介面設計方法 — 3. 字典功能的設計

理解字典功能，首先要理解它是建立企業基礎資料標準的手段，其次才是它對基礎資料的記錄和維護功能。構建企業資訊系統過程中有兩個重要的標準化工作：業務流程的標準化、基礎資料的標準化。其中：業務流程標準化是通過業務架構實現的，基礎資料標準化是通過字典功能設計實現的。

字典在這裡是“功能”的概念（不是資料庫），通過設計字典功能，可以建立一套支援從資料標準、資料輸入、資料維護等的體系。字典的主要作用有三個：建立基礎資料、維護基礎資料、支援在介面上資料的快速輸入。

一、字典功能的概念

1.字典功能的定義
□字典：是儲存企業基礎資料的地方，如：材料編碼、客戶資訊、員工資訊等。
□字典功能：是對企業基礎資料進行維護的功能，維護工作包括對資料的輸入、儲存、檢視和釋出等操作。可以把字典功能看成是一個特殊的“活動”功能，但它只用來維護基礎資料。字典功能具有以下的一些的特點（以下簡稱為：字典）。

1）粒度
對一個字典大小的劃分原則如下
□一個字典只用來維護一類基礎資料。
□一個字典可由n個介面組成，用以幫助建立多層的基礎資料分類。

2）功能
字典具有二個基本功能：資料輸入、資料維護。其中
□資料輸入：用於對基礎資料的輸入和儲存，分類並建立層級關係等；
□資料維護：對基礎資料的維護包括：追加、變更（履歷保留）、釋出、定時啟用等；

3）作用
它的主要作用有三個：建立基礎資料、維護基礎資料、支援快速輸入基礎資料。
□建立資料標準：建立基資料的標準，包括：結構、分類、編號；
□維護基礎資料：維護工包括：使用規則、對資料的追加、變更、釋出等；
□支援快速輸入：在活動功能的介面上設定下拉框，通過“資料選擇”的方式進行資料的輔助輸入，此法不但快捷、而且還可避免對重要基礎資料的輸入錯誤，這也是一種保障業務標準化的措施。

字典功能的設計，是設計師非常重要的工作之一，不但要積極地參與，而且需要他對企業資料的標準化、企業管理標準化有一定的知識和經驗。

2.字典功能的特殊性
由於字典功能與其餘的三個業務功能（活動、看板和表單）有著密切的關聯，同時又容易產生一些概念上的模糊，下面就將這4個功能之間做一些對比，理解它們的異同對業務功能的設計非常重要。

1 ) 字典功能與資料庫的區別

（1）字典功能：是一個業務處理的“功能”，是處理資料的工具，用來建立結構化的基礎資料。
□將資料資源進行標準化、結構化的梳理。
□限制基礎資料的使用範圍。
□幫助快速地輸入過程資料等。

（2）資料庫：是一個儲存電子資料的載體（是倉庫，不是工具）。
用字典功能輸入的資料被儲存到了資料庫，利用字典功能還可以對資料庫的資料進行查詢、呼叫、維護以及釋出等。
注：關於字典庫的稱呼
它是字典功能和資料庫功能合體的稱呼，通常習慣於將記錄企業基礎資料的資料庫稱之為“字典庫”，這個詞的含義有兩個
□含義1：它是一個特殊的資料庫，專門用來記錄企業基礎資料；
□含義2：它是由字典功能進行管理的資料庫（可以增減、釋出、查詢等）；

2 ) 字典功能與活動功能的區別
□活動功能：用於按照資料發生的順序，記錄過程資料；
□字典功能：用於對字典資料庫中的基礎資料進行長期的、反覆的維護；
□最大區別：用活動功能輸入的資料一旦確定就不能再改動（改動違法！）、而用字典功能輸入的資料則必須按照要求進行不斷地維護、改動（以適應需要）；

