工欲善其事必先利其器——辦公篇

codelove發表於2018-10-19

前言

配套的合適的工具能更好的提高團隊溝通和協作能力、提高工作效率。
工具主要分為辦公軟體、開發工具、管理軟體和開發輔助工具。我們先來聊聊辦公篇。

原則

根據我們以往的經驗，可以初步確定以下兩個原則：
統一的環境、工具和軟體
善用工具

統一的環境、工具和軟體

看起來辦公軟體和產品、開發管理沒多大關係，但是對於一個高效的團隊來說，統一的辦公軟體是必須的。office和wps總有一些不相容，腦圖有Xmind、Freemind等等，瀏覽器更是百花齊放，因為一些軟體的不同，從小的方面來說，操作不一，往大的方面來說，無法相容而且還經常會導致雞同鴨講。
因此無論是從功能的統一性的角度，還是從提高相容性、降低溝通成本和上手成本以及協同工作（編輯）方面，我們都應該統一辦公軟體。

善用工具

用好工具，則能事半功倍或能心有靈犀。這裡分享幾點在工具選型上的心得。
優先使用靈活的上手成本低的工具。比如溝通這塊，釘釘、QQ、微信均可，任務管理這塊，trello、worktile等，原型設計這塊，Mockplus就很方便。

  • 優先使用理念先進，相容性高的工具。比如編輯器可以推薦Visual Studio Code。
  • 優先選擇大公司大團隊的產品。比如流程設計工具推薦Visio。
  • 優先選擇免費的或者低成本的產品。比如trello、Visual Studio Online（現在更名為Azure DevOps）、碼雲。
  • 根據不同場景，可以同時使用多款同型別工具。就如我們，QQ、微信僅用於聊天和與客戶初步溝通，但是工作性質的溝通，僅使用釘釘。
  • 適當付費。如果付費產品的能帶來很多價值，那麼付費就很有必要了。比如Mockplus,付費版的功能強大很多，包括原型可以直接釋出分享給客戶（不限終端，比如微信連結），這就很有意義了。當然如果工具太貴，大家可以自己斟酌。其實很多國外企業都有學生版這麼一說。
  • 學會如何靈活的使用這些工具。這裡我可以先行拋磚引玉，比如是否可以使用釘釘來完成渠道整合呢？招聘流程是否可以使用trello搭建？公司的知識庫如何建設？後續我們繼續進行補充。

工具推薦

首推

Office
推薦指數：五星
推薦使用場景：核心辦公軟體
推薦理由：最專業最好用最強大的辦公軟體。作為一個程式設計師，目前也只是粗淺的瞭解了Excel的部分功能。
注意：你一定不希望，在別人電腦或者在WPS開啟自己的文件時，不是格式不對就是動畫消失吧！為了生產力！為了主流選擇！為了專業！為了跨終端！你不二的選擇！

溝通軟體

1.釘釘
推薦指數：五星
推薦使用場景：核心辦公溝通軟體
推薦理由：自帶企業通訊錄、企業郵箱、企業流程。聊天有讀取狀態，並且多端同步不丟失，離職即走。最最最重要的，提供API，可以作為企業渠道整合的核心陣地——這塊我們後續來講解。

2.QQ、微信
推薦指數：三星半
推薦使用場景：客戶溝通、需求粗糙討論和溝通、聊侃等
推薦理由：人手都有，即用即聊，聊完趕緊備份或者整理——微信換機就木有，QQ充錢都會有。
注意，這兩軟體太容易打擾正常的辦公事項和工作了（媽呀，一會語音一會文字；一會手機一會電腦；敲下鍵盤聽幾段；卒！），建議儘量引導使用者在合適的時候或合適的方式溝通和反饋內容。

任務管理與團隊協作

1.Trello
推薦指數：五星
推薦使用場景：日常辦公、管理、開發
推薦理由：高度靈活、自定義，還免費。尤其推薦敏捷團隊使用。當時找到Trello，簡直令我熱淚滿盈，簡單輕量靈活還不要錢啊！而且官方一直圍繞著皮膚的概念耕耘，對於很多中小團隊來說，皮膚這個，就完全夠用了。
基於Trello，我們可以解鎖很多玩法：

