用好Word模板 提高Word操作效率(轉)

用好Word模板 提高Word操作效率(轉)[@more@]

　　巧妙地利用Office模板可以大大方便我們的操作。Word中更是新增了眾多好用的模板檔案，但是你知道它們到底怎樣用嗎?如何才能夠讓它們用得更好?

　　Word模板的分類及分佈

　　Word中的模板分為兩類:一是系統嚮導和模板，第二類為使用者自定義模板。而Word的系統嚮導和模板預設安裝在C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052資料夾中，其副檔名是WIZ(嚮導)和DOT(模板)。

　　而使用者自定義模板存放的位置會由於Windows版本的不同而不一樣：對於Windows 2000/NT/XP使用者，自定義模板會放到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下；如果使用Windows 9x/Me，模板會被放置到C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下。

　　使用現有模板

　　Office XP本身準備了很多精美模板，只要選擇“檔案”→“新建”，在Word視窗右側會出現“新建檔案”視窗任務格，單擊“根據模板新建”下的“通用模板”專案彈出“模板”選擇視窗。在這裡所有模板已經分門別類放置好了，有常用、Web 頁、報告、備忘錄、出版物、其他檔案、信函和傳真、英文嚮導模板等幾類嚮導或模板，而且可以單擊相應標籤開啟，其中會有相應模板檔名及模板描述資訊，並可預覽。選中你需要的模板，然後單擊“確定”按鈕即可開啟已經套用該模板的新檔案。有的模板可能還會開啟向導視窗要求你進行一些引數的設定與設定。

　　安裝外部模板

　　模板以檔案的形式存放的。因此，如果從網上或光碟上找到一些Word模板，只要把它們複製到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下(Windows 2000/XP使用者)或C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下即可(Windows 9x/Me使用者)。

　　刪除不必要的模板

　　如果不需要太多模板，或覺得安裝了太多模板，可開啟“資源管理器”，進入使用者自定義模板資料夾，再把相應的模板檔案刪除掉即可。

　　把別人的文件用作模板

　　如果看到某一篇檔案比較漂亮，且能用Word開啟它，那麼可選擇“檔案”→“另存為”，然後再在“另存為”對話方塊中的“儲存型別”下拉框中選擇“檔案模板”，再輸入一個檔名，並把它儲存到預設的模板資料夾下。以後只要選擇“檔案”→“新建”，就可以在“常規”模板標籤中看到剛才製作的模板，雙擊後即可使用自己定製的模板了。透過此法，就可以快速把DOC檔案轉換為Word的模板。

　　快速轉換模板

　　如果你手頭上有DOC檔案，那隻要把它們複製到使用者自定義模板資料夾中，再選擇“檔案”→“新建”，就可以在“常規”模板標籤中我們的檔案，雙擊後即可使用。透過此法，無需透過“另存法”來轉換。其實也可以直接把這些檔案的副檔名改為DOT，再複製到自定義模板資料夾中。

　　修改、改造已有模板

　　Office XP本身帶有大量各式各樣的檔案模板，但有些在使用時可能並不盡如人意。這時，可以自己來修改已有的檔案模板，使它更符合你的要求。選擇“檔案”→“新建”，再單擊“根據模板新建”下的“通用模板”專案彈出“模板”選擇視窗，從中選擇一個類別，如“信函和傳真”，然後選擇“典雅型信函”，再依次在相應位置填入“公司名稱”、“職務”、“姓名”等資訊，最後單擊“檔案”→“另存為”，在“另存為”對話方塊的“儲存型別”下拉框中選擇“檔案模板”，並預設儲存在模板資料夾下。以後使用時，只要選擇“檔案”→“新建”，就能在“常規”模板標籤中看到剛才製作的模板，雙擊後即可使用自己修改後的模板了。

　　小提示

　　現在網上有很多英文的Word模板檔案，大家可以把其中的英文資訊改為中文的，再儲存成模板，這樣就可以更好地為我們所用。

　　巧妙地利用Office模板可以大大方便我們的操作。Word中更是新增了眾多好用的模板檔案，但是你知道它們到底怎樣用嗎?如何才能夠讓它們用得更好？

　　自定義預設頁面大小

　　如果對Word XP的預設頁面大小不滿意，可啟動Word，選擇“檔案”→“頁面設定”，將頁面大小及上下左右邊距設定自己所需的值，再單擊 “紙張”標籤，在其中定義頁面的寬度和高度。最後按下視窗最下方的“預設”按鈕，此時會出現一個修改預設模板的視窗，按下“是”按鈕。重新啟動Word，這時新建的檔案已經自動縮排，且頁面也窄了許多，說明剛才的設定已經生效了。

