智慧電子表格，為你輕鬆製作財務報表

資產負債表（ the Balance Sheet) 亦稱財務狀況表，表示企業在一定日期（通常為各會計期末）的財務狀況（即資產、負債和業主權益的狀況）的主要會計報表，資產負債表利用會計平衡原則，將合乎會計原則的資產、負債、股東權益 ” 交易科目分為 “ 資產 ” 和 “ 負債及股東權益 ” 兩大區塊，在經過分錄、轉帳、分類帳、試算、調整等等會計程式後，以特定日期的靜態企業情況為基準，濃縮成一張報表。其報表功用除了企業內部除錯、經營方向、防止弊端外，也可讓所有閱讀者於最短時間瞭解企業經營狀況。下面給大家介紹一下製作資產負債表的方法。

這是我手上拿到的一張普通的資產負債表，行區為資產和負債的一級、二級具體明細，列區分別是年初餘額、增加、減少、期末餘額4項內容，根據會計學的知識我們知道，期末餘額=期初餘額+本期增加發生額-本期減少發生額。同時這個也是一張錄入表，所有的資料都會在這個表格裡進行錄入。

    現在的需求是在上圖的表格中對資料進行錄入，讓期末餘額的資料顯示在下面這個圖裡，那麼大家可以看到下面這個表格裡顯示了非常多的機構，如果只是一個機構的話，那是非常的簡單的事，在EXCEL表裡一個vlookup就可以解決了，問題是這麼多的機構，如果每個機構都要進行同時錄入的話，需要建非常多的EXCEL表格才能實現，因為每個機構的資料都是相互獨立的，EXCEL表沒有辦法在一個sheet裡實現這種功能，那將會是一個非常繁瑣的工作。

下面第三個表是需求把所有機構的年初餘額以及年初餘額彙總之後進行呈現，如果在EXCEL裡操作的話，需要用公式對多個機構的資料表用公式進行連線，相當的麻煩和耗時。既然如此，那還有沒有簡單一點的方法呢？

下面說一下我的解決思路，這裡我引入一個概念：電子表格。可能大家對電子表格這個名詞不是特別熟悉，EXCEL其實也是一種電子表格，只是電子表格的特性沒有表現的特別明顯，如果是高階一點的電子表格，要實現的功能必須要有線上操作、資料回寫、連線資料庫等強大的功能。

首先我在EXCEL中連線了資料庫，在資料庫建立了一個多維的資料儲存表，把機構、一級分類、二級分類、指標、指標值進行錄入，然後用EXCEL連線上這個資料庫，這裡需要用到一個強大的OFFICE外掛智分析，下載安裝之後便可以快速連線資料庫，比連線其他資料庫的方法簡單多了。

連線好資料庫之後，便可以在EXCEL裡設計電子表格的樣式了，電子表格的設計也是非常簡單的，在固定的區域填上標題，然後把資料庫的欄位拉拽到電子表格的區域中，並設定好一定的規則，便可以釋出在在雲端了。電子表格最強大的功能當然是線上回寫的功能，無需用到EXCEL表，線上錄入的資料會自動儲存到上面已建立的資料庫中，這就解決了多個機構同時錄入資料的問題，此時已無需建立多個表格了，只要篩選好提前設定的機構後，便可以實現多個機構同時錄入資料的問題。

 

 同樣的方法，第二和第三個表格也可以用同樣的方法去實現，只要第一個表格的資料錄入後，這兩個表格的資料便會自動更新，因為這三個表格都是同時連線資料的，完美解決了在EXCEL裡需要用公式連線多個表格的問題，真是太方便和實用了，只恨自己知道的太晚了。

 

透過以上用電子表格做資料包表的案例，我們知道了電子表格是多麼的智慧和方便，如果你還是隻會使用EXCEL做簡單的資料錄入的話，就趕緊把這個方法收藏吧，至少可以為你節省超過80%的時間，讓你有充足的時間去做其他的事情，何樂而不為呢？