Excel應該這麼玩——1、命名單元格:幹掉常數

Alex Leo發表於2014-09-18
命名單元格:通過名稱來引用單元格中的值,常用於引用固定不變的值。
單元格是Excel中儲存資料的最小單位,在公式中通過A1、B2之類的名稱來引用其中的值。A1只是單元格的座標,就好像人的身份證號。生活中我們都是通過姓名稱呼一個人,而不是身份證號。但是在Excel公式中卻存在大量使用單元格座標的情況,能不能給單元格起個更容易理解的名字呢?當然可以,具體怎麼用,下面舉個栗子:
 
1、土掉渣的方法
平時加班工資按時薪的1倍計算,節假日加班工資按2倍計算。給出員工的時薪和各類加班時數,求加班費。一般會輸入如下公式:

如果是新手看到這個公式,第一眼肯定不理解其中的1、2表示什麼含義。怎麼把其中的常數換成容易理解的概念呢?
 
2、建立常數表
如下,在另一個Sheet中建立一個列表,把各類加班的時薪倍率列舉出來。這時候我們可以通過B3這個地址引用單元格中的值,把公式中的1換成B3,但B3依然只是給電腦定位的名稱。接下來選擇B3單元格,在左上角顯示單元格地址的名稱框輸入平時加班倍率,下面的以此類推。
 
3、公式變身
回到之前的表格,把其中的數值換成剛才輸入的名稱即可,如下:
小技巧
名稱自動補齊:輸入的過程中會有下拉提示,可以按上下鍵選擇候選項,然後按Tab就會自動補全名稱。
 
這樣公式要比之前的要容易理解,當然還有改進的空間,比如不出現B2、C2、D2這種地址引用(下一篇會講到)。這個公式中數值只有兩個,命名單元格的作用沒完全發揮出來。如果是在很多個公式中都用到某個常數,一旦要修改常數值,就會牽一髮而動全身,導致很多公式都要修改。
下面是命名單元格的更多功效:
(1)如果數值發生了變化,只需要修改命名單元格中的值,不需要修改所有用到它的公式。
(2)把命名單元格剪下複製到其他地方,還是會正確引用。
(3)需要修改命名單元格中的值時,在名稱框中下拉並選擇名稱,就能定位到命名單元格,省掉了查詢的步驟,如下圖。
(4)修改命名單元格的名稱後,使用到這個單元格的公式中的名稱也會同步變化。修改已經命名的單元格的名稱方法如下:
定位到【公式】選單頁,點選【名稱管理器】。或者通過快捷鍵Ctrl+F3開啟【名稱管理器】對話方塊。
彈出【名稱管理器】對話方塊,選擇要修改的名稱,點選【編輯】按鈕。
在【編輯名稱】對話方塊中修改名稱即可,其中可以看到引用位置就是之前選中單元格的絕對地址。
在名稱框中直接修改並不會將單元格名稱改掉,而是會給這個單元格建立一個新的名稱。這樣可以通過多個名稱引用單元格,不過並不建議這麼做。
 
4、小結
在程式設計師的世界裡只有菜鳥才直接用數字,通過名稱引用才是明智的做法,可以把這種方法引用到Excel中。
雖然這裡改進之後公式中不再存在讓人看不懂的數字,但是地址引用還是讓人沒法很容易理解。
如何採用更加高大上的方法,請聽下回分解。
 

系列文章

0、初衷:用IT方法玩Excel

1、命名單元格:幹掉常數

2、命名列:消除地址引用

3、命名錶格:徹底改造公式

4、命名區域:搞定下拉框

5、三種資料:Excel也是系統

6、連結:瞬間轉移

7、我是預言家:繪製趨勢圖



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