在任何成功的公司中，部門間的知識共享是至關重要的。如果沒有一個簡單的資訊交流方法，團隊怎樣才能有效合作呢？Wiki軟體提供了一種建立、組織及在全公司範圍內分享知識的直接方法。但是，哪一種Wiki軟體是最佳的選擇呢？本文將深入討論這個問題。
什麼是Wiki軟體
Wiki是一個集中式的、基於網路的平臺，使員工可以輕鬆地訪問和記錄資訊。簡單來說，它是一個可靠資訊的統一來源。在理想情況下，Wiki應該透過瀏覽器擴充套件與現有工作流程整合，使員工可以在不需要切換標籤頁的情況下訪問內容。以下是一些可能在公司內部Wiki中找到的內容示例：
- 新產品功能或流程更新
- 關於休假的人力資源政策
- 專案管理模板
- 歷史專案的沉澱經驗
面向外部的Wiki和麵向內部的Wiki有所不同。它們通常包括針對終端使用者的產品手冊。雖然它們依然是權威資訊的中心，公共Wiki包含了專門為客戶、合作伙伴和其他外部利益相關者定製的內容。
Wiki軟體的型別
- 託管型：託管型Wiki是一種不需要內部開發人員參與的SaaS（軟體即服務）工具。這類Wiki的安全和維護工作由託管公司負責。通常，這種Wiki在佈局上的靈活性較低，但管理它所需的工作較少，這意味著可以將更多時間用於關注內容。
- 自託管型：自託管型Wiki軟體，如MediaWiki，是開源的，需要持續的開發人員參與來確保平臺的安全和有序。這類Wiki通常可以更加個性化地定製，但需要更多的維護工作。
為什麼使用Wiki軟體
公司知識資產集中管理：在眾多資訊來源中搜尋單一資訊片段通常會浪費大量時間。據麥肯錫資料顯示，員工每週需要花費數小時來收集和尋找資訊，這些時間本可以更好地用於與同事合作和創造性地解決問題。Wiki軟體將所有公司資訊集中在一個可靠的單一來源，從而讓每個人都清楚地知道去哪裡尋找相關的可信資訊。
提高資訊協作效率：在整個組織中傳達重要資訊時，提供簡潔的資訊塊是關鍵。長篇幅的內容往往使員工承受閱讀和記憶的負擔，超出了他們實際的記憶能力。提供可隨時訪問的簡簡訊息，可以避免資訊過載。
為每個人工作提供需要的知識資源：每個人都希望獲得完成工作所需的資訊。缺乏足夠資源感是職業倦怠上升的主要原因之一。Wiki軟體確保每個人都能隨時訪問到他們需要的資訊，無需催促專家回答問題，而是可以直接在手邊找到所需的所有知識。
為團隊提供統一真實資訊來源：沒有一個統一的真實資訊來源的Wiki，團隊可能會面臨使用重複且不可靠的資訊來指導決策和流程的風險。引導每個人到一個資訊來源，並確保該資訊保持最新。這是一個簡單的解決方案，可以讓每個人都保持一致。
輕鬆實現無縫協作：良好的內部溝通能促成無縫的協作，從而使公司運作順暢和成功。Wiki軟體允許公司中的每個人建立和編輯資訊，把Wiki變成一個輕鬆協作的中心。每個專業知識領域的專家都在向一個所有人都能訪問的資訊來源貢獻他們的專業知識，告別資訊孤島。
保持公司資訊是最新版本：最佳的Wiki軟體內建了內容驗證系統。這使得資訊的建立者可以設定一個定時器，到時間就重新審查和驗證資訊。這樣可以確保公司的資訊始終是最新和相關的，同時避免人在不知不覺中引用不可靠的知識。
確保專家驗證的產品資訊掌握在支援、銷售和市場營銷人員手中：隨著產品更新，每個人都需要了解最新的情況，包括技術支援、銷售、市場營銷和產品專家等。根據普華永道的資料，17%的消費者在經歷一次糟糕的體驗後會放棄一個品牌。因此，確保團隊在與客戶互動時可以訪問可信的資訊至關重要。讓主題專家記錄並驗證他們的資訊，這樣其他人就能確信他們所讀的知識是準確可靠的。
提升客戶服務質量：資訊的便捷獲取對支援代理有兩方面的好處。首先，它讓他們能夠保持最新狀態，為客戶提供最相關的資訊。其次，它提供了快速訪問知識的途徑，使支援代理能夠實時回答問題，從而消除了客戶提問與支援回答之間的延遲。