3 ) 字典功能與看板功能、表單功能的區別
字典功能產生了基礎資料，基礎資料為各類資料的抽提、統計、計算等提供了屬性引數，在設計看板和表單時離不開這些屬性引數，如：組織、產品、材料、客商、知識等。
□ 組織字典：可按組織口徑統計、分析不同部門、個人的產值、收入等情況等
□ 材料字典：可以按照材料型別統計、分析不同材料的庫存量、市場價、消耗量等。

二、字典的設計

字典功能的設計可以從以下的4個方面進行：設計理念、資料選擇、資料標準、資料維護。下面以圖1“合同簽訂”中的“工程分類”的資料來源為例，說明如何設計字典，其中：合同簽訂=活動功能、工程分類=字典功能。

圖1 合同簽訂（活動）與工程分類（字典）

1. 設計理念
字典是維護企業基礎資料的功能，基礎資料包括了企業中所有需要統一、保護的公用資料，所以字典的設計要注意
1）標準化：要先從企業的管理、業務的標準化、工作效率提升等視角考慮它的功能、作用和價值。
2）主資料：其次，因為基礎資料也是未來構成系統中主資料的核心，基礎資料是所有資料分類中生命週期最長的，因此字典設計不但要考慮維護的方便性和輸入的快捷性，而且還要思考如何能讓基礎資料適合維護方便和輸入快捷，它是解決和避免發生資訊孤島的重要因素。

2. 資料選擇
選擇資料就要判斷企業資料中哪些是屬於基礎資料的，判斷的參考條件如下（不限於此）
□需要保護的核心資料，比如：組織機構、客商資訊、市場價格、材料編碼等；
□企業知識庫資料，全員要遵守，如：工藝功法、法律法規、質量標準等；
□其它，如：反覆使用資料、支援快速輸入資料、以及分析統計的屬性資料等；
合同簽訂內的“工程分類”欄位，對企業來說是重要的基礎資料，這個資料可以用來分析客戶的來源、行業的範圍、產品的型別、最佳銷售產品等，如果不統一標準就難以得到正確的分析對比結果。

3. 資料標準
確定了字典的物件資料後，下一步要確定研究物件資料標準，標準包括了資料的分類、資料的結構、資料的編號等，如圖2所示，“工程分類”表中的資料分別來自於4個資料分類表，從分類表2～分類表5之間又具有分解的結構關係。從①～④的連續選擇，可以找到需要的基礎資料“高鐵站”。從這個結構可以看出工程分類的基礎資料具有5層分類。

圖2 資料表關係圖

4. 資料維護
基礎資料不同於過程資料，需要經常的維護以做到與時俱進，基本功能有（不限於此）
1 ) 資料的輸入
確定記錄資料採用的介面原型，從資料表的數量來看至少需要有5個原型，參見圖2，1個為主表（表1）、4個為輔表（表2～表5）；

2 ) 資料的調整（=維護）
與活動功能在記錄資料後就不能再改動的原則不同，在基礎資料的生命週期內需要利用字典功能對其進行多次的調整，為了讓引用不同時期基礎資料的表單都可以如實地再現，字典不但要具有調整功能，而且必須保留完整的基礎資料變更履歷，再現時不能讓調整後的基礎資料影響歷史表單的還原。

3 ) 資料的釋出
很多的基礎資料在不同時間段有不同的數值，所以字典功能還要具有資料釋出的功能，比如：單價在1月1日～6月30日為1000元，從7月1日～12月31日為1050元。時間一到7月1日，字典介面開啟時看到的是最新的單價資料。
另外，字典既然是企業保護基礎資料的功能，所以對字典的使用必須有相應的企業管理規則、許可權限制等。

三、應用設計

由於都是視窗形式的介面，所以字典的應用設計的內容請參考本系列第二篇“活動功能的設計”相關部分。

四、記錄模板

字典設計結果的記錄形式也採用“設計4件套”的模板，請參考本系列第二篇“活動功能的設計”相關部分。

■本系列的下一篇：介面設計方法 — 4. 看板功能的設計

關於業務設計和應用設計的詳細說明，請參見《大話軟體工程—需求分析與軟體設計》一書。