  • 頭腦風暴
  • 敏捷看板
  • 簡單流程——招聘流程、運營流程
  • 計劃與安排
  • 知識庫

這個，我們後面再騷聊。

注意：Android端需在Google商店下載，而MMP的，大部分國產Android系統均無法使用Google商店，需要安裝包的朋友可以找我們。

2.Worktile
推薦指數：三星
推薦使用場景：日常辦公、管理、開發
推薦理由：免費版已經下架，適合有錢任性之團隊或企業。功能比Trello更為強大，由於是國內廠商，服務和速度也更為穩定。

腦圖工具

1.Xmind
推薦指數：五星
推薦使用場景：辦公
推薦理由：免費版基本夠用，可以匯出多種腦圖格式。

注意：當節點非常多時，請關閉檔案歷史功能，否則腦圖檔案過大，將影響效能。

2.其他
百度腦圖、MindManager、freemind

流程工具

1.Visio
推薦指數：五星
推薦使用場景：專業流程圖
推薦理由：專業！強大！管他殺雞殺牛，殺雞用牛刀刀刀斃命哈！至於註冊碼，自己想辦法哈。

2.Processon
推薦指數：四星
推薦使用場景：流程圖
推薦理由：模板多。但是我們除了套模板可以讓我們的圖例美化之外，就是直接交給美工了。

雲盤

1.百度雲盤
推薦指數：五星
推薦使用場景：辦公軟體、檔案資料儲存、傳輸
推薦理由：超大空間、可儲存海量資料。檔案預覽、視訊播放、線上解壓縮、快速上傳、閃電互傳，只要有網路，資料隨時下載，如影隨形。但對非會員做了限速，非會員速度會遠慢於普通會員。

2.OneDrive
推薦指數：四星
推薦使用場景：辦公軟體、檔案資料儲存、傳輸
推薦理由：雲端同步更新，安全性極高。相簿自動上傳雲端儲存備份，無需人工干預，即使裝置出現故障仍可從雲端獲取和檢視圖片；線上office，可線上建立、編輯、共享文件，並實時儲存，可和本地文件編輯任意切換，檔案安全性極高；只需提供共享內容的訪問連結，其他使用者就可以且只能訪問這些共享內容，無法訪問非共享內容。

遠端協作

TeamViewer
推薦指數：四星
推薦使用場景：遠端操作
推薦理由：無需配置，高安全性，簡單且快速桌面共享、檔案傳輸，多種觸控方式輕鬆控制遠端電腦，可支援親朋好友並存取無人看管的電腦，輕鬆使用防火牆和Proxy伺服器存取電腦

瀏覽器

Chrome
推薦指數：五星
推薦使用場景：搜尋瀏覽
推薦理由：簡潔、快速，不易崩潰，搜尋更為簡單，支援多標籤瀏覽，每個標籤頁面都在獨立的“沙箱”內執行，更加安全，此外，Google Chrome基於更強大的JavaScript V8引擎，這是當前Web瀏覽器所無法實現的。

雲筆記

OneNote
推薦指數：四星
推薦使用場景：辦公、記錄、筆記
推薦理由：自由且成體系的筆記系統；超級自由的畫布，隨手落筆畫，寫感想；列印檔案時可以傳送到noenote，生成檔案；可記錄網頁內容，並同步記錄網址；可插入錄音錄影；實時線上雲端儲存；可以構圖。

網易雲筆記

推薦指數：四星
推薦使用場景：辦公、筆記
推薦理由：分類整理筆記，高效管理；檔案同步自動完成，無需拷貝下載；輕鬆、有趣的塗鴉,隨手記錄，輕鬆與電腦雙向同步，對照片進行智慧優化，輕鬆儲存會議結果。

