為了整個系統的效率，Windows作業系統在真正刪除一個檔案時（比如從回收站裡面清除一個檔案），並不是從磁碟記錄中直接抹去這個檔案的所有資料，它只是將這個檔案所在的磁碟位置標註為已刪除。這樣以後當需要使用這些磁碟空間來記錄其他資料的時候，就可以直接寫在這些位置上，而不需要保留原來的資料了。
很顯然，假如一個檔案被刪除之後，它所在的磁碟記錄還沒有被寫入其他資料，那麼這個檔案的資料其實一直都還存在著，只是作業系統"假裝"沒有認識它們而已。這就是為什麼金山資料恢復可以恢復那些已經被刪除的檔案的原因：它們繞過了作業系統，直接從磁碟裡將那些被標記為“已刪除”的檔案資料重新讀取出來，恢復到指定的目錄下，這就是資料恢復的基本原理。
假如在恢復資料之前，儲存這個檔案的磁碟空間被寫入了其他資料呢？那麼這個檔案就有可能被破壞了，資料恢復軟體只能嘗試進行修復，但是也可能會出現恢復失敗的情況。所以，在檔案被刪除以後，檔案所在的磁碟分割槽被寫入資料的次數越少，已刪除檔案被成功恢復的可能性就越高。
正是由於這個原因，資料檔案恢復的成功率，在使用資料恢復的時候注意以下幾點技巧：
1、假如一個磁碟分割槽有檔案要恢復的話，儘量不要在這個分割槽寫資料。比如在這個分割槽安裝、儲存檔案、複製檔案等等操作，都會向磁碟分割槽寫入資料，可能會破壞待恢復檔案的資料內容；
2、請將要恢復的檔案儲存在另外一個磁碟（或者磁碟分割槽）當中。否則的話，新寫入的資料可能覆蓋待其他恢復的檔案；
3、在資料丟失後，請關閉所有可以關閉的程序以避免可能的寫磁碟操作。有些程式在執行過程中可能會產生大量的臨時檔案，這些臨時檔案同樣可能會覆蓋要恢復的檔案；
4、儘量不要在系統盤分割槽存放重要資料。系統盤（就是Windows作業系統安裝在的那個盤）是經常進行頻繁讀寫操作的磁碟分割槽，因此恢復失敗的可能性比放在其他分割槽要高。