專案經理的時間管理秘籍,你真的瞭解嗎?

一只阿木木發表於2024-09-05

前言

深圳大學為何能與985並肩,卻尚未踏入“雙一流”行列?

在高手如雲的中國高等教育界,深圳大學如同一匹黑馬,迅速崛起,其綜合實力和國際影響力已不遜色於部分985高校。然而,令人好奇的是,這樣一所實力派大學,為何至今還未被評為“雙一流”高校呢?

1、實力不容小覷

深圳大學,這所年輕的學府,自1983年成立以來,發展迅猛。在軟科高校排行榜上,深大排名第68位,力壓部分985、211高校。其學科建設、師資力量、國際合作等方面均有顯著優勢,多個學科領域進入ESI世界排名前1%,這樣的成績,無疑讓人眼前一亮。

2、年輕的力量

然而,深大的“年輕”也是一把雙刃劍。與那些擁有百年曆史的老牌名校相比,深大在歷史沉澱和經驗積累上略顯不足。在“雙一流”評選中,這一點可能成為其短板。

3、學科佈局的考量

深大的學科專業佈局主要集中在科技和工程領域,而在人文、社會科學等其他領域相對較弱。這種“偏科”現象可能在“雙一流”評估中影響了其整體得分。

4、資源競爭的現實

作為一所城市型大學,深大在資源投入方面可能面臨一定的限制。在與規模更大、背景更深厚的大學競爭中,深大需要更多的時間和空間來積累資源。

5、爭議與特色並存

值得一提的是,深大是中國唯一一所沒有政治課和輔導員的大學,這種特色在某種程度上引發了爭議。這種自由和民主的氛圍,雖然吸引了不少師生,但也可能成為其未能進入“雙一流”的原因之一。

深圳大學,這顆璀璨的明珠,雖然在某些方面與“雙一流”標準尚有差距,但其獨特的魅力和發展潛力不容忽視。

如果把深圳大學比做一個專案,在專案管理的戰場上,時間管理往往被視為成功的關鍵武器。

為什麼即使我們制定了詳盡的計劃,專案的時間管理仍然常常顯得無效?我們投入了大量的精力去規劃每一刻,但結果卻總是與預期相去甚遠。

想象一下,如果能夠揭開時間管理無效的謎團,我們的專案效率又將提升至何種境界?

讓我們共同探索,為什麼專案的時間管理常常失效,以及我們如何能夠扭轉這一局面。

一、為什麼你的時間管理總是無效

許多人在填寫行業調研報告模板時,想要讓別人覺得自己的時間管理能力很強,工作效率很高,快速完成10個行業的調研。這樣是不是說明他時間管理很強呢?

短時間內完成了大量的工作,但如果缺乏深入思考和獨到的見解,產出的報告質量就會大打折扣。

在短時間內快速完成大量工作,卻沒有經過充分的思考和打磨,這樣的報告往往缺乏深度和洞見,難以給上級或者客戶帶來有價值的參考,甚至可能引發更嚴重的問題。

這種追求速度而忽視質量的做法,其實是一種低層次的“效率”。

一)只追求速度就是時間管理嗎

時間管理,需要我們在保證效率的同時,更加註重工作的質量和價值。

為了達到這個目標,首先我們需要為深度思考安排足夠的時間。只有經過充分的思考和深入研究,才能寫出有深度、有洞見的報告,從而充分發揮出時間的價值。

而且,我們精神狀態也會直接影響工作效率。當我們狀態好的時候一小時能完成的事,狀態不好的時候,可能需要三小時才能夠完成。

即使同一任務,在不同的時間段完成,其效果也會有所不同。

因此,我們要懂得如何合理安排時間,確保每一分鐘都發揮出最大的價值。只有這樣,我們才能真正做到事半功倍,創造出更有意義和價值的成果。

那麼如何做到這一點呢?

首先,你需要記錄你的時間開支,以便於更加清晰地瞭解自己的時間使用規律和狀態;

其次,分析每天的任務中哪些會產生更大的價值;

最後,為不同的事情安排合適的時間,發揮時間的最Yeah大價值。將價值最高的任務安排在你能夠進入深度思考的時間段,而將重複性和價值相對較低的任務安排到其他時間段。

二)把日常排滿就是時間管理嗎

如果你在臨睡前擁有那一小時的寧靜時光,你會選擇如何度過?

是沉浸在一本引人入勝的小說中,還是在寧靜的音樂中反思一天的得失?

亦或是用這一個小時來規劃明天的日程,確保新的一天能夠順利展開?

如果你早晨無法按時起床學習新的課程或完成既定的學習計劃,你會因此責怪自己嗎?

