總賬主資料

它起到統馭整個財務的作用[@more@]

不同的會計科目在總賬主資料中建立會應用到不同的“欄位”(英文單詞為field)，透過這些不同“欄位”的組合，就會形成系統能夠識別並能夠為我們現行會計核算所接受的會計科目。如下例舉幾個重要的科目予以說明。

號碼 10010101 10030101 10040101

公司程式碼 KHl0 KHl0 KHlO

類別 資產負債表科目 資產負債表科目 資產負債表科目

賬戶組 現金／銀行類 其他資產類 其他資產類

描述 現金 應收賬款一國內貿易款 庫存商品

統馭科目型別 X D X

未清專案管理 X X X

行專案顯示 √ X X

欄位狀態組 G001 G067 G001

號碼 10050101 20010101 20020101

公司程式碼 KHl0 KHl0 KHl0

類別 資產負債表科目 資產負債表科目 資產負債表科目

賬戶組 固定資產類 負債權益類 負債權益類

描述 固定資產一房屋建築物 短期借款 應付賬款一國內貿易款

統馭科目型別 A K K

未清專案管理 X X X

行專案顯示 X X X

欄位狀態組 G007 G001 G067

號碼 20060101 20070101 20080101

公司程式碼 KHl0 KHl0 KHl0

類別 資產負債表科目 資產負債表科目 資產負債表科目

賬戶組 負債權益類 負債權益類 負債權益類

描述 購銷GR／IR 代銷GR／IR 實收資本

統馭科目型別 X X X

未清專案管 √ √ X

行專案顯示 √ √ √

欄位狀態組 G001 G001 G001

號碼 50010101 50020101 50040101

公司程式碼 KHl0 KHl0 KHl0

類別 損益表科目 損益表科目 損益表科目

賬戶組 損益類 損益類 損益類

描述 銷售收入-購銷 銷售成本一購銷 管理費用一電費

統馭科目型別 X X X

未清專案管理 X X X

行專案顯示 √ √ √

欄位狀態組 G029 G030 G004

僅允許自動記賬 √ √

幾個重要的會計科目，其餘科目即可舉一反三，知其所以然。在所列示的科目中，科目號碼是根據《企業會計制度一會計科目名稱和編號》規定的前四位數加上後四位而成，在建立時須手工填入(即非系統產生)。

科目類別僅分成兩類：即為資產負債表科目或為損益表科目。賬戶組分為六項：現金／銀行類、固定資產類、其他資產類、負債／權益類、損益類、轉移資料類。描述項既可按需建立的科目進行字面的描述，又可分為長文字與短文字描述。

損益類帳戶的特徵：

在會計科目表中建立損益類科目之前，需要確定損益結轉入的留存收益科目。系統設計了一特殊程式將損益類帳戶的損益金額自動結轉入該科目。因此，必須在系統中定義留存收益科目的號碼。

每一個損益類科目都需要分配給一個留存收益科目。

統馭科目型別分為三類：供應商類別(K)、客戶類別(D)、固定資產類別(A)，主要是針對應收賬款、應付賬款、固定資產等模組過入的金額，他們的交易是不透過總賬模組進行的，但在各自模組完成的同時，會將相應的金額過入總賬。

未清專案管理主要是用於須清賬的科目，如GR／IR，銀行的過渡科目、工資的清算等。啟用了未清專案管理，必須同時啟用行專案顯示的功能，但在總賬主資料的設定中，應收、應付、固定資產等是不能啟用未清專案管理及行專案顯示功能。

未清項管理指一個帳戶的專案可被該帳戶的其他專案結清或核銷掉。在清帳或核銷過程中涉及到的專案的合計金額必定為零。因此該帳戶的餘額總是等於未清掉的專案的合計金額。

行專案顯示即表示，設定此項時，系統會有向下挖掘(Drilldown)的功能，當我們在檢視總賬的某個科目時，若對某金額有懷疑，可將滑鼠對準該金額連續點選兩下，系統可顯示明細賬的金額，再對準明細賬的金額連續點選兩下，系統會顯示某憑證的金額。

欄位狀態組，表示若某個總帳科目選用了不同的欄位狀態組，其將來在憑證輸入時，需要填入不同的欄位，如對於其他業務收入科目，其選用的欄位狀態組為G029，當我們輸入一個分錄借：現金貸：其他業務收入時，系統會要求再輸入一個利潤中心的欄位，否則該張憑證不能夠產生。又如當我們輸入一個分錄借：管理費用一電費貸：現金時，系統會要求我們輸入一個成本中心的欄位。僅允許自動記賬表示，該總賬科目必須由其他模組自動過入，不用手工輸入憑證，如銷售收入一購銷，因為該總賬科目是在銷售及分銷模組完成“出具發票”功能時自動產生的，所以僅允許自動過賬。

建立完總賬的主資料後，手工輸入的總賬科目將得到系統的確認與認可。如傳統的分錄錄入方式為借：現金貸：其他業務收入，在系統中將變成：借：10010101貸：50100101(假設為其他業務收入)。系統在總賬分錄輸入後，將會自動將相關金額過入至總賬及更新會計報表。

排序碼 在會計憑證的供應商行專案中，系統對‘定位’欄位的預設值。也決定供應商行專案的排列順序。如果該供應商主要發生與採購訂單有關的業務，一般選擇014-採購訂單號+行專案號，其它情況選擇記帳日期+憑證號。

帳戶組 為簡化會計科目的建立，避免錯誤，確定錄入會計科目的螢幕和科目號區間，對科目進行的分組稱做帳戶組。帳戶組針對每一套會計科目表進行定義，確定會計科目所需的欄位狀態。

當建立會計科目表中的一條主記錄時，必須指明一個帳戶組。

自動過帳 系統中，某些業務是自動生成記帳憑證，自動記帳的。例如：存貨的出入庫業務、增值稅的銷項稅和進項稅等。某一科目是否為自動過帳，是在帳戶主記錄中設定的。

參考憑證 是用來過帳到會計憑證的一種參考性質的憑證,使用它可以實現快速錄入,會計憑證或樣本憑證能被用作參考憑證使用

憑證型別 由兩位英文字母組成,是憑證的分類，控制憑證的整體資訊,如:憑證編號、帳戶型別等等。