到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

王吉偉頻道 發表於 2021-12-07
到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

基於RPA的自動化優先,正在成為廣大組織的主流管理思維

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

如何用RPA簡單快速的打造一個自動化優先的組織?


文/王吉偉

在IT運維專案中,組織經常會遇到先標準化還是先自動化的問題。

如果先實施標準化,就不能在第一時間實現降本增效,且無法將運維人員從底層的重複工作中解放出來專注業務服務。而如果沒有標準化作為基座,自動化運維就可能陷入零散、手動、混亂的業務常態。

這個問題的爭議經常在組織中往復迴圈,專案也會在爭議中進行,但ROI多不如人意。這個IT運維管理的常態問題,即便上升到管理層面,也不能很好地解決。當然,這種情況大多存在於大中型組織中,更多小企業甚至不需要IT運維。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

但隨著我們進入自動化優先時代,再來看先標準化還是先自動化的問題,背後的邏輯就轉變成了傳統管理思維與自動化優先思維的衝突。

傳統的管理思維中,IT運維必然是自上而下的,不然自動化的實施難度也不會那麼大,以致於影響專案實施。傳統思維的限制性在於其框架制式,即便是近些年隨新經濟爆發而流行起來的“以客戶為中心”的設計思維,也依然會受到一定的框架限制。

而自動化優先思維,則徹底改變了這一切。它只關注業務流行自動化本身,講究的是能夠用自動化來做的業務全都用自動化完成,並且能夠相容自上而下與自下而上同步進行。這就能讓框架式的標準化與自動化並行,進而解決了成本、效率與穩定的所有難題。

自動化優先思維不只是改變了IT運維的思路,也影響了很多組織的管理思路。隨著RPA將流程自動化變得更加唾手可得,自動化優先思維正在成為新興的主流企業管理思維。

到底什麼是自動化優先思維呢?它對組織管理有什麼好處?本文,王吉偉頻道就跟大家聊聊這些。

什麼是自動化優先思維?

近兩年我們看到的自動化優先思維,主要是以UiPath等RPA廠商頻繁提及。事實上,早在五六年前自動化優先思維就已經被提出來,並得到了相關組織中CIO們的重視。

自動化優先思維開始流行的背景在於,RPA機器人、人工智慧、資料探勘、機器學習等技術的逐步成熟與應用,推動了業務流程自動化能夠在廣大中小型企業快速普及。

那到底什麼是自動化優先思維呢?先來看看UiPath給它的定義。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

自動化優先思維(automation first mindset)要求組織在設計、改進或轉換工作流程時優先尋求自動化解決方案,能夠用自動化解決的問題都交給自動化來解決。

這個定義過於簡潔,不妨再看看國產RPA雲擴科技給它的定義。

自動為先,是指通過流程自動化的工具、平臺,打造組織優先採用自動化解決方案思維模式,賦能企業以媲美顛覆者的速度,靈活應變,在數字化轉型中獲得“速度。

可能更多的廠商沒有直接定義自動化優先思維,但從他們的推廣文案與解決方案中,也能見到自動化優先思維的影子。

國內外RPA廠商積極推動自動化優先思維,一方面在於它能夠影響更多組織對基於RPA的流程自動化的認知,另一方面也體現了數字化轉型市場對於自動化的廣泛需求。

不管是自動化優先思維還是自動為先,抑或其他的名稱,不同廠商對它的命名可能略有不同,陳述的內容卻是一致的。即,在組織經營中優先採用自動化方案。你也可以進一步理解為,組織在經營中能夠不用人的地方儘量不用人,能夠用機器人代替人力的地方儘量用軟體,能夠以自動化代替人工的地方儘量不用人工。

根據這個定義,具備自動化優先思維的組織,在其經營中無時無刻都在考慮自動化。對於自動化優先的組織而言,自動化等同於基礎設施,所有的企業活動都要在這個基礎設施上完成。因此自動化優先思維,有時也被稱作自動化至上。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

秉承自動化至上觀念的企業,自動化基因會溶於企業經營的血液,存在於業務執行的每個角落。組織不只要建立COE等相應的部門來推進自動化,還要基於自動化去建立新的部門、專案及業務,並且將缺乏自動化的業務流程加以改進,最終使得組織整體執行都遵從於“自動化在前,其他在後”的運營戰略。

在“自動化優先”思維之前,人們經常探討“自動化思維”。“自動化思維”背後的理念是不僅要不斷髮展 IT,還要使用所有可用工具(包括 IT 應用程式開發、API、BPM 以及現在的機器人流程自動化)不斷使流程自動化。

從目的性而言,自動化優先思維比自動化思維更加強調執行層面。前者希望企業在發展IT的同時,也要兼顧IT技術能夠應用於流程自動化。至於企業要將流程自動化做到何種程度,還要是企業自身情況而定,不一定會有多好的效果。

而後者則是要求企業的各種經營,要建立在流程自動化的基礎之上,不要實施沒有自動化的專案,所有的業務必須包含自動化元素,已經到了“無自動化不運營”的程度。一個遵從“自動化優先”思維的組織,凡事皆因自動化而立。

自動化優先思維有什麼好處?