如果一個日程表排列的非常的滿,每個具體的事項之間都沒有間隔的時間緩衝。如果一個事項慢了,後面的所有的事項計劃都會被打亂,就像多米諾骨牌一樣,觸發連鎖反應,導致整個時間管理計劃崩潰

其實,我們都知道時間管理不是把日程安排的滿滿當當。

時間管理不僅僅是制定一份詳盡的日程表,更重要的是決定你的時間應該花在哪裡,以實現你的個人和職業目標。

當週末來臨,你面臨一個選擇:參加行業內的會議以擴充套件人脈和知識,還是選擇陪伴家人,享受那份難得的親情時光?這其實是一個權衡的問題,涉及到你的價值觀和人生目標。

這首先需要我們深入瞭解自己的時間觀。瞭解自己是如何看待時間的,以及時間對你的意義是什麼。然後,嘗試在日常生活中尋找平衡點,以確保你在各個方面都能夠獲得滿足感和成就感。

把握好時間觀的平衡,並根據實際需要隨時進行適當的管理,你就可以更有目的地選擇你的人生道路,而不是被生活推著走。

三)一心多用就是時間管理嗎

所謂的一心多用只是一種錯覺。

如果你嘗試同時做幾件事情,你實際上是在不斷地快速切換任務,這需要消耗大量的認知資源,這反而會導致效率降低。

此外,未完成的任務會在我們的大腦中佔據頻寬,這會影響我們當前的工作。

因此,對於需要深度思考和解決的工作,多工處理往往會降低效率。

那麼我們應該如何合理地管理我們的任務和時間呢?

二、你管理過自己的時間帳戶嗎

一個職場人,或主動或被動,把不同的時間分配到不同的賬戶裡。分配到某個賬戶裡的時間多了,其他賬戶裡面的時間就註定變少,我們長期在哪個賬戶裡面重倉投資,自己的境遇就會悄然改變。

一)聊聊不同的時間帳戶

必要時間11個小時:睡覺+吃飯+收拾自己+通勤總計的時長。

工作時間10個小時:出賣時間換取勞動報酬

自我時間3個小時:可用來自我支配的時間

二)規劃自己的時間帳戶

1-任何一個領域,崗位工作都可以做模組化拆分,而每個模組都一定存在最佳化空間。

2-大多數人都是依照前人的經驗,給一個鏟子就挖土,給一個斧頭就開始伐木。

3-而花費在升級自己鏟子和斧子的時間,實在是甚少。

如果我們去做提升工作效率的事,就能夠快速脫穎而出。

每個沒錢、沒背景的年輕人,只有改變自己的時間分配,捨棄掉一些東西,才能夠有能力去選擇自己想要的生活。同樣我見過太多已經開始混日子的人,守著自己的那一攤業務,在本應奮鬥的年紀,把自己多出來時間大部分放到遊戲、逛街、購物和吃喝玩樂上了。

這種提升工作效率的事,是成長,是構建自己的核心競爭力,是我們普通人的秘籍

三)時間管理是什麼

你一定聽過諸如“目標管理”、“要事第一”、“重要緊急四象限”、“合理排程”等詞語,但是這本質是在做一道選擇題,只從關注結果出發,只需要完成更重要的事,它沒法解答“哪些事是重要的”,以及,我無法從課程中獲得“幫助我省出時間”的方法。

你一定聽過諸如“拖延症”、“自控力”、“精力管理”這些自我管理的詞,或者是“如何把某件事做得又快又好”的效率詞,如果某些事做得更高效了,那麼用的時間就會變短,時間就自然省出來了。

高效,也並不是時間管理的範疇。

所以,我們要用新的視角來看這個問題。在我們看來,

時間是資源。管理是動作。

時間管理,就是透過各種管理動作,幫助我們擠出時間這種寶貴資源。

四)想要擁有更多的可支配時間嗎

1、量化自己的時間

1-將時間段細分,量化自己做每一類事情的時間。

2-將時間屬性細分,為每一份時間賦予價值意義。

2、拆分必要時間

比如說,我就把必要時間拆分出了健康時間。

3、為每件事情做一個表格

我羅列了自己每天100%必做的那些事情。然後專門為每個事情做了一個表格。

然後我就可以量化出,各類事情具體消耗。

上面這張表格可以作為參考,計算下自己的情況,特別是把自己的數字給填上。

三、畫出自己的時間帳戶

一)建立表頭及填寫規範

1、首先建立好一個填寫的表頭,並定義好,每個表頭的填寫規範。

比如早上的25分鐘,通勤+走路運動+聽書,允許並行,分3個格子記錄。如果當天下雨,那麼備選行為就變成了叫車和刷微信了。

比如中午的2個小時,預設模式是先睡覺,後午餐。如果精力充足,備選方案是,公司健身房一邊運動一邊刷劇。剩餘的時間拿來洗澡+吃飯。時間和場景都會隨之進行調整。此時洗澡時間我就沒有記錄,直接合並至健身房裡即可。誤差值就是用來做這個的。

