2022年4月16日，由中國人民大學電子檔案管理研究中心、中國人民大學資訊資源管理學院主辦的第十二屆“中國電子檔案管理論壇”成功在京舉辦。已舉辦十二屆的該論壇是中國電子檔案管理領域最具影響力的專業盛會，是檔案學界業界專家齊聚分享的優質平臺，鴻翼作為國內領先的檔案全產業鏈解決方案供應商受邀參會，鴻翼檔案事業部高階諮詢總監胡棟材發表《集  承  享——淺談基於內容的全鏈檔案管理與服務》主題演講，從全生命週期的視角出發，審視新時代檔案工作面臨的挑戰，分享鴻翼檔案的檔案管理理念。

根據CM³內容管理成熟度模型，可以將企業內容成熟分為資料、內容、知識和洞察這4個階段。在這個過程中，檔案檔案管理將從離散檔案、統一內容走向內容業務、內容智慧。想要做好檔案管理工作，助力企業內容成熟度的提升，需要自上而下關注5個方面，分別是理念、制度、運營、軟體系統和技術保障。

 

圍繞理念、制度、運營、軟體系統和技術保障5個層次的檔案管理模型，基於鴻翼“集”、“承”、“享”的檔案管理理念，檔案管理工作可以具體細分為10個方面。

 

 

集 ： 首先是 “集”，企業需要通過檔案諮詢規劃、檔案數字加工和檔案資訊化管理三個方面的具體措施，實現對於檔案資訊的彙集。

檔案諮詢規劃

凡事預則立，不預則廢。檔案工作的起始點要從整體的規劃抓起，需要明確檔案管理的目標定位、內容流程、制度標準等。同時企業需要對檔案歸檔的範圍、分類、列印資訊、建設方案和人力配置等方面進行全面、系統、長期的頂層設計和規劃。

檔案數字加工

有了科學的檔案諮詢規劃，企業還需要考慮檔案資料是否具備數字化檔案管理的條件，如果不具備，則需要進行數字加工的轉化。完成檔案數字加工之後，企業才能用資訊化手段管理檔案。

檔案資訊化系統

最終所有的檔案資訊，需要彙總到企業的檔案系統當中，進行系統的收管存用的管理。企業選擇的檔案資訊化系統首先需要有足夠大的儲存量，能夠接收和儲存大量的數字檔案，並且可擴充性較強。其次需要與第三方的應用系統進行有效的對接，能夠實現檔案資料跨系統自動對接。最後，檔案資訊化系統需要符合國家及行業各項檔案的規定要求，並且能夠有效支援檔案的收管存用全閉環的業務開展。

 

 

承 : 其次是 “ 承 ” ，在實現檔案資訊資料彙集之後，需要通過 “3-2-1” 儲存備份策略，將磁光電膠作為介質保障，將光磁庫一體機作為裝置保障，將智慧檔案館庫建設作為館庫保障，實現檔案資料的長期儲存。

長期安全儲存策略保障

從策略方面，鴻翼檔案建議採用3-2-1 的資料儲存備份策略，實現檔案的多套備份。所謂 3-2-1 儲存備份策略，就是 3 套資料， 2 種介質， 1 套離線。線上儲存區儲存 1 套，按照備份策略複製 2 套至近線備份區，其中 1 套可用於離線備份。這樣能夠滿足檔案管理要求的異質、離線備份要求。

光磁庫一體機裝置保障

長期儲存儲存中特別重要的一點就是效率。根據鴻翼檔案在管理實踐過程中的觀察發現，人為的操作進行資料備份，不僅工作量巨大，還容易出現備份資料來源難以找尋。光磁庫一體機裝置能夠實現一鍵完成3-2-1 儲存策略的儲存，並且同時可以實現過程中實時監控、自動盤點，生成視覺化的儲存空間使用情況的報表，讓檔案儲存情況一目瞭然。

智慧檔案館庫建設保障

不論是紙質檔案還是電子檔案，最終是要存放在某一個地方，那麼企業就需要對檔案的庫房進行系統智慧化的建設，適應相應長期儲存的要求，對檔案庫房進行全方位的智慧監控、預警和防災處理。

 

享 : 檔案，從千百年的歷史來看，重點是儲存。在當下的價值來看，在實現檔案長期安全儲存的基礎之上，未來需要關注的重點是如何發掘檔案的價值並加以利用，也就是 “ 集 ”“ 承 ”“ 享 ” 中的最後一點： “ 享 ” 。

智慧檢索智享

根據鴻翼的實踐經驗來看，檔案資訊主要利用點在於業務搜尋、知識圖譜和專項編研等方面。鴻翼基於InWise 智慧平臺，在智慧檢索方面可以實現多維度的資訊搜尋，在系統匯入一個檔案之後，不僅可以根據檔案命名標題識別出內容資訊，同時還可以根據檔案內容搜尋出相關資訊，進行智慧推薦、資料分析和挖掘預測，從而達到洞察未來。

知識管理智享

鴻翼KM 知識管理系統擁有知識圖譜、以圖識圖等基本功能，比如以圖搜圖，在系統中搜尋敦煌的壁畫圖片，它可以搜尋出整個庫內相關的圖片及其他檔案。同時鴻翼 KM 知識管理系統具備更多的社互動動性，通過點贊評論、下載等相關的功能激勵員工進行知識分享，提高員工對於知識創造的樂趣性。在知識創新層面，鴻翼 KM 知識管理系統可以連結各大生態，基於區域技術實現積分返現或購物獎勵，激勵員工進行知識創造。通過實現知識、員工、業務互相作用的閉環，助力企業構建知識體系，驅動業務升級。

人類文化智享

鴻翼檔案利用AI 、圖譜和大資料技術，挖掘現有檔案的資源，通過一些關鍵的核心詞自動生成，建立知識相簿網路，在大資料下進行快速推理，建立各資源之間的圖譜關係。如今檔案資訊可以永久儲存百年或千年，企業今天所創造留存的資料資訊，也許未來的某一天，就是人類歷史的文物。

 

鴻翼檔案是國內領先的檔案全產業鏈解決方案供應商，構建了以檔案諮詢、檔案加工、檔案軟體、檔案託管和檔案擴充套件服務為一體的檔案全產業鏈服務體系。以人工智慧、大資料、區塊鏈等創新技術為基礎，以國家與行業專業標準為要求，在數字經濟時代，助力突破資料資產智慧化挑戰，實現 “儲存社會記憶，傳承人類文明”目標。