進階|教你使用自定義屬性功能管理 Word 文件中的待定內容

在使用 Word 製作合同等格式文字的過程中，經常會需要處理一些「待定內容」，例如簽署方的全稱、簽署日期等。對此，常見的處理方法是用 [*]、下劃線等方式做標記，等確認後再填上。

這種方法是有很多缺陷的。如果待定內容很多，逐個輸入這些「標記」和事後查詢替換都很麻煩，而且容易遺漏（更別提它們真的很醜）。有什麼辦法可以更方便地插入、管理和更新這些待定內容呢？換種問法，Word 文件中有沒有什麼合適的地方存放這些資訊呢？

提到 Word 文件屬性，我們一般會想到建立日期、修改日期這些檔案系統屬性，或者作者、標題這些文件標準屬性。但實際上， Word 也支援使用者建立「自定義屬性」，其名稱和值都可以自由設定。不僅如此，Word 還提供了專門的文件屬性設定介面，相當於附贈了「待定資訊管理器」的功能。

進一步想到，域（Field）功能可以讀取文件屬性的值、插入到正文中，並且具有自動更新的特性；兩者結合，就是我們需要的解決方案。

假定我們正在起草一份協議，其中甲乙雙方的名稱和簽署日期都是待定的，並且將在協議中反覆出現。我們先嚐試手動將這些資訊新增為自定義屬性，然後透過域插入到文件中。

首先，單擊「檔案」>「資訊」>「屬性」>「高階屬性」（對於 Mac，單擊「檔案」>「屬性」），然後切換到「自定義」選項卡。

然後，在「名稱」框中，為自定義屬性鍵入一個名稱。例如，對於甲乙雙方的名稱，可以分別命名為「partyA」「partyB」等；對於簽署日期，可以命名為「ExeDate」。

接著，在「型別」列表中選擇資料的型別，然後在「值」框中輸入屬性的值。例如，甲乙方的名稱應該是文字，而簽署日期應該選為日期。

需要注意，日期型別的資料必須以系統當前區域設定對應的日期格式輸入。對於簡體中文系統，這個格式一般是 yyyy-MM-dd（形如 2021-01-10），而英文系統則一般是 M/d/yyyy（形如 1/10/2021）。如果你不能確定，可以到 Windows 系統的「設定」>「時間和語言」>「地區」下的「地區格式」，或 macOS 的「系統偏好設定」>「語言和地區」中檢視。

接下來，我們透過域將自定義屬性插入到正文中。點選「插入」>「域」，然後在彈出的對話方塊中選擇 DocProperty 域，並在域程式碼輸入框中透過 DOCPROPERTY "自定義屬性名稱" 的格式指定要插入到正文的屬性。例如，如果要插入甲方的名稱，對應的域程式碼應是 DOCPROPERTY partyA。

點選確定，就可以看到相應的文字被插入到了正文中。

對於日期型別的屬性，我們還可以進一步指定其格式，只要在域程式碼的結尾追加 \@ <格式> 即可。

例如，對於中文合同，我們希望插入形如「2021年1月10日」這樣的日期：

{ DOCPROPERTY ExeDate \@ "yyyy年M月d日" }

而對於英文合同，我們希望得到的格式就是「January 10, 2021」：

{ DOCPROPERTY ExeDate \@ "MMMM d, yyyy" }

如果日後需要修改這些待定內容，只要回到自定義屬性對話方塊，更新相應的屬性值，然後全選文件內容按 F9 鍵更新域，就可以看到所有用上述方法插入的資訊都被統一更新了。此外，在 Word 的預設設定下，域也會在列印（包括列印為 PDF）時自動更新。

當然，如果只是用上面的手動方法插入自定義屬性和域程式碼，似乎並沒有快捷到哪裡去。但屬性和域功能的優點就在於可以方便地透過  VBA 實現自動化。

與本文相關的 VBA 介面有兩個。首先是 CustomDocumentProperties 物件，它的 Add 方法可以向文件追加自定義屬性：

.Add (Name, Type, Value)

其中， Name 引數和  Value 引數分別為自定義屬性的名稱和值。 Type引數為自定義屬性的型別 （MsoDocProperties），與本文相關的主要為 msoPropertyTypeString（文字型別）和  msoPropertyTypeDate（日期型別）。例如，如果要追加一個名為 partyA的文字自定義屬性，則執行：

ActiveDocument.CustomDocumentProperties.Add _ 
    Name:=newPropName, _
    Type:=msoPropertyTypeString, _
    Value:="Acme Co."