2、歸類並統計自己的行為時間

然後基於上面的情況統計,可以為自己設計行為,以及統計各行為支出,分別歸屬於什麼時間賬戶裡。總體投入的時間可以大於24個小時,因為是有些時間被複用了,超過24小時的時間越多,則複用的時間越多。

提供幾張同學的記錄後統計的範例。以下是4個同學的填寫後統計出來的。

他們使用了不同的顏色,並且還自定義出了一些時間屬性,差不多可以用於統計個體的行為了。

3、審視並調整自己的行為時間

這些完成了的同學真的是不統計不知道,一統計嚇一跳。當觀察到自己每一項指標,有些異常值,有心者自然就會做出改變,也就是先審視後規劃。參考其他人的安排,對自己的生活做出調整。

1)最佳化損耗時間

對自己的時間統計與覆盤,認識到問題,才會不斷的修正,調整和最佳化。

2)調整健康時間

比如每天有2次的通勤時間,這一段時間,完全可以同時完成通勤和運動2種行為。

如此便可持續的,自然而然的,被動的,不經意間的投入到健康的賬戶裡。健康狀態越穩定,意外就更少發生,而且精力充沛,做其他事情的質量就更高,可支配時間,就會比不投資健康的人更多。

二)為自己的帳戶做優先順序排序

1、你的緊急重要四象限可執行嗎

你的時間,分配在哪些事情上了呢。

幾乎每個時間管理的書籍,和時間管理的課程,都會去跟你科普重要緊急四象限。一講就秒懂。

可是聽完之後,實踐發現不具備可執行性,結果依然就是做不好時間管理。

你的緊急重要四象限可執行嗎。

重要的事情實在是太多,沒有人能夠窮舉。

重要的事情是經常變化的,不同的場景下選擇不一樣。

重要的事情每個人的看法不一樣,價值觀不一樣。

2、十年後的你會如何規劃你現在的時間

人生而言,開始拼體力,後面拼智力,最後還是迴歸到拼體力。

對我而言,學習輸入與身心健康這2件事,始終要保持穩定的時間投入。

時間才是學習者付出的最大成本:(捕獲眼球的時間)+(閱讀的時間)+(理解消化的時間)+(記憶衰減複習的時間)=(投入的時間)

四、如何高效執行

一)收集、整理碎片時間

我們可以提前做一個碎片時間的清單,可以劃分為 5 分鐘、15 分鐘等時間粒度。以防止我們有的時候想利用碎片時間,又不知道可以幹什麼事情,進而碎片時間就在思考中流逝了。

利用碎片時間進行收集,再找到大段時間進行整理,其實就是“稍後讀”的概念。其好處在於,專注於單一任務更能提高效率,確保資訊的全面性及質量,從而促進更高效的資訊管理。

我會在一些碎片時間進行收集以及初步篩選的過程,將一些有價值的文章或者對話收集到稍後讀軟體中,再找到一段空閒時間專門進行整理工作,期間也會寫一些思考,融入到自己的生活中,保證知識的吸收。

很多時候在執行任務時,你會發現任務間會有一些共同點,將這些擁有相似性質的任務一併處理,可以減輕大腦的負擔,減少在不同任務之間切換的時間。

二)讓自己的時間保持完整

儘可能的把所有需要交涉的事情放到同一個時間完成,儘量讓自己的時間保持完整。

如果是需要「高度集中」的重要任務,請直接專注在它身上,因為就算是隻有一點點的干擾,都可以打斷你的心流狀態,讓你需要花費更多時間重新找回注意力。

三)如何處理臨時的事情

1、遠離手機

在準備工作時,最好能把手機放遠一些,微信可以設定一個繁忙狀態,表示自己不能及時回覆訊息。電腦上也儘量退掉社交軟體,或者設定靜音,不彈出訊息。

2、快速做好靈感記錄

有時候,我們不得不去應對一些緊急的事,比如線上環境的bug,比如一些重要客戶的洽談等。

我們可以將手頭的事情完成到一個能快速拉起的狀態,等下次重新進入到這項工作時,不需要重新回顧。就好比我寫文章中途,插進來一件緊急的事情,最起碼我要做到寫完這一小段,不至於思緒被打亂。

3、不拖拉

5分鐘內能解決的事情儘量處理,不拖拉。及時清理有助於大腦的輕鬆愉快。

四)完成任務時獎勵自己

適當的設定獎勵機制,可以讓自己更有動力!這個獎勵可以是一杯奶茶或是 5 分鐘休息,甚至單純的在待辦清單上打勾勾也可以當作獎勵。

五、時間帳戶的三個目標

一)時間帳戶需要達成三個目標

管理時間是手段,達成目標才是最終目的。

我們要有自己的長期目標、中期目標和短期目標。

想一想,你現在想做的事,3個月後還想做嗎?三年後還想做嗎?