對於業務流程的實施,傳統的方法是從人工操作開始,將盡可能多的業務自動化,然後再看如何妥善安置人力資源與業務的妥善處理。

自動化優先的做法,則是儘可能從自動化開始,然後引入人力來完成數字勞動力無法處理的任務。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

當代企業管理中,流行的管理方法正在從管理思維向設計思維過渡。設計思維是一種利用智慧和整合技術來改善世界的信念體系,一種能夠創造性地學習和解決問題的方法論。

比如採用設計思維生產汽車的特斯拉,杜絕了傳統車企將軟體整合到現有汽車的思維,而是自下而上的重構了“汽車”的基本概念,充分利用軟體、智慧裝置和網際網路創造一款具有變革性的汽車產品。

設計思維突出以客戶為中心,採用由外而內的方法,通過端到端的方式加強企業與客戶的聯絡,並跟隨使用者的動態需求解決各種問題。但設計思維以問題導向為基礎,為了解決問題往往會設定各種框架,很多時候仍舊受限於框架影響,對於結構化的IT世界沒有太大的突破。

自動化優先思維,則可以完全打破既有框架,不用考慮如何設計而只關注如何將企業運營的自動化做到最佳,通過業務流程優化提高企業敏捷性,由內而外解決企業經營中遇到各種增效降本的難題。因此,自動化優先思維更加專注運營戰略、流程設計和優化以及組織變革管理等更具體的業務層面。

設計思維能夠將企業對使用者外部感知做到最佳,但端到端並不意味著企業內部業務流程就能做到最佳,自動化優先思維則正好彌補了這個空缺。因此,設計思維+自動化優先思維雙管齊下,就能讓組織變革的更加徹底,效率與成本能夠優化到最佳。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

說到這裡,再回頭看本文開頭提到“IT標準化與自動化”問題。標準化對應設計思維在內的框架式思考,實施起來是自上而下的;自動化則對應自動化優先思維(自動化思維),可以從下而上的實施。有了設計思維和自動化優先思維,IT標準化和自動化就可以同步實施。

事實上,從業務流程再造來看,企業完全可以沒有設計思維,只要具備自動化優先思維,就能夠實現非常好的增效降本與敏捷反應。同時,自動化優先思維下的流程自動化,也可以“自上而下”與“自下而上”同步執行。

對於企業經營而言,自動化優先思維可以讓你在任何部門、任何專案的建立首先都考慮業務流程自動化。而不是先把整個業務框架搭建起來以後,再把人員都放進去。相對於傳統的職能與資訊系統置於塔尖的組織架構,它將人力這一重要資源放在了塔尖,增強了人力的靈活性。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

這樣就能夠最大程度避免人力參與業務流程,將人力放到決策性崗位,避免了人力資源浪費。也能將業務流程自動化發揮到最佳,提高業務準確率與合規性,進而起到更好的降本增效。自動化優先避免了將簡單重複的工作交給人力去做,進而提高員工愉悅指數,這對於人力資源的維穩很是重要。

從管理角度而言,自動優先思維所引導的管理方式,為組織解決業務問題、運營戰略和改進目標的提供了一種全新的方法。

自動化優先思維與RPA

可以說,自動化優先思維逐步流行的背後,是自動化技術更加簡單、快捷、低成本的大規模應用。再具體一點,是伴隨著RPA、低程式碼、AI等技術成熟與大量應用而起的。

縱觀整個商業發展史,自動化是任何組織在任何時候都要極致追求的。這一點,我們從企業積極引入資訊化管理系統,以及製造車間裡不斷更新迭代的自動化技術,就能看出來。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

以前傳統的整合自動化技術,只適合大型組織去實施。因為成本、部署難度、實施週期、操作複雜度等諸多因素,往日中小企業想要實現業務流程自動化,存在著很多困難。而RPA通過雲化、混合部署、機器人商城、小規模定製、一體機(開箱即用)、超融合、低程式碼、社群版等手段,讓廣大中小企業能夠快速簡單的應用業務流程自動化。

RPA之前的各種自動化技術,受眾大多面向大型企業,並沒有太多地顧及中小企業。現在的RPA,不僅面向更多的中小型組織,還通過多種產品與模式幫助他們更好地實施業務流程自動化。

一旦體驗了RPA所帶來的便捷,自動化基因也就會在這些企業滋生,慢慢的便會產生自動化思維,進而有機會通過自動化優先思維進行更多業務流程的變革。

反過來,RPA在廣大中小企業的應用,也能促進自動化優先進一步成為企業管理的主流思維。

當所有組織在業務創新與戰略決策都優先考慮自動化時,就意味著一個專案從立項之初就建立在業務流程最優化的基礎之上,就能有效避免企業以後在業務流程管理方面的資源浪費,並且基於軟體執行的業務流程更便於以後的精簡與優化,這對於企業經營有著重要意義。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

