Excel弊端“一網打盡”,這款報表工具有點東西!

思邁特Smartbi 發表於 2021-12-17
Excel

前段時間,有個客戶找到小編,他告訴小編自己最近因為一個資料的彙報任務忙得焦頭爛額。過幾天就要跟領導彙報了,但他連思路都還沒有。找到小編是想要小編為他出謀劃策一下,這種關於資料彙報的問題,小編又怎麼會拒絕呢!現在來跟大家分享一下我的解決方案。

 

一、專案背景:

這位客戶所在公司的主要業務是電子科技以及輔助裝置、通訊裝置等與通訊技術相關的內容。在起步階段,公司的業務模式比較簡單,用Excel就可以滿足基本的統計需求。隨著公司的不斷髮展,業務量的持續增大,Excel已經很難滿足公司的統計需求。

 

二、業務場景

1、痛點/需求

客戶所在公司的銷售資料主要靠Excel來記錄,但公司所銷售的電子產品光型號就有幾百個,而且其記錄的表格沒有規範化。如平臺、記憶體、軟體版本等數個維度的指標資料,不是以傳統的二維表形式來記錄的,非常不利於做資料分析和資料展示。除此之外,客戶還發現Excel存在以下這些問題:

 

首先是Excel在展示資料上主要以靜態資料為主,很難實現多表關聯、切片、鑽取等互動式報表的效果;

 

其次,Excel的自助取數功能與BI工具相比實在是太弱了。Excel無法像BI工具一樣,操作滑鼠進行簡單的拖拽就能實現自助取數、自助分析;

 

最後,由於客戶所在公司的資料包表沒有做到很好的規範性,資料包表中存在大量“髒資料”,僅用Excel無法支撐複雜的資料清洗工作。

 

2、解決過程

要解決以上提到的痛點,小編認為只能換一款工具了。小編對市面上的分析工具進行了比較,說實在的,既能解決Excel痛點又能實現BI功能的工具真的不多,但是皇天不負有心人,小編終於找到了一款非常契合的工具,它就是智分析。下面介紹一下我是如何用這個工具去解決客戶的痛點的。

 

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1)資料清洗

客戶所在公司的資料表格不是傳統的二維表格,而是由多個一級、二級選單組成的。一個型號對應多個欄位關係,這樣的格式不便於進行資料分析和資料展示:

 

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如果需要把資料來源導進去智分析裡做資料分析,因此表格樣式需要整理達到如下的效果,存在標題和欄位,每一行代表一條資料:

 

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解決方法:為什麼不用Excel實現?原因是用Excel操作會過於複雜、難度較大。智分析的ETL功能,具有整理、過濾、編輯資料等功能,只要通過滑鼠簡單的拖拽,就可以快速完成Excel資料的清洗工作,非常便捷:


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利用ETL完成資料清洗後,輸出結果如下:

 

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2)業務主題

在得到demo資料之後,客戶對智分析提出了新的要求。客戶希望能把表格中相似欄位整合到一個系列欄位裡,並能支援展開、篩選等操作。如下圖中的,時間、需求各為一個維度,系列能摺疊也能展開:

 

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解決方法:Excel的透視表能實現這個需求,但與智分析的業務主題功能相比還是弱了一點。智分析的業務主題功能能夠實現將來自同一個資料來源中,同屬一個分析主題的表或者是將表中的欄位組合在一起:

 

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進入業務主題,對資料來源的欄位按需求進行分組,實現了使用者的分組需求:

 

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3)超連結

客戶提出想要在即席查詢對資料進行展示的需求,並且客戶希望能夠在即席查詢中實現超連結,如在點選型號後,能夠跳轉到相對應的產品資訊透視表:

 

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解決方法:即席查詢的巨集管理能夠滿足客戶實現超連結功能的需求,操作起來也很簡單,滑鼠點選報表右上角的擴充套件按鈕,在彈出的新介面裡點選“巨集管理”:

 

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點選跳轉規則嚮導,新建一個跳轉規則:

 

Excel弊端“一網打盡”,這款報表工具有點東西! 

 

根據相互關聯的報表,設定引數:

 

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完成以上操作步驟就可以實現客戶想要在即席查詢裡新增超連結的需求啦,只要點選型號,就能自動跳轉到相互關聯的其他報表:

 

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4)追加資料

隨後,客戶又提出是否能實現在原有的資料來源基礎上再追加資料:

 

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解決方法:點選資料連線-Excel檔案匯入-新增到已有表,就能實現資料追加啦:

 

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載入完需要追加的資料來源後,在選擇表裡選擇被追加的表格,點選匯入資料,便可以完成資料追加的操作:

 

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5)資料視覺化

資料彙報又怎麼能少了資料視覺化呢?客戶的難點就在於其報表中的欄位都是文字型的資料,不是常見的數值型度量值,但還是有方法能解決的:

 

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解決方案:因為使用者的資料都是文字型的資料,要把文字欄位轉為視覺化圖形,需要對文字欄位進行聚合計數。操作步驟為,先選中某一列,依次點選標題-聚合-計數:


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對欄位進行聚合運算後,點選工具欄上的圖形元件:

 

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智分析有豐富的多種視覺化圖形,如柱圖、線圖、地圖等,使用者可以根據資料選擇合適的圖形:

 

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完成圖形設定後,在即席查詢的介面裡便會出現視覺化的圖形,可同時對報表和圖形進行查閱:

 

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3、價值

有效解決Excel諸多痛點;

業務團隊無需投入過多精力在資料整理上,可集中精力把更多的時間花在分析問題上;

因為資料效率的提升,人力成本降低80%;

通過智分析的自助分析功能,管理層可以快速根據資料做出決策。

 

三、專案心得:

1)要發揮Excel最大的使用價值,就要先解決Excel的痛點。智分析無疑是優秀的解決方案,智分析既能解決Excel目前在效能上的不足,還能把BI的元素融入到了Excel中,使兩者的價值實現最大化。

 

2)在當今社會,時間就是金錢,智分析可以為你節省大量的時間,讓你可以把時間聚焦在挖掘業務的問題上面去。所以智分析對於企業的數字化管理的意義是非常大的。



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