給自己制定夢想級目標、理想級目標、現實級目標,並用一個定位和 todolist 把這三個目標連點成線。

有了它們,你的人生充滿意義,你也能對抗低谷和迷茫帶來的痛苦。

二)達成時間帳戶的目標要考慮的事情

1、堅持完成重要的事情

「事情是不可能做完的!」寫待辦清單的目的到底是什麼?

「將時間、注意力集中在那些重要的任務上」。完成那些真正對你有用的任務上面。可以先靜下來思考哪些任務才是最重要的。

2、刪除與目標無關的事情

好好過濾你的清單,當待辦清單太過冗長的時候,我們會完全沒有動力。有一些任務其實對你來說根本不重要,或是有時候你突然有一個想法,感覺可以去試試看,這些任務清單很可能是與目標無關的事。

3、定期覆盤

覆盤是時間管理一個重要的過程,它可以幫助你更好地理解你的時間是如何被使用的,以及如何更有效地使用時間。

有效的時間管理是關於平衡和靈活性的。不同的策略適合不同的人,重要的是找到適合你自己的方法。

三)定期進行復盤的關鍵點

1、記錄並評估時間帳戶

檢視自己的時間記錄,判斷哪些任務超出了時間預期,原因是什麼,以後如何進行調整。

經過多次覆盤,會對自己的時間預估把握的更精準。這個過程不僅可以加強自己對時間的認知,也能清楚的瞭解到自己的時間都耗費在哪裡。也可以再細緻些,將時間粒度改為半小時,經過一週,你就能找出自己的時間都去哪兒了。

2、設定新的目標優先順序

設定新的時間管理目標。比如減少某些活動的時間、為重要任務留出更多時間。

如果有未完成的任務,判斷該任務的優先順序,暫時不需要完成的任務可以先放到歸檔

3、定期覆盤

時間管理是一個持續的過程。

每日進行一次不到 10 分鐘的小覆盤。

每週看看清單的完成情況,並且制定一下週的計劃。

同樣的,每月覆盤。

六、專案經理的時間管理秘籍

一)如何推進專案

對於一個專案來說,如果你的目標一開始就設定在一定要賺大錢上面,那很可能因為達不到預想而喪失信心。目標是可以隨著程序而產生改變的。

我們可以把整個專案分為很多階段。調整心態,改變預期

假設第一階段的目標是跑通專案,學會技巧。第二階段的目標是迭代某一塊重要的功能。

透過不斷的正反饋讓自己體驗到快感,更有利於專案的持續進行。降低預期,都是驚喜。

二)如何拆解大專案

工作或事情太複雜,不知道如何開始,想逃避無助帶來的負面情緒。

比如產品甩過來一個大需求,雖然產品經理會列出來需求點,但是任務龐大,任務時限就是一個月,必須要要完成。

很焦慮,導致我遲遲沒有開始工作,但是 Deadline 就在那裡,不會因為你的拖延而消失。

那麼怎麼辦呢,拆分具體任務,設定短期目標

比方說,先用兩天時間構建開發的 API文件;再用兩天時間構建好底層網路庫;根據需要完成的頁面數量來劃分具體任務。就這樣,我把大任務拆成了很多個只需要半天或者一天就能完成的小任務。任務變得具體了,也更容易實現了,壓力自然減小。

這個時候可以先做好每月計劃,再逐步精確到周計劃、天計劃。

七、專案經理如何知行合一

一) 一個公式解決你的早起

一個公式=積極的早起動機 × 科學無痛的早起方法 × 必要的早起階段

• 積極的早起動機:你想透過早起達成的最終目的,問問你為什麼要早起?

• 科學無痛的早起方法:雙鬧鐘+五分鐘清醒法。

• 必要的早起階段:早起是一步一步的,切忌一個大跨步閃了腰。

科學無痛的早起方法

二)立即行動

在心中倒數三個數,3、2、1,倒數結束後立即行動,不再猶豫。

當你面對一項任務或行動,但又感到猶豫或拖延時,可以使用這個方法。目的是創造緊迫感和行動衝動,打破拖延,促使大腦從思考轉為行動。

結語

如果把深圳大學比做一個專案,你覺得深圳大學何時能順利驗收,成為“雙一流”高校?

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