　　讓Word檔案也能自動備份

　　預設情況下Word檔案是不能自動備份的。不過，可以透過下面的技巧讓它具有自動備份功能:啟動Word並新建一個空白檔案，單擊“工具”選單中的“儲存選項”，在“儲存”對話方塊中，選中“保留備份”核取方塊。同時，勾選“自動儲存時間間隔”核取方塊，再在後面設定一個時間間隔，時間越小，儲存越頻繁。

　　完成後，單擊“確定”按鈕。然後單擊“檔案”→“另存為”，在“另存為”對話方塊“儲存型別”下拉框中選擇“檔案模板”，再在“檔名”中輸入:ct.dot，然後把它儲存到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下(Windows 9x/Me則儲存到C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates資料夾中)。

　　關閉Word，啟動“資源管理器”，切換到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下，將Normal.dot刪除或者改名，將剛才儲存的cfan.dot重新命名為Normal.dot。以後使用Word編輯檔案時，每次儲存檔案，Word都會儲存一個副本檔案，並以.wbk為副檔名與原檔案儲存在同一資料夾中。如果哪一次檔案發生損壞，就可以選擇“檔案”→“開啟”，在“開啟”對話方塊的“檔案型別”中選擇“所有檔案”，然後找到這個WBK檔案，再開啟即可。

　　用Word批次轉換檔案

　　如果經常要一次轉換多個檔案，可透過Word的模板來完成:先把要轉換的檔案放到一個資料夾中，然後啟動Word，再選擇“檔案”→“新建”，並在“新建檔案”視窗任務格中選擇“其他檔案”選項卡，雙擊其中的“轉換向導”圖示，單擊“確定”按鈕。此時Word XP會提示我們轉換，直接按“下一步”按鈕繼續。接下來選擇轉換型別，設定原始檔夾和目標資料夾，再選擇轉換檔案，進行轉換即可。

　　生成稿紙檔案

　　選擇“檔案”→“新建”，在右邊窗格中出現的“新建檔案”視窗任務格中單擊“根據模板新建”下的“通用模板”專案，然後在彈出“模板”對話方塊，單擊“報告”標籤，並雙擊其中的“稿紙嚮導”專案，系統會提示你插入Office XP安裝光碟，就可以成功安裝稿紙模板。

　　接下來，就可以順著嚮導按下“下一步”按鈕繼續;接下來選擇稿紙大小及方向，再選擇稿紙網路線種類，並設定字數和行數和網格方式，設定頁號位置。最後，單擊“完成”按鈕即可生成一個空白的個性稿紙方式檔案。

　　製作專業套打效果模板

　　首先用掃描器把表格掃描成圖片檔案，在Word中選擇“插入”→“圖片”→“來自檔案”，然後把掃描後的表格檔案插入到檔案中。選擇“檔案”→“頁面設定”，調整紙張大小與表格檔案的原始尺寸一致，然後右擊該圖片並選擇“設定圖片格式”，在彈出的對話方塊中選擇“版式”標籤，然後選擇“襯於文字下方”，調整圖片使其正好覆蓋整個頁面。

　　接著在需要列印的空欄處插入文字框，調整其大小正好和表格圖片的空欄尺寸一致。然後右擊文字框，在彈出的快捷選單中選擇“設定文字框格式”，設定該文字框的“顏色與線條”為“無線條顏色”。按照上述步驟插入多個文字框，最後選中所有文字框，再單擊滑鼠右鍵，選擇“組合”將它們組合在一個物件。

　　接著在文字框中單擊左鍵，選擇“插入”→“域”，在彈出的對話方塊中，選擇“域名”為MacroButton，宏名為AcceptAllChangeShown，在顯示文字中輸入提示文字。最後將檔案中的圖片刪除，並把新建的檔案儲存為模板即可。下次使用時，呼叫此模板，將游標移到文字框中，輸入相關內容確定後就可以列印了，非常方便的。

　　小提示

　　我們也可以用它來製作多種票據的模板，並把它們複製給同事，就可以實現模板的共享了。

　　右擊建出個性Word文件

　　進入C:Documents and Settings使用者名稱Templates資料夾，在空白處右擊，選擇“新建”→“Microsoft Word 文件”新建一個Word檔案，winword8.doc。雙擊winword.doc，然後對其中的字型、字形、頁面大小等作一些個性設定，並儲存該檔案。

　　以後在“資源管理器”中右擊滑鼠，選擇選擇“新建”→“Microsoft Word 文件”，再雙擊新建的文件，你就會發現，它已經套用了我們在winword8.doc中的設定了。從而可以使用自己的個性Word了。

