提前或拖後了多少天。

資源、工時、成本方面資訊對於每個任務，Project 2000都能夠為您提供哪些工種（人員）、哪些裝置在其上工作；以及它們投入的數量、安排的正常班工時和加班工時各為多少；每種資源從什麼時候開始在任務上工作，什麼時候結束工作；完成這個任務，需要支付資源多少錢，材料費多少錢，總計成本多少錢；工作進展到現在，實際已經完成了多少工期，多少工時，還剩餘多少工時待完成；在成本方面，當前計劃或實際執行的計劃和原始計劃比較是超出預算還是低於預算，具體數字為多少；完成剩餘的工作任務還需要多少工時、費用。
任務依賴關係和特徵方面資訊任務進入開始實施階段的控制條件是哪些緊前任務，它們在時間上與該任務是什麼樣搭接關係。任務是否為關鍵任務，分配到該任務上工作的資源是否已經接受了工作安排，它們是否有超負荷工作量問題存在。
這裡列出的僅僅是Project 2000能夠向您提供的任務資訊中的一小部分，但已經為您正確地指導專案提供了充足的依據。如果您請辦公室的工作人員蒐集整理，至少要花一、兩天時間，但從Project 2000中獲取，只是手指點滑鼠之勞。更可貴的是，Project 2000提供的這些資訊並不要求您事先一一輸入給系統，它只要求輸入非常少的資料，約5%--10%，而90%以上的資訊都是系統自動計算和生成的，而且總是最新的、可靠的。
按層次組織任務讓您的專案結構清晰
對於一個大型工程專案而言，如果把專案中包含的所有任務，不論大小、主次，都放在一個等級上進行管理，顯然不是一種明智的作法。Project 2000提供了能夠從大到小的層次把任務組織為摘要任務和一般任務的功能（工作分解結構WBS），而且操作極為簡單，兩個在同一級別上的任務只要用滑鼠通?quot;降級"工具按鈕就能把一個任務縮排，使它們二者的關係從"兄弟"變為"父子"關係，也就是說，前一個任務變成為後一個任務的摘要任務。摘要任務彙總它隸屬的所有的子任務的資訊，經過這種安排以後，我們可以非常清楚地看到整個專案的結構和隸屬關係。以下是一個公寓建築專案的層次結構關係的簡化例子：
這個表表達了專案的隸屬結構關係。專案為"冀東油田公寓"，它由"主樓"和"裙房"兩個摘要任務組成。其中"主樓"由"搭腳手架"和"抹灰"等摘要任務組成。"搭腳手架"任務又由"一層外腳手架"和"二層外腳手架"任務組成，等等。
Project 2000這樣組織專案任務有兩個優點，第一，專案的組織結構清楚，使所有的參與者都能達到共識。Project 2000可以非常容易地將任一個摘要任務下的子任務"隱藏"起來，或"展開"出來。第二，Project 2000可以按任務的層次自動彙總它所隸屬的子任務的資訊，自動形成報表。
網路圖使關鍵任務突出，依賴關係明瞭
網路圖，或稱為統籌圖，是描述任務間依賴關係的直觀方式，Project 2000不再麻煩那些計劃人員手工畫網路圖，而由它自動生成。這不僅大大減少了人的繁重的勞動，更重要的是使專案計劃的修改、增刪非常方便容易。
Project 2000按單代號網路圖的形式為您佈局，把任務的緊前任務和緊後任務清楚地展現在您面前。不僅如此，在每個結點上您可以從它設定的200多資料項中任意選擇最多16種進行標註，因此，您可以透過選擇不同的資訊類別生成各種型別的網路圖，如計劃時間網路圖、跟蹤網路圖、成本網路圖等等。它自動為您計算最早時間、最晚時間、關鍵路徑、時差，並以醒目的顏色和圖案標識出來，您一眼就能看出來完成專案的焦點在什麼地方。它為您標出哪些任務已經完成，哪些任務正在進行中，哪那些任務還未開始，它們將於什麼時間開始。它在圖上告訴您哪些任務上分配的資源有超負荷分配問題需要調整，哪些任務的成本超出了預算。
鑑於我國的習慣於雙代號網路圖，中國科學院計算所、北京中科專案管理研究所為Project 2000配上了"雙代號繪圖系統AonAPlot"，它可直接嵌入在Project 2000中，自動為您佈局，您可以隨意調整，滿意後按雙代號方式在各種印表機、繪圖機上輸出。
表和圖結合的橫道圖利於從時間上分析任務
重點從時間的角度描述任務的橫道圖在Project 2000中功能大大地擴充套件，為您管理好專案提供了許多方便。Project 2000的橫道圖是和資料表格結合到一起的，它把您經常需要檢視的任務資料按類別預先設定在幾個表中，如基本項表，當前計劃表，基線計劃表，成本表，跟蹤表，掙得值表等，當您選中其中的某個表時，Project 2000就在左邊為您按表形式顯示資料，右邊則顯示橫條圖。如果現有的表都不能滿足，您可以自己先把需要的資料項定義一個表格，按相同的辦法生成橫道圖。既有準確的資料，又有直觀的橫條圖，兩相呼應。
為使您在一個點上看到多個需要的資訊，您可以選擇5種資料直接顯示在橫條圖的四周以及條內。在您想把當前計劃、實際計劃和最初的計劃做比較時，Project 2000會把這三個橫條圖給您同時顯示出來，您一看就知道已經完成到什麼程度，是按時、提前還是拖後了。
在您為員工講解或向上級領導彙報這個專案時，只需您按一下滑鼠鍵，Project 2000就會把整個專案細節都藏起來，只剩一個專案標題。然後，再隨著您的思路，從粗到細一級一級地展開，使您的報告條理清晰，倍受讚賞。當然，您隨時可以把一個摘要任務隱藏或展開。
在橫道圖上您還可以把來自其他檔案的圖、文字說明或圖片，甚至聲音檔案彙整合一體，使您的圖更具有吸引力。
月曆圖使您能早知道任意一天內將進行的任務
如果您想知道專案生命期內某一天（任意一天）有哪幾個任務在進行，靠您的工作人員到現場或到檔案裡去翻很難使您如願，但是Project 2000會在幾秒內給您準確的回答。
Project 2000為照顧到您經常使用掛曆記錄事件的習慣，設定了日曆檢視，它按月為單位展現在您面前，任務條也呈現在日曆圖上。所以，當您把目光集中在日曆的某一天時，您看到橫穿那一天的任務橫道條，就知道那一天哪些任務在進行中。當那一天中開展的任務太多，以致於畫不下時，您也不必擔心會遺漏幾個任務，因為只要您用雙擊滑鼠，它就把當天開展的任務名稱，以及開始時間、結束時間的清單全部顯示在螢幕上。Project 2000的日曆檢視還可以讓您知道專案生命期中的某一天是當年的第多少天，專案已經進行了多少天，距離專案結束還有多少天。
給您準備豐富多彩的任務報告