前言
配套的合適的工具能更好的提高團隊溝通和協作能力、提高工作效率。
工具主要分為辦公軟體、開發工具、管理軟體和開發輔助工具。我們先來聊聊辦公篇。

原則
根據我們以往的經驗，可以初步確定以下兩個原則：
統一的環境、工具和軟體
善用工具

統一的環境、工具和軟體

看起來辦公軟體和產品、開發管理沒多大關係，但是對於一個高效的團隊來說，統一的辦公軟體是必須的。office和wps總有一些不相容，腦圖有Xmind、Freemind等等，瀏覽器更是百花齊放，因為一些軟體的不同，從小的方面來說，操作不一，往大的方面來說，無法相容而且還經常會導致雞同鴨講。
因此無論是從功能的統一性的角度，還是從提高相容性、降低溝通成本和上手成本以及協同工作（編輯）方面，我們都應該統一辦公軟體。

善用工具

用好工具，則能事半功倍或能心有靈犀。這裡分享幾點在工具選型上的心得。

  • 優先使用靈活的上手成本低的工具。比如溝通這塊，釘釘、QQ、微信均可，任務管理這塊，trello、worktile等，原型設計這塊，Mockplus就很方便。
  • 優先使用理念先進，相容性高的工具。比如編輯器可以推薦Visual Studio Code。
  • 優先選擇大公司大團隊的產品。比如流程設計工具推薦Visio。
  • 優先選擇免費的或者低成本的產品。比如trello、Visual Studio Online（現在更名為Azure DevOps）、碼雲。
  • 根據不同場景，可以同時使用多款同型別工具。就如我們，QQ、微信僅用於聊天和與客戶初步溝通，但是工作性質的溝通，僅使用釘釘。
  • 適當付費。如果付費產品的能帶來很多價值，那麼付費就很有必要了。比如Mockplus,付費版的功能強大很多，包括原型可以直接釋出分享給客戶（不限終端，比如微信連結），這就很有意義了。當然如果工具太貴，大家可以自己斟酌。其實很多國外企業都有學生版這麼一說。
  • 學會如何靈活的使用這些工具。這裡我可以先行拋磚引玉，比如是否可以使用釘釘來完成渠道整合呢？招聘流程是否可以使用trello搭建？公司的知識庫如何建設？後續我們繼續進行補充。

工具推薦

首推
Office
推薦指數：五星
推薦使用場景：核心辦公軟體
推薦理由：最專業最好用最強大的辦公軟體。作為一個程式設計師，目前也只是粗淺的瞭解了Excel的部分功能。
注意：你一定不希望，在別人電腦或者在WPS開啟自己的文件時，不是格式不對就是動畫消失吧！為了生產力！為了主流選擇！為了專業！為了跨終端！你不二的選擇！

溝通軟體

1.釘釘
推薦指數：五星
推薦使用場景：核心辦公溝通軟體
推薦理由：自帶企業通訊錄、企業郵箱、企業流程。聊天有讀取狀態，並且多端同步不丟失，離職即走。最最最重要的，提供API，可以作為企業渠道整合的核心陣地——這塊我們後續來講解。

2.QQ、微信
推薦指數：三星半
推薦使用場景：客戶溝通、需求粗糙討論和溝通、聊侃等
推薦理由：人手都有，即用即聊，聊完趕緊備份或者整理——微信換機就木有，QQ充錢都會有。
注意，這兩軟體太容易打擾正常的辦公事項和工作了（媽呀，一會語音一會文字；一會手機一會電腦；敲下鍵盤聽幾段；卒！），建議儘量引導使用者在合適的時候或合適的方式溝通和反饋內容。

任務管理與團隊協作

1.Trello
推薦指數：五星
推薦使用場景：日常辦公、管理、開發
推薦理由：高度靈活、自定義，還免費。尤其推薦敏捷團隊使用。當時找到Trello，簡直令我熱淚滿盈，簡單輕量靈活還不要錢啊！而且官方一直圍繞著皮膚的概念耕耘，對於很多中小團隊來說，皮膚這個，就完全夠用了。
基於Trello，我們可以解鎖很多玩法：