我已經預先寫好了一些本文操作相關的 VBA 函式供使用。在 Word 中按 Alt-F11 組合鍵（對於 Mac，按 Option-F11）開啟 VBA 編輯器。在左側邊欄中雙擊 Normal > Microsoft Word Objects > ThisDocument，然後貼上如下程式碼：

Sub newCustomProp()
Dim newPropName As String
Dim newPropVal As String
newPropName = InputBox("New Property Name", "New Property Name")
newPropVal = InputBox("New Property Value", "New Property Value", "[*]")
' If same property already exists, delete and update it
For Each Prop In ActiveDocument.CustomDocumentProperties
    If Prop.Name = newPropName Then
        Prop.Delete
    End If
Next Prop
With ActiveDocument.CustomDocumentProperties
    .Add Name:=newPropName, _
        LinkToContent:=False, _
        Type:=msoPropertyTypeString, _
        Value:=newPropVal
End With
End Sub
Sub insCustomProp()
Dim propName As String
Dim propNameDoesExist As Boolean
propName = InputBox("Insert Custom Property", "Property Name")
propNameDoesExist = False
For Each Prop In ActiveDocument.CustomDocumentProperties
    If Prop.Name = propName Then
        propNameDoesExist = True
    End If
Next Prop
' Complain if no such property exists
If propNameDoesExist = False Then
    MsgBox ("Property Not Found.")
    Else
    ActiveDocument.Fields.Add Range:=Selection.Range, Type:=wdFieldDocProperty, Text:=propName
End If
End Sub
Sub setAgtExeDate()
Dim newExeDate As Date
' Get user-input execution date, default to today
newExeDate = InputBox("Execution Date", "Set execution date to: ", Date)
' Delete old ExeDate
For Each Prop In ActiveDocument.CustomDocumentProperties
    If Prop.Name = "ExeDate" Then
        Prop.Delete
    End If
Next Prop
With ActiveDocument.CustomDocumentProperties
    .Add Name:="ExeDate", _
        LinkToContent:=False, _
        Type:=msoPropertyTypeDate, _
        Value:=newExeDate
End With
End Sub
Sub insAgtExeDateFmtC()
Dim dateFmtC As String
' Use ChrW() to insert CJK chars properly
dateFmtC = "yyyy" & ChrW(&H5E74) & "M" & ChrW(&H6708) & "d" & ChrW(&H65E5)
ActiveDocument.Fields.Add Range:=Selection.Range, _
 Type:=wdFieldDocProperty, Text:="ExeDate \@ " & """" & dateFmtC & """"
End Sub
Sub insAgtExeDateFmtE()
Dim dateFmtE As String
dateFmtE = "MMMM d, yyyy"
ActiveDocument.Fields.Add Range:=Selection.Range, _
 Type:=wdFieldDocProperty, Text:="ExeDate \@ " & """" & dateFmtE & """"
End Sub

上述程式碼中，前兩個函式分別用來建立/更新和插入自定義屬性：

• newCustomProp：建立一個新的文字型自定義屬性，依次提示輸入屬性名稱和值（預設為「[*]」），如果該屬性已存在，則更新為新輸入的值

• insCustomProp：插入指定名稱的自定義屬性到正文

我日常工作中要處理簽署日的情況尤其多，所以專門寫了幾個處理簽署日的函式：

• setAgtExeDate：建立一個名為「ExeDate」的自定義函式用於存放簽署日（預設為今天），如果「ExeDate」已存在，則更新為新輸入的值

• insAgtExeDateFmtC（insAgtExeDateFmtE）：插入「ExeDate」屬性中儲存的簽署日到正文，並修改為中文（英文）的常見日期格式

此後，點選「檢視」>「宏」>「檢視宏」（對於 Mac，「工具」>「宏」>「宏…」），在彈出的對話方塊中雙擊相應函式名，就可以快速執行相關功能。對於 Windows 版的 Word，還可以進入「檔案」>「選項」>「自定義功能區」，將上述函式建立為工具欄中的按鈕。

Mac 版 Word 沒有這種功能，但可以透過 KeyboardMaestro、Alfred 等工具實現類似效果，只要將如下格式的 Apple Script 建立為 Marco/Workflow 並分配快捷鍵即可：

tell application "Microsoft Word"
    activate
    run VB macro macro name "<宏名稱>"
end tell