Excel最常用的功能就是記錄資料，把資料按照行列記錄下來。這部分資料是源資料，是業務活動中最原始的流水賬，作為後續操作的依據。為了從源資料中得出一定的結論，需要對源資料進行分析得出報表資料。在分析資料的過程中，除了用到根據實際情況變化的源資料，還存在不變的資料，例如各種比例、基數、基礎資訊，這裡把這一類資料叫做基礎資料。其實在業務系統中的資料也可以按這三種資料分類，只不過業務系統能提供友好的使用者介面，Excel則完全面向資料。雖然Excel在使用者介面上沒法和業務系統相比，但對於資料的分類和處理方式和業務系統是一致的，遵循相同的規範會讓資料處理起來更高效。
1、基礎資料
基礎資料是指最基礎的配置資料和基本資訊資料，一般建立之後不會經常改動。例如組織架構、員工資訊、產品分類、產品資訊這些都屬於基礎資料。
基礎資料又可以分為兩類，單個基礎資料和列表基礎資料。單個基礎資料一般是獨立存在的單個值，例如各種基數。這種資料可以使用命名單元格的方式使用，後面做報表的時候只需要通過名稱引用即可。列表基礎資料是一類資料的集合，有多行或多列，例如組織架構資訊、產品資訊。對於列表基礎資料可以用命名錶格的方式使用。
在命名錶格中介紹了COLUMN函式，指定某個表格的列名，COLUMN函式就會返回該列的從1開始對應的序號。但是這個序號是從A列開始計算的，而VLOOKUP函式中第三個函式是指定從當前表格中的第1列開始計算的。如果在一行中存在多個表格，那麼對於第二個表格使用COLUMN函式就會得到錯誤的列序號。所以建議基礎資料縱向排列，不要在一行中存在多個表格。縱向排列還有一個好處，可以隨意的新增和刪除行，而不用擔心刪除其他表格的資料。縱向排列有一個弊端，定位資料會比較麻煩，需要較大幅度操作滾動條。但是這個弊端可以很容易避免，可以通過新增連結的方式。新增連結的方式會在後面的文章中介紹。
實際維護基礎資料時，建議對於較少量基礎資料，可以把多個表格放在一個Sheet中。如果某一類基礎資料的行數非常多，建議放到單獨的Sheet中。
2、源資料
源資料通常是手工輸入，或者是從其他業務系統中匯出的。如果是手工輸入的，儘量減少錄入的資料量，可以通過引用基礎資料來實現自動填充一部分資料。另外為了避免手工輸入資料發生錯誤，對於有一定限制的資料，建議使用設定資料型別和設定資料有效性（下拉選單）的方式進行限制。
在設定源資料表格的列時，需要注意不要在一列中包含複合資訊。服裝有尺碼和版型之分，例如襯衫36A表示36碼A版。如果混合在一起，要分析出ABCY這四種版型中哪一個賣的最多，就沒法直接用資料透視表分析出來了。為了給資料透視表提供正確的資料，源資料必須有列標題，不能有合併單元格，不能有空行。
在設計源資料結構的時候，最需要注意的是不要使用維度項作為列，特別是把多個維度做成多表頭的形式，如下圖：
這個是我看過的一個真例項子的縮減版（真實情況更復雜），把多個尺碼和顏色做成列，導致後續分析的時候根本沒法使用資料透視表。例如需要統計產品A的每個尺碼各賣了多少件，或者按顏色統計，這個格式只能手工計算。正確的做法應該是這樣：
雖然這樣導致資料行增多了，但後續分析起來更方便。
3、報表資料
Excel提供了很強大的資料分析工具——資料透視表。以下面的資料作為源資料進行分析（使用命名錶格，名稱為銷售源資料），要求得出每種產品按尺碼統計的銷售數量：
切換到插入選單，點選資料透視表。
在彈出的對話方塊中輸入命名錶格的名稱，如果沒有使用命名錶格，則使用滑鼠選擇要分析的資料區域，注意需要包含列標題。資料透視表的位置一般建議放在新工作表，避免對源資料所在的Sheet做修改。
點選確定按鈕之後，在新工作表中會展示如下提示資訊：
在工作表的右邊會顯示資料透視表的操作介面：
通過拖動的方式將產品拖放到行區域，將尺碼拖放到列區域，將梳理拖放到值區域。
在工作表中會自動生成如下報表：
可以把列標籤和行標籤修改為碼數和產品。如果需要分析的是顏色，就把顏色拖到列區域，如果顏色和尺碼都要分析，就可以同時把兩個欄位都拖到列區域。這個報表的格式就是前面提到的錯誤的源資料格式。
在列區域中調整尺碼和顏色的順序，報表也會跟著改變。
有了規範的源資料，就可以使用資料透視表通過拖拉的方式靈活得到想要的報表，根本不需要手工做報表。當然這裡只是簡單介紹資料透視表的用法，實際它的功能更強大。
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