當然,擁有自動化優先思維的組織,不一定非要通過RPA來完成業務優化,比如通過雲自動化、工作流以及各種編排平臺,都可以完成流程自動化的搭建。但基於RPA進行業務路程優化,肯定會有更好的ROI。

並且,很多程式開發平臺、編排平臺、workflow等的解決方案,也正在積極引入RPA。尤其是現在很多RPA廠商推出的產品,都是基於超自動化架構的全生命週期RPA平臺,可以幫助企業在更多場景更好地優化業務流程。

現在,很多組織都非常重視RPA,希望用RPA優化運營。幾乎任何業務線比如金融、供應鏈、IT、人力資源、營銷、法律等都能應用RPA。並且流程挖掘、文件識別等技術,正在讓更多非結構化業務場景具備應用RPA的可能。

憑藉更廣泛的自動化應用場景與RPA更簡單的部署方式,使得自動化優先思維可以成為更多組織的管理方式。

後記:如何更簡單地打造自動化優先思維組織?

興趣是學習的基礎,應用則是思維的前提。想要讓你的組織具備自動化優先思維,首先還得從熟悉和應用相關的工具和解決方案開始。相信看到這裡,很多人都已經對RPA感興趣了。沒錯,秉承著自動化優先思維而火爆的RPA,確實能夠讓大家快速瞭解並接受自動化優先思維。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

想要具備自動化優先思維,說起來也很簡單,那就是先試著使用某款RPA。也不用花錢,可以先跟某個RPA廠商聯絡,試用他們的企業版,一般都是一個星期左右的使用期限。

或者,可以使用他們的社群版,很多RPA廠商為了方便個人體驗,都推出了社群版,比如王吉偉頻道最早試用的就是來也UiBot社群版,現在還在用它來優化日常業務流程。

安裝了RPA軟體之後,先嚐試將日常工作業務流程中那些簡單、重複的的業務流程進行自動化。當你體驗到RPA的好處之後,便會嘗試將更多的業務流程進行自動化。

隨著更多業務流程實現自動化,以後你做什麼事情時,都會不由自主的先想到用RPA把自己從簡單重複的流程中解放出來,這樣你就先有了自動化優先思維。然後,你會嘗試使用RPA幫助同事優化業務流程,整個團隊都會用上RPA,進而再擴充套件到整個部門。這樣,整個部門都具備了自動化優先思維,慢慢的就會影響整個組織。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

如果你是不會程式設計的業務人員卻學會了如何應用RPA,那你就是平民開發者。

最近來也剛釋出的《2021中國RPA開發者調研報告》中,這樣描述平民開發者:

位於業務崗位、行政與財務等職能崗位、企業與組織管理崗位,共同點在於非 IT技術背景,但在日常工作中通過 RPA 軟體實現了不同程度的辦公自動化,推動所在企業實現自動化轉型,甚至在業餘為更多企業與個人提供 RPA 相關的服務。

可見,開發者多是企業的一線業務員工,大多熱愛技術並掌握了自動化技能,並且能夠熟練使用RPA開發機器人。

因為平民開發者既懂業務又能開發RPA機器人,所以他們才是RPA能夠廣泛應用的真正推進者。現在那些已經上線成百上千RPA機器人的組織,無一不是將一線員工培養成了平民開發者。

如果你的組織擁有多個平民開發者,並大量應用PRA機器人,也就意味著你的組織已經具備了自動化優先思維。

這種從個人應用到團隊應用再普及到整個部門應用RPA的方式,我們叫作自下而上的自動化擴充套件方法。在組織中,自下而上的方法用以實現工作的長尾效應,這些員工根據個人需求而開發的自動化任務,大量長尾任務為組織的自動化提供了更多的機會,至少能夠完成40%的自動化任務。

到底什麼是自動化優先思維?與RPA有什麼關係?

 

而另外60%的自動化任務,都是企業通過自上而下的方法進行實施的。自上而下的方法源自組織在貫徹自動化優先思維後的統一自動化戰略,是自動化能夠在組織中得以推廣的重要保障。

自上而下與自下而上兩種方法,對應於前面我們提到的設計思維與自動化思維。但對於遵從自動化思維的組織而言,設計思維同樣也是用來服務自動化思維的。

設計思維與自動化思維雙管齊下,就能保證自動化思維的徹底執行,進而成為自動化優先型的組織,實現全面自動化,數字化轉型也就能夠更有成效。

這,就是自動化優先思維的魅力所在。

 

【王吉偉頻道,關注TMT與IoT,專注數字化轉型、業務流程自動化與RPA。】