主流Wiki軟體工具對比
1.PingCode
這是國內非常主流的一款知識庫工具，適合各種型別和規模的團隊，但更受技術團隊歡迎。長城汽車、中國科學院、中國聯通、西安交大、來也科技、中泰證券等都是其客戶。PingCode主要用於搭建團隊知識庫、文件管理、多人協作編輯、文件對外分享等。適用於企業幾乎所有型別團隊，因為能關聯需求、測試、缺陷等環節，所以在軟體開發團隊的使用體驗可能遠超其他團隊。
對比其他知識庫，PingCode的優點在於支援本地化部署、二次定製開發、saas等購買方式，且能夠滿足麒麟、信創等系統要求。其核心使用場景包括：
- 產研文件管理，如：技術規範、PRD需求文件、測試說明、流程制度說明；
- 銷售/客服支援，如：產品介紹、使用說明、解決方案、常見問答、線上手冊等；
- 教育/培訓，如：幫助培訓師和學員共享、管理和學習資料、影片，提高學習效率和質量；
- 官網文件，如：幫助中心、操作手冊等資料直髮布到對外網站上，搭建對外宣傳和幫助支援視窗；
- 建立內部問答社群，如：公告發布（新制度、公示、月報…）、資料收集、創意徵集、內部問題討論、競品情報等；
PingCode 知識庫工具功能包括但不限於：
- 多人實時線上協同編輯、資訊實時儲存同步、歷史版本快速追溯；
- 文件支援共享、關注、評論、批註，可在訊息/飛書等第三方賬號收到提醒；
- 支援富文字編輯，支援插入圖片、表格、思維導圖、畫板、影片、Markdown、程式碼塊、頁面、附件等，支援模板建立、複用；
- 與研發專案管理、測試管理具體工作項深度關聯，形成“需求-開發-測試-知識沉澱”管理閉環；
- 頁面與工作項相互關聯，頁面支援插入工作項及工作狀態，具體工作項可直接關聯知識庫或頁面；
- 支援頁面級的許可權管控、以及水印、審計等安全能力；
- 全域性搜尋
軟體優點：
- 產品開箱即用，簡單易上手，產品服務口碑好；
- 為25人以下團隊免費提供基礎版本；
- 國產化，支援信創、麒麟等；
- 支援私有部署、定製化以及Saas等購買方式；
- 國際資訊保安體系認證和精細許可權管控，安全有保障；
軟體缺點：
- 不支援多語言；
- 無法滿足百度百科這類知識庫的搭建；
【官方地址：PingCode】
2.Guru
Guru提供的現代Wiki軟體由AI驅動，能夠無縫捕獲資訊並即時提供可信答案。它與公司常用的應用程式整合，確保所需資訊始終觸手可及。透過Guru的AI寫作助手，使用者能夠比以往任何時候都更快地記錄知識，透過驗證工作流程保持資訊的更新，並利用AI企業搜尋功能快速查詢儲存在任何地方的資訊。歡迎觀看按需演示影片瞭解更多詳情。
3.MediaWiki
MediaWiki是非常受歡迎的開源Wiki軟體，特別適合管理大量需要多人訪問的內容。啟動和執行此軟體需要一定的技術知識。儘管如此，MediaWiki 仍然是最值得信賴的 wiki 之一，而且完全免費。
4.DokuWiki
DokuWiki以其簡單而有效的特點著稱，是一個開源的Wiki佈局，有數千名貢獻者，並且沒有儲存頁面的數量限制。它具備內建的身份驗證功能，非常適合需要向員工或客戶快速傳遞大量重要資訊的大型企業使用，並且完全免費。
5.Confluence
Confluence是技術領域中廣泛使用的一種Wiki軟體，與Jira（專案管理軟體）同步，簡化了內容的建立和更新過程。Confluence對內容的搜尋需要精確的關鍵詞，最多可免費供10個使用者使用。
6.Tettra