　　巧妙地利用Office模板可以大大方便我們的操作。Word中更是新增了眾多好用的模板檔案，但是你知道它們到底怎樣用嗎?如何才能夠讓它們用得更好？

　　獲得更多模板資源

　　如果覺得Word中內建的模板不能滿足需要，你可以透過從網上下載更多的模板：選擇“檔案”→“新建”，就可以看到“新建文件”任務窗格，注意最下面的“Microsoft.com上的模板”連結。單擊後，即可開啟該站點上的中文模板庫。其中提供了很多類別的模板，非常豐富。只要單擊網頁上的模板型別連結，就能在網頁上看到該類别範本的名稱和提供商等內容。

　　單擊模板名稱，並在“模板終端使用者許可協議”視窗中單擊“同意”按鈕，同時單擊“在Microsoft Word中編輯”，IE會將模板下載到硬碟，完成後自動用Word XP開啟模板。如果對模板效果滿意，再用“另存為”將它儲存為模板，就可以像普通模板那樣呼叫了。

　　共享模板

　　對區域網中的使用者來說，自定義模板可以讓網路上的其他使用者共享。具體做法是:將自定義模板放入某個共享資料夾中，併為該共享資料夾建立一個快捷方式。網路上的其他使用者可以把這個快捷方式放入自己的C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052資料夾中，然後就能像本地安裝的模板那樣呼叫了。

　　使用多個Word模板

　　預設情況下，Word只能支援惟一的預設模板，這往往不能滿足我們的需求。其實你可以讓Word使用多個模板:先在一個資料夾下右擊，選擇“新建”→“Microsoft Word文件”生成幾個Word檔案，然後分別用Word開啟它們，按照自己的要求對這些檔案進行處理，最後選中它們，右擊滑鼠，選擇“屬性”，在開啟的“屬性”視窗中選中“只讀”前的小勾，把多個“模板”檔案設定成只讀檔案。以後要應用某一個“模板”檔案時，只要雙擊它，此時Word會開啟一個以當前選中的“模板”檔案為藍本的“只讀”檔案，只要按下Ctrl+S鍵，Word就會彈出“另儲存”對話方塊供我們另存檔案，而且原來“模板”檔案中的內容並不會被覆蓋。利用這種方法理論上可以實現無數個“模板”。

　　使用Word對模板加密

　　如果不想別人使用Word提供的通用模板(Normal.dot)或自己精心創作的一個模板，又該怎麼辦呢?這時你可以對該模板進行加密:開啟通用模板檔案(檔名是Narmal.dot，通常可以在C:ProgramFilesMicrosoftTempletas資料夾中找到)，然後對其設定密碼，再按下工具欄上的“儲存”按鈕。以後每次啟動Word時，就會提示你輸入密碼了。如果有密碼當然可以使用，沒有密碼，就無法使用此模板。

　　讓Word自動統計文章字數

　　先輸入“本篇檔案的總字數為:”，再選擇“插入”→“域”，開啟“域”對話方塊，再在“域”對話方塊的“類別”列表中選擇“檔案資訊”，在“域名”列表框中選擇“NumWords”。單擊“域”對話方塊的“選項”按鈕，開啟域“選項”設定框選擇域結果顯示的格式。單擊“新增到域”按鈕，將所選擇的格式加入到新增大域中。連續單擊兩次“確定”按鈕，關閉所有對話方塊。

　　此時，當前游標處就會顯示出“本篇檔案的總字數為:XXX”的字樣。執行上述操作後，即使對檔案進行修改也不必擔心，只要將游標移到域程式碼上，將其變為灰色後，按下F9鍵，Word就會自動更新該域，顯示出修改後的總字數。最後，我們可以把這個檔案儲存為預設模板，這樣就可以自動統計字數了。

　　壞事的Normal.dot

　　有時你點選Word圖示，它卻沒有啟動，反而出現一個錯誤資訊。重灌都無濟於事，嚴重時，甚至不能解除安裝和重灌Word。一般情況下，這是由於Word的Norma.dot模板檔案損壞所造成的，你可以透過系統的查詢工具找到該檔案，然後將其刪除，這時Word會自動重建一個新的Normal.dot檔案，並恢復正常。

　　快速實現Word預設模板

　　啟動Word，按下Ctrl+N鍵新建一個空文件，選擇“檔案”→“頁面設定”，並對頁邊距、紙張及版式進行設定。完成後單擊一下設定對話方塊最左下角的“預設”按鈕。並在Word彈出的提示視窗中單擊“是”按鈕。以後每次執行Word，Word都會以此模板為藍本新建檔案。