愛上谷歌文件Docs的十大理由

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谷歌文件是一款神奇的應用，它是一個基於雲端的文書處理器，擁有非常強大的編輯功能，同時還有許多其他文書處理軟體所沒有的功能，本文就列舉了讓你不得不愛上谷歌文件的10大理由。

1.實際工作時可以離線訪問

可能我瞭解得不多，但據我所知，其他雲文書處理器的離線功能往往是亂七八糟的。有時我甚至都無法輸入內容。並且，還需要很多時間來儲存應用程式。

但是，谷歌文件不會錯過任何一個節拍，當Wi-Fi關閉的時候。它會流暢地從線上模式轉換到離線模式——仍然允許你建立新的文件，並在現有的文件上編輯。一旦你重新連線到網際網路，還能同步所有的改變。

要想啟用離線訪問，先找到齒輪圖示，單擊settings（設定），勾選Offline（離線）旁邊的小框。

2.Research工具

Research工具通過利用谷歌的力量，可以讓你執行各種任務。

該工具採用內嵌於谷歌搜尋對話側邊欄的形式。你既可以搜尋所有，也可以限制結果例如為圖片、學術文章和引用等條件。然後，只需輕輕一點，就可以將它們插入到文件中。大多數的結果還會有一個引用按鈕，可以用來建立腳註引用。

如果你需要找快捷方式，右鍵單擊一個單詞，選擇Research，自動調動Research條和執行網路搜尋。你也可以選擇Define （定義）自動搜尋詞典。

3.查詢和插入連結

谷歌文件不喜歡多瀏覽器標籤，所以它允許你查詢並直接從文件中插入連結。

你既可以右鍵單擊文件的任意位置並選擇Link（連結），也可以單擊Insert（插入）選單選項卡，然後選擇Link。當你輸入查詢到連結對話方塊時，它會產生一個來自谷歌的連結列表。

4.安裝附加元件

通過與第三方軟體的合作，谷歌文件能夠提供令人印象深刻的增強，修改和擴充套件功能。你可以通過點選Add-ons（載入項）選單選項卡，並選擇Get add-ons（獲取附加元件）來發現整個列表。

要找到你要找的目標，你可以搜尋關鍵字，或將載入項分類到不同的類別等。

我最喜歡的附加元件包括： Thesaurus, EasyBib Bibliography Creator, Open Clipart和 UberConference

5.建立個人詞典

比如說，Garglecopter這個詞可能在韋氏詞典中是不存在，但它存在於你即將用到的科幻小說——描述了Garglecopters和Irklegorths兩人的外星種族之間，為了爭取資源而引發的古老斗爭。

為了說服谷歌文件Garglecopter不是錯別字，你可以用滑鼠右鍵單擊該單詞，然後選擇新增到個人字典。

工具（Tools）>個人字典（Personal Dictionary）也可。

6.模板

不要被谷歌文件的極簡美學理念所欺騙：它能提供很多狂熱的外觀。

在谷歌文件的模板庫中滿是精心設計的新聞釋出稿，發票，簡歷，通訊，求職信等模板。選擇你需要的模板，它就會作為一個新的谷歌文件檔案開啟。

要訪問模板庫，可以單擊檔案（File）選單選項卡，選擇New並從模板中挑選你需要的那一款。

你也可以建立自己的模板，並提交供大家使用。

7.電子郵件以及用不同格式下載

當涉及到衝突的格式時，谷歌文件能讓使用者快速、輕鬆地實現文件轉換。

要想下載文件作為Word文件（.docx）、PDF、網頁（html）等，可以單擊檔案選單選項卡，然後選擇下載（Download as）。

要想傳送檔案作為電子郵件的附件，單擊檔案選單選項卡，選擇電子郵件附件形式（Email as attachment），並選擇你想要的格式。

8.儲存電子郵件附件直接為谷歌文件

你可以傳送谷歌文件檔案作為電子郵件的附件，也可以儲存為郵件附件，如影像，視訊和文件，直接從谷歌檔案到Gmail介面。

開啟包含附件的電子郵件，將游標移到附件條款。會出現兩個圖示：一個箭頭和一個谷歌文件logo。選擇logo，並選擇你要儲存附件的谷歌文件資料夾。

9.自動替換

討厭不得不手動在文章中敲打subdermatoglyphic這個單詞？厭倦不斷拼錯exercise這個單詞？

谷歌文件的自動替換功能，允許建立自定義的快捷方式來自動填充某些單詞或片語。

你可以點選工具選單選項卡，選擇Preferences，並填寫替換表單。

例如，您可以替換subd為subdermatoglyphicor以及xrsz為exercise。

10.實時合作

也許谷歌文件這個應用程式最最強大的功能就是，允許使用者實時檔案合作。

要與合作者共享文件的話，單擊在螢幕的右上角的Share按鈕，然後輸入合作者的電子郵件地址。可以指定是否允許合作者編輯、評論和檢視。要訪問更多的共享設定，單擊高階選項（Advanced）。

合作時一些有用的技巧：

推薦模式——谷歌文件提供一個編輯、檢視和推薦模式。當在推薦模式下工作時，可以跟蹤所有的編輯，類似於Word的Track Changes。

標籤合作者——如果你的文件有很多合作者，那麼通過標籤註釋可能更容易區分每一個人。要標籤一個人的話，只需在人名後面輸入@或+符號即可。

結論

有太多的理由能讓人愛上谷歌文件，但這十個應該是最讓人交口稱讚的。你使用的是谷歌文件嗎？大家一起來交流一下吧！