  • 頭腦風暴
  • 敏捷看板
  • 簡單流程——招聘流程、運營流程
  • 計劃與安排
  • 知識庫

這個，我們後面再騷聊。

注意：Android端需在Google商店下載，而MMP的，大部分國產Android系統均無法使用Google商店，需要安裝包的朋友可以找我們。

2.Worktile
推薦指數：三星
推薦使用場景：日常辦公、管理、開發
推薦理由：免費版已經下架，適合有錢任性之團隊或企業。功能比Trello更為強大，由於是國內廠商，服務和速度也更為穩定。

腦圖工具

1.Xmind
推薦指數：五星
推薦使用場景：辦公
推薦理由：免費版基本夠用，可以匯出多種腦圖格式。

注意：當節點非常多時，請關閉檔案歷史功能，否則腦圖檔案過大，將影響效能。

2.其他
百度腦圖、MindManager、freemind

流程工具

1.Visio
推薦指數：五星
推薦使用場景：專業流程圖
推薦理由：專業！強大！管他殺雞殺牛，殺雞用牛刀刀刀斃命哈！至於註冊碼，自己想辦法哈。

2.Processon
推薦指數：四星
推薦使用場景：流程圖
推薦理由：模板多。但是我們除了套模板可以讓我們的圖例美化之外，就是直接交給美工了。

雲盤

1.百度雲盤
推薦指數：五星
推薦使用場景：辦公軟體、檔案資料儲存、傳輸
推薦理由：超大空間、可儲存海量資料。檔案預覽、視訊播放、線上解壓縮、快速上傳、閃電互傳，只要有網路，資料隨時下載，如影隨形。但對非會員做了限速，非會員速度會遠慢於普通會員。

2.OneDrive
推薦指數：四星
推薦使用場景：辦公軟體、檔案資料儲存、傳輸
推薦理由：雲端同步更新，安全性極高。相簿自動上傳雲端儲存備份，無需人工干預，即使裝置出現故障仍可從雲端獲取和檢視圖片；線上office，可線上建立、編輯、共享文件，並實時儲存，可和本地文件編輯任意切換，檔案安全性極高；只需提供共享內容的訪問連結，其他使用者就可以且只能訪問這些共享內容，無法訪問非共享內容。

遠端協作

TeamViewer
推薦指數：四星
推薦使用場景：遠端操作
推薦理由：無需配置，高安全性，簡單且快速桌面共享、檔案傳輸，多種觸控方式輕鬆控制遠端電腦，可支援親朋好友並存取無人看管的電腦，輕鬆使用防火牆和Proxy伺服器存取電腦

瀏覽器

Chrome
推薦指數：五星
推薦使用場景：搜尋瀏覽
推薦理由：簡潔、快速，不易崩潰，搜尋更為簡單，支援多標籤瀏覽，每個標籤頁面都在獨立的“沙箱”內執行，更加安全，此外，Google Chrome基於更強大的JavaScript V8引擎，這是當前Web瀏覽器所無法實現的。

雲筆記

OneNote
推薦指數：四星
推薦使用場景：辦公、記錄、筆記
推薦理由：自由且成體系的筆記系統；超級自由的畫布，隨手落筆畫，寫感想；列印檔案時可以傳送到noenote，生成檔案；可記錄網頁內容，並同步記錄網址；可插入錄音錄影；實時線上雲端儲存；可以構圖。

網易雲筆記

推薦指數：四星
推薦使用場景：辦公、筆記
推薦理由：分類整理筆記，高效管理；檔案同步自動完成，無需拷貝下載；輕鬆、有趣的塗鴉,隨手記錄，輕鬆與電腦雙向同步，對照片進行智慧優化，輕鬆儲存會議結果。

作者：心萊科技李文強

溝通渠道：程式設計交流群<85318032> 產品交流群<897857351>

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靜聽鳥語花香，漫賞雲捲雲舒。


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