Tettra非常適合技術知識較少或沒有技術背景的團隊使用。其設定、維護和使用都非常直觀，且與使用者已經在使用的工具整合。它使整個組織的團隊能夠以最適合他們的方式組織知識。
7.Notion
Notion是一款高度可定製的Wiki軟體，支援遠端和麵對面團隊更有效地協作。其設計靈活，但學習如何有效使用坑比較困難，對大型團隊來說可能具有挑戰性。Notion對個人使用者免費。
8.Slite
Slite是專為遠端工作團隊設計的。多人可以同時編輯文件，每個文件都可以包含引用、圖表和圖形等元素。每個使用者在開始工作的時候都會看到一個“回顧”螢幕，顯示與他們角色相關的最新資訊。最多可免費儲存 50 個文件。
9.Nuclino
Nuclino以其流暢直觀的設計而受到非技術使用者的青睞，佈局簡單易於學習。它不僅可以作為公司Wiki使用，還可以用於管理專案、分享想法等。Nuclino最多允許免費使用50項內容。
10.Slab
Slab是一款直觀的知識管理Wiki軟體，非常適合需要簡單設定的團隊。它包含資料分析功能，管理員可以輕鬆檢視哪些資訊最受歡迎。 Slab 最多可免費供 10 個使用者使用。
11.Document360
Document360是一個直觀的所見即所得編輯器，鼓勵協作和知識共享。它與多數應用程式整合良好，並提供分析功能，幫助使用者瞭解哪些資訊最有價值。
12.Wiki.js
Wiki.js是一個開源軟體，可在公共、私人或兩者兼有的平臺上使用。作為一個免費選項，該軟體允許使用者在完全可自定義的內容佈局中建立和儲存資訊。它也提供了分析功能。對於技術經驗較少的使用者來說，Wiki.js可能不太理想。
哪款Wiki軟體最適合你的團隊
正如你從這個列表中看到的，市場上有許多優秀的Wiki軟體，每款都具有其獨特的功能和價值主張。
每個公司的需求都有所不同，在評估市場上的選項時，有幾個關鍵因素需要考慮。你選擇的Wiki應該易於使用，能夠無縫融入員工的工作流程，並且能與公司最常用的應用程式整合。此外，它還應該利用最新的AI技術。在進行選擇時，請記住這些核心能力。同時，不要忘記最終目標：為團隊提供一個可靠的公司資訊單一真實來源，使他們能夠發揮出最佳工作表現。
最佳Wiki軟體有哪些要素
選擇最適合團隊的Wiki時，有幾個關鍵特徵需要考慮。
易於使用：在任何工作流中引入新工具通常讓員工感到害怕——這意味著他們需要在日常任務之上額外學習新東西。Wiki軟體應該是解決問題的工具，而不是增加更多困擾。它應該具有直觀的設計和內容結構，易於內容建立。
可搜尋性：沒有人有時間精確輸入關鍵詞以尋找正確的資訊。Wiki需要具備智慧搜尋功能，能夠根據你的搜尋提供相關結果，而不僅僅依賴精確的關鍵詞。好的Wiki軟體能夠一次搜尋就找到所需答案。
知識庫：優秀的Wiki軟體充當所有重要資訊的集中儲存庫。它可以面向內部或外部受眾傳達資訊，應該成為一個可靠的知識來源，使用者可以定期依賴它，並且是人們尋找答案時首先考慮的地方。
整合：Wiki軟體應該透過瀏覽器擴充套件與現有工作流程整合。這樣可以避免離開工作流程去搜尋資訊，而是將資訊直接帶入工作流程中。它應該允許使用者在不離開正在使用的應用程式的情況下找到所需資訊。
學習功能：Wiki應該能夠根據使用者的角色或他們以往參考過的資訊來推薦相關內容。為了進一步提供幫助，Wiki軟體還應該具備幫助中心或指南系列，使文件易於訪問。
定製化：通常沒有一款適合所有人的Wiki軟體。無論是儲存內部知識還是構建外部知識庫，都需要能夠按照公司的需求來自定義資訊。應從提供的框架開始，但要利用Wiki提供的靈活性。
分析：最佳的Wiki應具備內建的分析功能，使你能看到哪些內容最受歡迎或常被搜尋。這可以幫助識別公司知識中的空白，並瞭解哪些資訊對員工最有用。