定期統計報告是專案管理的內容之一。在您使用Project 2000做專案管理的過程中，它每時每刻都在為您準備各種報告。系統會按您的意圖選擇合適的週期（天、周、月、季、年）進行歸總輸出。您可以選擇安排不同資訊列的表格按您的需要輸出資訊。

現在，讓我們列舉幾種任務報告。關鍵任務報告把專案中關鍵路徑上的任務全部彙集到報告中，當您要最佳化專案、壓縮工期時需要這個報告。已經完成任務報告當您想把已經完成的任務作成報告時，選擇這個報告。它會把已經全部完成了的任務給您彙總到一起。

正在進行的任務報告如果您想檢視當前正在進行的任務情況，您可以選擇這個報告。它把已經開始進行，但並未最後完成的任務彙集到一起，告訴您它們是什麼時候開工的，已經完成的百分數，應當什麼時候結束，正在使用哪些資源等。

馬上開始的任務報告您想為近來要開始的任務做些準備工作，可以選擇這個報告，它把您給定的日期範圍內開始的任務列給您。超出預算的任務報告當您需要壓縮成本時，這些任務將成為您關注的物件。它告訴您原計劃的成本，當前的成本，超出了多少。

您從Project 2000中還能直接輸出如下報告：未開始任務報告，應當開始於某時間的任務報告，未能按時開始的任務報告，最高層任務報告，使用某種資源的任務報告，本週進行的任務報告，本月任務報告，本季度任務報告，本年度任務報告，任務基本資訊報告等。

任務拆分功能使您管理專案更靈活

或是由於天氣變化，或是由於資源緊張，您的一個任務不能一口氣地幹下來，需要把它拆成幾段來幹，這是經常會遇到的問題。在一般的軟體中處理這類問題並非一件易事。使用Project 2000任務拆分功能，您只要用滑鼠一擊，任務就自動地被拆開，您可以把其中一段拖動到適當的日期去幹，或者再拆。Project 2000會為您記錄每個段的開始時間、停止時間，按您拆分的時間安排資源工作。Project 2000在任務的管理上可謂耗費苦心，提供了許多切合實際的功能。
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Project2000專題知識（轉）

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