概念剖析：白話主資料

在資料管理領域，主資料管理相當於“一隻麻雀”，五臟俱全。主資料管理在企業裡開始相對比較早，管理模式非常成熟。

自從資料被正式列為新型的生產要素，越來越多的人被捲入到資料工作中。主資料這一專業術語往往是大家遇到的第一個“外語”單詞。

前幾天在一個客戶現場，客戶很高層級的大領導因為上級指令性要求，承接主資料相關的工作。看到客戶對此一頭霧水，也讓我下決心來一期以“白話”方式聊聊主資料。

既然定位為白話，儘可能不採用專業名詞來解釋，非常歡迎對此不熟悉資料的朋友檢驗。

當然，還有一條基本原則，不能為了簡化而誤導朋友們。針對這一點，接受資料專業朋友監督。

一、什麼是主資料

主資料，不等於“主要的資料”，更不等於“核心資料”、“關鍵資料”。

順帶說一句，資料領域許多術語是從英語翻譯過來的，望文生義的做法往往不能奏效。

主資料屬於資料的一類，而且是其中特別重要的一類。

首先拿出壓箱底的場景分享朋友們。這也是十多年前跟內部初入行的同事們介紹主資料的場景。

回憶一下當您和家人或者朋友去高階餐館吃飯的場景。當您落座之後，餐館服務生立刻滿臉微笑地來到您身邊，雙手遞上一本裝潢精美的選單。“先生/女士，您看一下，期望吃些什麼菜呢?”

您也不含糊，照著選單指了指，點了幾個愛吃的菜。服務生熟練地在小本上記下您這一次所點的菜，撕下來傳給廚房，這便下單了。

我們說，這裡的選單便是主資料，而那個從小本上撕下來的記錄你這一次所點菜的小紙片(訂單)，屬於交易資料。

當然，在許多餐館這一過程如今變成了平板電腦完成。但事情的本質並沒有改變，只是由紙質傳遞變成資訊化/數字化技術實現了。

相對於顧客每次的訂單這個交易資料，以選單為代表的主資料有哪些特徵呢?

·主資料往往被其他交易資料重複引用。當您下單後，原本還想看看有沒遺漏其他好吃的，服務員急著要拿走，隔壁桌還等著點菜呢。更不要說，今天用完明天還要繼續用。

·主資料相對穩定，變化比較小。無論是菜品還是價格，沒見過哪個餐館三天兩頭進行調整的吧。

·主資料的記錄條數相對於交易資料少。一個大型酒店，菜品不過一百種吧。

·主資料往往被企業內多個業務流程(對應的IT系統)所引用。選單除了在點菜環節要用，選單裡的每一樣菜品的配菜、做菜工藝、售價等，是不是要被從原材料採購、後廚做菜、買單等各個環節用到呢。

對於一家企業來說，一般有哪些典型的主資料呢?物料(原材料)、產品或者服務、客戶/會員、供應商、各類組織(法人、行政部門)、員工等等。這些都是企業各類經營活動參與的主體。

至今為止，本文並沒有給主資料下個準確的定義。非常遺憾，即使看起來非常專業的定義，也同樣不嚴謹。不過這並不影響實用效果，因為針對主資料所採取的管理措施才是最核心的。

二、為什麼主資料如此備受關注

或許朋友們會感覺到資料管理如此複雜，會不會也出現了網路流行語“內卷”一詞所描述的狀況呢?

其他的不敢說，主資料機器相應的管理方法絕對不是。原因是主資料在資料中的重要性所決定的。

1、主資料質量問題造成的影響廣泛而嚴重

舉個例子，朋友們偶爾可以看到，某次網路購物節時，某電商平臺因為商品的價格維護錯誤，導致該商品被“賤賣”了數百件。如果是某一個訂單的金額錯誤，只是影響這一個訂單;而商品主資料錯誤，影響的是一系列的訂單。

俗話說，“兵熊熊一個;將熊熊一窩”。從上面的例子不難想到，“交易資料錯錯一條;主資料錯錯一串”。

企業內更加常見的資料質量問題，例如同一客戶在系統裡多條記錄，客戶名稱、地址、聯絡方式維護錯誤等等。如果不及時糾正過來，在客戶聯絡過程中，也就一次一次地浪費時間，甚至引起客戶投訴等等。

2、主資料往往也是企業經營、運營分析與考核的基礎維度

例如，企業研發的某一種產品、產品系列是否的經濟效益表現如何，以及相應的產品研發績效如何，都依賴於事先定義和維護好準確的產品目錄資料。不僅如此，各個業務環節準確的引用相應的產品，確保研發費用、製造成本、銷售收入等歸集到正確的產品上。

可以看出，在主資料維護以及各個引用過程中的任何一個環節出現問題，都沒法達到預期的效果。這樣又如何提供正確的經營報告資料給企業管理層進行決策呢?

既然錯誤的主資料帶來如此嚴重的影響，那反過來，花適當的精力管理好主資料，對於資料質量提升絕對是事半功倍的效果。

三、主資料管理範圍

正如開頭所說，主資料管理是整個資料管理的“一隻麻雀”。

常規的資料管理方法同樣適用於主資料。但是主資料管理的措施更加嚴格，相應的人力、財力投入也更大。

即使將一般意義的資料當作主資料來管理，也沒有絕對的對錯。打個比喻，將沙子按照銀行金庫的管理方式來管理，肯定能保護好沙子，只是有些“費錢”而已。

由此可以看出，理解主資料的內涵固然重要，但更重要的是決定將哪些主資料納入主資料管理的範疇。

下面列舉一些影響主資料範圍的因素供朋友參考。

·跟業務發展階段有關

依然回到本文開始提到的下館子的案例。回到N年前，餐館老闆很少記錄顧客資訊。除非您跟老闆特別熟，否則餐館並不知道您上次光顧時點過什麼菜，也不清楚您喜歡的口味。這時候，顧客並沒有當作主資料來記錄，最多在訂單上簡單記錄“*先生/女士”。

直到最幾年，大家紛紛開始將普通顧客發展成為會員。會員也就成為了標準意義的主資料。感興趣的朋友可以舉一反三。

·跟業務運營模式有關

在跟客戶打交道的過程中，經常會被客戶冷不丁問，“銷售合同(或者專案)是不是主資料?”

朋友們非常清楚，銷售合同和前面案例中提到的吃飯點菜下的訂單本質上是一樣的，買賣雙方的一個契約。因此，從一般意義來說，銷售合同不屬於主資料。

但是對於一家建築工程、網路工程建造企業，例如華為，接到客戶給一個上億元rmb或者美元的合同，在企業內部涉及採購、製造、工程、財務等多個業務環節，建造週期為2年甚至更長時間。

這個銷售合同又是不是主資料呢?暫且不去爭論是與否，至少值得按照主資料的管理模式來管理。

·跟業務管控策略有關

對於一家集團型企業，各個業務板塊的客戶、會員主資料是否應該由集團集中管理呢?理論上來說，答案是肯定的。

但相信經歷了這一改變過程的企業朋友都非常清楚，所遇到的阻力非常，甚至無法達到預期的效果，至少在很長一段時間內。

四、主資料管理方法

主資料管理的方法相對成熟，無須在此過多囉嗦。為了保持內容相對完整性，結束前稍微提及，但也僅僅一帶而過。

主資料管理離不開系統，但不僅僅是系統，而是集架構於標準、流程規範、組織和IT系統的一整套管理措施。

用“統一標準、統一流程、統一源頭、統一組織”來約束與規範主資料管理絕對不為過。